PAGE衛(wèi)健局檔案管理制度公示一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)健局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為衛(wèi)健局各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)健局機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位及相關(guān)工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)健局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率，滿足工作需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)健局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)健局各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為衛(wèi)健局各項(xiàng)工作提供檔案支持。（二）各科室、下屬事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理規(guī)定，定期向檔案管理部門移交檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和衛(wèi)健局檔案管理制度，履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案信息化管理工作，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，熱情接待查閱、借閱檔案的人員，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)健局機(jī)關(guān)各科室在履行職責(zé)過程中形成的文件、資料、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。2.下屬各事業(yè)單位在業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，包括行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.衛(wèi)健局組織開展的各類活動(dòng)形成的文件、資料、照片、音像等檔案。4.上級(jí)部門下發(fā)的與衛(wèi)健局工作相關(guān)的文件、資料、通知等。5.其他與衛(wèi)健局工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保檔案質(zhì)量。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、基建項(xiàng)目類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和利用。5.上架：將整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于檔案的保管和查找。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管要求1.按照檔案分類順序，將檔案整齊排列上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。4.對(duì)檔案庫房進(jìn)行定期巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)健局工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率較低、保存價(jià)值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確定無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)衛(wèi)健局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)科室派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.衛(wèi)健局內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。3.查閱檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間。（二）借閱規(guī)定1.外單位查閱或借閱衛(wèi)健局檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容等信息，經(jīng)衛(wèi)健局辦公室審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱或借閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱單位、借閱人、借閱日期、借閱期限、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱、借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，確保檔案查閱、借閱情況可查。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的衛(wèi)健局檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為衛(wèi)健局各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索利用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和利用，為用戶提供便捷的檔案查閱服務(wù)。4.系統(tǒng)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備