PAGE檔案三合一制度設(shè)計(jì)原則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度設(shè)計(jì)原則。（二）適用范圍本原則適用于公司各部門在檔案形成、整理、歸檔及保管過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法等，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則對(duì)公司各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門的職責(zé)，避免檔案分散、混亂的情況。3.完整準(zhǔn)確原則保證檔案內(nèi)容的完整性，全面反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況；確保檔案信息的準(zhǔn)確性，杜絕虛假、錯(cuò)誤信息進(jìn)入檔案。4.便于利用原則檔案整理應(yīng)符合科學(xué)分類和檢索要求，方便公司內(nèi)部人員及外部相關(guān)單位在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地查閱到所需檔案。5.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案分類原則（一）分類依據(jù)根據(jù)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)、內(nèi)容和形成特點(diǎn)，結(jié)合國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案分類方案。（二）分類方法1.一級(jí)分類行政管理類：涵蓋公司行政事務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，如公司決議、行政命令、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營決策、市場(chǎng)營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生的文件，如合同協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、人員招聘與培訓(xùn)記錄等。生產(chǎn)技術(shù)類：涉及公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等生產(chǎn)技術(shù)方面的文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)流程規(guī)范、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。基本建設(shè)類：針對(duì)公司基本建設(shè)項(xiàng)目形成的文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、工程設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件等。會(huì)計(jì)檔案類：按照國家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，對(duì)公司會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料進(jìn)行分類整理。聲像檔案類：包括公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。電子檔案類：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件、電子郵件等。2.二級(jí)分類在一級(jí)分類基礎(chǔ)上，根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。例如，行政管理類可細(xì)分為行政事務(wù)、黨團(tuán)工作、安全保衛(wèi)等；經(jīng)營管理類可分為市場(chǎng)營銷、合同管理、財(cái)務(wù)管理等；生產(chǎn)技術(shù)類可分為產(chǎn)品研發(fā)、工藝技術(shù)、設(shè)備管理等。（三）分類要求1.分類應(yīng)科學(xué)合理，層次清晰，便于檔案的整理、保管和利用。2.分類應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)影響檔案管理工作的連續(xù)性。3.同一類檔案應(yīng)按照形成時(shí)間順序或重要程度等進(jìn)行排列。三、檔案編號(hào)原則（一）編號(hào)目的為便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理，提高檔案檢索效率，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。（二）編號(hào)方法1.采用層次編碼法，按照檔案分類體系，依次賦予各級(jí)類目代碼。例如，行政管理類檔案編號(hào)為“XZ”，其中“XZ”表示行政管理類，后面根據(jù)二級(jí)分類及具體檔案順序依次編號(hào)。2.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)按照國家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，采用年度、類別、保管期限等相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。3.聲像檔案編號(hào)可根據(jù)拍攝時(shí)間、主題等因素進(jìn)行編制，如“SX20XXXXXX”，表示聲像檔案，20XX為拍攝年份，后面依次為月份、日期、順序號(hào)。4.電子檔案編號(hào)可與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，在編號(hào)后加上“E”標(biāo)識(shí)，如“XZ001E”。（三）編號(hào)要求1.編號(hào)應(yīng)簡潔明了，具有唯一性，避免重復(fù)編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)便于記憶和識(shí)別，能夠直觀反映檔案的類別和順序。3.隨著檔案數(shù)量的增加或分類體系的調(diào)整，編號(hào)應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)變化。四、檔案整理原則（一）整理要求1.遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類方案進(jìn)行系統(tǒng)整理。2.對(duì)每份文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容完整無缺頁、無損壞，字跡清晰可辨。3.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止對(duì)檔案造成損壞。4.按照一定的規(guī)格和方式對(duì)文件進(jìn)行折疊、裝訂，確保整齊美觀。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理以件為單位進(jìn)行整理，將每份文件視為一個(gè)獨(dú)立的整理單元。對(duì)于密不可分的文件組合，如請(qǐng)示與批復(fù)、正件與附件等，應(yīng)放在一起整理。對(duì)文件進(jìn)行排序，一般按照文件形成時(shí)間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。編寫頁碼，在文件正面右上角、背面左上角逐頁編寫頁碼，空白頁不編號(hào)。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。裝訂文件，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊牢固，便于翻閱。裝盒上架，將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息，然后按照編號(hào)順序上架存放。2.電子檔案整理按照電子文件的類別和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行分類整理，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，能夠反映文件的主題、日期等關(guān)鍵信息，便于檢索。建立電子文件的元數(shù)據(jù)信息，如文件大小、格式、創(chuàng)建時(shí)間作者等，完善電子文件的背景信息。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，采用異地備份相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全性和完整性防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理期限各類檔案應(yīng)在形成年度次年的上半年內(nèi)完成整理歸檔工作，確保檔案及時(shí)得到妥善管理。五、檔案保管原則（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，如照片可存放在相冊(cè)或照片檔案盒中，錄音、錄像帶應(yīng)存放在專用的磁帶盒中，并注明相關(guān)信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，防止存儲(chǔ)設(shè)備損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。1.涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)權(quán)益、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管。2.反映公司一定時(shí)期業(yè)務(wù)活動(dòng)、在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案列為長期保管。3.在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案列為短期保管。（四）保管期限變更檔案保管期限確定后，如因特殊情況需要變更保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并做好記錄。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的數(shù)據(jù)檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，以備查考。六、檔案利用原則（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制與其工作相關(guān)的檔案；外部單位因履行法定職責(zé)或開展合作等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，說明復(fù)制目的、內(nèi)容等，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。