PAGE社區(qū)檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為社區(qū)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有部門及工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由社區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理社區(qū)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及社區(qū)機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立社區(qū)檔案管理室，負(fù)責(zé)社區(qū)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合社區(qū)實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度及流程。2.檔案收集與整理組織開展檔案收集工作，指導(dǎo)各部門和工作人員做好文件材料的收集、整理和歸檔工作；對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案的保管工作，提供安全、適宜的保管環(huán)境，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等用品，確保檔案的安全與完整。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時準(zhǔn)確地反映檔案管理工作的基本情況。6.檔案利用服務(wù)為社區(qū)各部門和工作人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)工作需要，合理提供檔案信息，積極發(fā)揮檔案的利用價值；對檔案利用情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案的合理使用。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高社區(qū)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平；對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作的質(zhì)量。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類涵蓋社區(qū)行政事務(wù)管理、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財務(wù)管理等文件。3.社區(qū)建設(shè)類涉及社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生、社區(qū)服務(wù)等相關(guān)檔案。4.社會保障類包含就業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)療、救助等社會保障工作的文件資料。5.文化教育類有關(guān)社區(qū)文化活動、教育培訓(xùn)、科普宣傳等方面的檔案。6.安全穩(wěn)定類涉及社區(qū)治安、消防安全、矛盾糾紛調(diào)解、突發(fā)事件處理等文件。7.其他類不屬于上述分類的其他各類檔案。（二）編號規(guī)則1.一級類目編號按照檔案分類，為每個一級類目賦予一個兩位數(shù)字編號，如黨群工作類為“01”，行政管理類為“02”等。2.二級類目編號在一級類目編號后，為每個二級類目賦予一個兩位數(shù)字編號，如黨組織建設(shè)為“0101”，黨員管理為“0102”等。3.案卷編號以年度為單位，對每個案卷進(jìn)行流水編號，如2023年的第1個案卷編號為“202301”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，明確本部門在工作中形成的各類文件材料的收集范圍，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整。2.定期收集各部門應(yīng)定期（每月或每季度）將本部門形成的文件材料移交至檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行檢查和接收。3.特殊情況處理對于重要緊急文件或特殊情況下形成的文件材料，應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門，確保檔案的時效性。（二）整理方法1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料放在一起。2.裝訂成冊對紙張較多、較厚的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。3.編目編號對整理好的檔案進(jìn)行編目，包括編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息；按照編號規(guī)則對檔案進(jìn)行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.裝盒上架將編目編號后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的編號、題名、保管期限等信息；將檔案盒按照編號順序上架存放，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管環(huán)境要求1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.溫濕度控制庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在相對濕度應(yīng)保持在40%60%之間，可通過安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。3.防火防盜防蟲庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、防蟲藥品等，確保檔案的安全。4.防塵防光庫房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對檔案的損害；檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、燈罩等措施，避免光線直射檔案。（二）檔案存放方式1.按類別存放按照檔案分類，將不同類別的檔案分別存放在不同的檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.按年度排列在每個類別檔案中，按照年度順序排列檔案，便于反映檔案的形成時間順序。3.標(biāo)識清晰在檔案架、檔案柜及檔案盒上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、編號、題名、保管期限等信息，確保標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確，便于快速查找檔案。（三）定期檢查與維護(hù)1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期（每年至少一次）對檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.維護(hù)措施對破損、褪色、霉變等檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.價值鑒定根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值，對檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。2.定期鑒定檔案管理部門應(yīng)定期（每五年或十年）對檔案進(jìn)行鑒定，確保鑒定工作的及時性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件逐頁地審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷檔案的價值和保管期限。2.集體鑒定對于重要檔案或存在爭議的檔案，應(yīng)組織檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專家等進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（三）保管期限劃分1.永久保管對反映社區(qū)主要職能活動和歷史面貌的，對社區(qū)工作具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管對在較長時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年左右。3.短期保管對在較短時間內(nèi)對社區(qū)工作有參考價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對已鑒定為無保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊應(yīng)報社區(qū)負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀時應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。4.監(jiān)銷銷毀過程中應(yīng)有專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作的合規(guī)性。5.銷毀記錄銷毀工作完成后，應(yīng)將銷毀清冊及銷毀記錄歸檔保存，以備查考。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和社區(qū)檔案管理制度的規(guī)定，不得損害國家利益、社區(qū)利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)工作檔案利用應(yīng)緊密圍繞社區(qū)工作需要，為社區(qū)各項決策、管理和服務(wù)提供有力支持。3.確保安全在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。（二）利用方式1.查閱社區(qū)各部門和工作人員因工作需要，可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱對于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容等信息。（三）利用登記與跟蹤1.利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱、復(fù)制等信息，建立利用檔案臺賬。2.跟蹤管理對借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行跟蹤管理，及時提醒借閱人歸還檔案；對逾期未歸還的檔案，應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫將社區(qū)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索自動化開發(fā)檔案信息檢索系統(tǒng)，通過計算機(jī)檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，提高檔案利用效率。3.推進(jìn)檔案管理流程信息化利用信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。（二）數(shù)字化處理1.掃描錄入對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)錄入，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)據(jù)掛接將電子檔案與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理。3.元數(shù)據(jù)著錄對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理系統(tǒng)選型根據(jù)社區(qū)檔案管理的實(shí)際需求，選擇合適的檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理工作的要求。2.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。3.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。九、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改；社區(qū)內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行審計，確保檔案管理工作的合規(guī)性。2.外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作，對提出的問題及時整改落實(shí)。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性