PAGE審批局檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)審批局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為審批工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審批局各部門在各項(xiàng)審批業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由審批局綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映審批工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理審批過程中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善審批局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在審批業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和初步分類工作。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審批文件：包括各類審批事項(xiàng)的申請(qǐng)材料、審批意見、批復(fù)文件等。2.會(huì)議文件：審批局組織召開的各類會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、決議等文件。3.業(yè)務(wù)報(bào)表：審批業(yè)務(wù)相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等。4.工作計(jì)劃與總結(jié)：各部門的年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.重要文件：上級(jí)部門下發(fā)的與審批工作相關(guān)的重要文件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照審批業(yè)務(wù)類別、文件形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查找。3.裝訂：將文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映審批局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)審批工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)審批工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)審批工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案整理與上架1.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)上架存放，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明每類檔案的存放位置，方便快速定位。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合檔案室定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)審批局領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.審批局內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)審批局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后及時(shí)歸還。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等信息，以便統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立審批局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案基本信息的錄入和修改，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真細(xì)致，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。3.具備良好的保密意識(shí)，確保檔案信息安全。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、查閱、利用等。2.維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，及時(shí)更新檔案數(shù)