PAGE施項目工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司施項目工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設、維護、改造以及竣工驗收等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有施項目工程檔案的管理，包括但不限于新建、改建、擴建的各類工程項目，涵蓋建筑工程、市政工程、水利工程、電力工程等不同專業(yè)領域。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應如實反映工程建設全過程的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集工程建設各環(huán)節(jié)形成的文件資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.準確性原則：檔案記錄應準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，文字表述清晰規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：對工程檔案進行科學分類、組卷，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.及時性原則：工程文件資料應隨工程進度同步整理、歸檔，確保檔案的時效性。（四）管理職責1.公司工程管理部門負責制定和完善工程檔案管理制度，并組織實施。指導、監(jiān)督各工程項目部的工程檔案管理工作。參與重要工程項目檔案的驗收工作。2.工程項目部負責本項目工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。配備專（兼）職檔案管理人員，明確其職責分工。確保項目檔案管理工作與工程建設同步進行，接受公司工程管理部門的監(jiān)督檢查。3.檔案管理部門負責接收、保管工程項目部移交的工程檔案，并進行統(tǒng)一管理。按照規(guī)定提供工程檔案的查閱、借閱服務。對工程檔案的管理情況進行定期檢查和評估。二、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。工程招投標文件、合同協(xié)議等。2.設計文件初步設計、施工圖設計文件及變更文件。設計交底、圖紙會審記錄等。3.施工文件施工組織設計、施工方案、技術交底等。工程定位測量、放線記錄，地基驗槽記錄等。原材料、構配件、設備的質量證明文件及檢驗報告。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。施工日志、工程質量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等。監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要等。工程質量評估報告、監(jiān)理工作總結等。5.竣工驗收文件單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表等。工程竣工決算報告、工程結算審核報告等。工程質量保修書、使用說明書等。（二）收集要求1.工程項目部應明確各部門、各崗位在工程文件收集工作中的職責，確保文件資料及時、準確收集。2.對工程建設過程中形成的各類文件資料，應按照檔案管理要求進行分類標識，注明日期、來源、內(nèi)容等信息。3.收集的文件資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質文件應采用耐久性強的書寫材料。（三）整理要求1.工程檔案應按照分類標準進行分類整理，一般分為工程前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件等大類，每大類再根據(jù)具體內(nèi)容細分若干小類。2.卷內(nèi)文件應按照排列順序依次編寫頁號，單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。3.卷內(nèi)文件應編制目錄，目錄應包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容，目錄應打印或用碳素墨水填寫清晰。4.不同載體的文件應分別整理，如紙質文件、電子文件、聲像文件等，電子文件應按照相關標準進行格式轉換和存儲。三、工程檔案的立卷與歸檔（一）立卷原則1.遵循工程文件的自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持卷內(nèi)文件的系統(tǒng)性和完整性。2.一般以單項工程、單位工程為基礎進行立卷，同一事項的文件應集中立卷。3.卷內(nèi)文件應按照文件的形成時間先后順序排列，不同來源、不同性質的文件應分別排列。（二）立卷方法1.施工文件立卷施工管理文件可按時間順序或文件性質立卷。施工技術文件應按專業(yè)分類立卷，并結合施工階段排列。施工物資資料應按物資類別立卷，同一物資的質量證明文件、檢驗報告等應集中在一起。施工記錄文件應按施工部位或施工工序立卷。2.監(jiān)理文件立卷監(jiān)理管理文件可按時間順序或文件性質立卷。監(jiān)理質量控制文件應按單位工程、分部工程或專業(yè)立卷。監(jiān)理進度控制文件、造價控制文件等可按時間順序或文件類別立卷。（三）歸檔要求1.工程項目部應在工程竣工后[X]個月內(nèi)，將整理好的工程檔案向公司檔案管理部門歸檔。2.歸檔時應填寫工程檔案移交清單，清單應包括檔案名稱、卷數(shù)、冊數(shù)、移交日期等內(nèi)容，雙方簽字確認。3.檔案管理部門應對接收的工程檔案進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時通知工程項目部進行整改。四、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，并配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.工程檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和利用。3.定期對工程檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。（二）利用要求1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱工程檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領導批準，檔案管理部門應指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。3.查閱工程檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出庫房。4.檔案管理部門應建立工程檔案查閱登記制度，記錄查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。五、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對工程檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和公正性。（二）鑒定組織公司成立工程檔案鑒定小組，由工程管理部門、檔案管理部門及相關專業(yè)技術人員組成，負責對工程檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括對工程建設及后續(xù)維護、改造等的參考價值。3.檔案的密級及保密期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的工程檔案，應編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。六、工程檔案管理的信息化建設（一）信息化目標1.建立工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)工程檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.實現(xiàn)工程檔案信息的快速檢索、查詢和共享，為工程建設和管理提供便捷的信息支持。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質工程檔案進行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、鑒定銷毀等功能模塊，滿足工程檔案管理的各項業(yè)務需求。3.安全保障措施：建立完善的信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權限管理等措施，確保工程檔案信息的安全。（三）信息化應用1.工程項目部應及時將工程文件資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質檔案同步更新。2.公司內(nèi)部人員可通過檔案管理信息系統(tǒng)查詢、借閱工程檔案，提高工作效率。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)對工程檔案進行統(tǒng)計分析，為工程管理決策提供數(shù)據(jù)支持。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司工程管理部門應定期對工程項目部的工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、立卷、歸檔等情況。2.檔案管理部門應加強對工程檔案保管和利用情況的監(jiān)督檢查，確保檔案的安全和有效利用。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立工程檔案管理工作考核評價制度，對工程項目部和檔案管理部門的檔案管理工作進行考核評價。