PAGE檔案三所分離在哪個制度檔案三所分離制度規(guī)范一、總則（一）目的為確保公司檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和安全性，保障檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，特制定本檔案三所分離制度。本制度旨在明確檔案管理過程中涉及的不同場所（檔案室、查閱室、存儲室）的職責(zé)、操作流程及相關(guān)要求，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理的實(shí)際需要，符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動，包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、查閱、存儲等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集和整理各類檔案，保證檔案信息的完整性。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：在確保檔案安全和保密的前提下，合理設(shè)置檔案管理場所，方便檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收公司各部門形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對接收的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案排列有序、標(biāo)識清晰。2.檔案保管建立完善的檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全存儲。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、丟失等。3.檔案借閱管理制定檔案借閱規(guī)定，明確借閱流程和審批權(quán)限。對檔案借閱申請進(jìn)行審核，登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱人、借閱時間等信息，并跟蹤檔案的歸還情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)與分析負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，定期對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）查閱室職責(zé)1.查閱服務(wù)為公司內(nèi)部員工提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)查閱申請，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案。對查閱檔案的人員進(jìn)行身份核實(shí)，確保查閱行為符合規(guī)定。2.查閱環(huán)境管理保持查閱室的整潔、安靜，提供必要的查閱設(shè)備和用品，如桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)等，為查閱人員創(chuàng)造良好的查閱條件。3.查閱監(jiān)督對查閱檔案的過程進(jìn)行監(jiān)督，防止查閱人員違規(guī)操作，如涂改、損壞、擅自復(fù)制檔案等。提醒查閱人員遵守查閱室的管理制度，愛護(hù)查閱設(shè)施設(shè)備。（三）存儲室職責(zé)1.檔案存儲規(guī)劃根據(jù)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等因素，合理規(guī)劃檔案存儲空間，確保檔案存儲有序、便于查找。對檔案存儲區(qū)域進(jìn)行標(biāo)識，明確不同類別檔案的存放位置。2.檔案存儲操作按照檔案存儲要求，對檔案進(jìn)行上架、下架等操作，確保檔案存儲安全、整齊。協(xié)助檔案室進(jìn)行檔案的搬運(yùn)、整理等工作，保證檔案在不同場所之間的流轉(zhuǎn)順暢。3.存儲環(huán)境維護(hù)定期檢查存儲室的環(huán)境狀況，如溫濕度、通風(fēng)等，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。對存儲室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障，保證設(shè)備正常運(yùn)行。三、檔案三所分離操作流程（一）檔案收集與交接1.公司各部門在檔案形成后，應(yīng)及時將檔案整理分類，并填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、移交部門等信息。2.部門檔案管理人員將檔案移交清單及檔案一并提交至檔案室。檔案室接收人員對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并辦理檔案交接手續(xù)。3.對于電子檔案，移交部門應(yīng)確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照檔案室要求進(jìn)行存儲介質(zhì)的移交。檔案室接收人員對電子檔案進(jìn)行檢查，可采用數(shù)據(jù)備份、病毒檢測等方式，確保電子檔案的安全性和可用性。（二）檔案整理與歸檔1.檔案室接收檔案后，按照公司檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理過程中，對檔案進(jìn)行分類編號，編制檔案目錄，建立檔案索引，便于檔案的查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目等工作；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)標(biāo)注等處理，確保電子檔案的規(guī)范化管理。3.整理后的檔案按照保管期限、類別等進(jìn)行歸檔，存入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，更新檔案狀態(tài)信息。（三）檔案查閱申請與審批1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況，對查閱申請進(jìn)行審核，簽署審批意見。對于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案查閱申請，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱申請人將經(jīng)審批后的檔案查閱申請表提交至檔案室。檔案室根據(jù)審批意見，對查閱申請進(jìn)行登記，并安排查閱時間和查閱場所。（四）檔案查閱與歸還1.在規(guī)定的查閱時間內(nèi)，查閱申請人憑有效身份證件到查閱室進(jìn)行檔案查閱。查閱室工作人員按照查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照查閱室規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在查閱室內(nèi)進(jìn)行操作。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還至查閱室工作人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)歸還情況。查閱室工作人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，將檔案歸還原位。（五）檔案存儲與盤點(diǎn)1.檔案整理歸檔后，存儲室按照檔案室的安排，將檔案存放至指定的存儲區(qū)域。存儲過程中，應(yīng)注意檔案的排列順序和存儲方式，確保檔案存儲安全、整齊。2.定期對檔案存儲情況進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、存放位置等。盤點(diǎn)工作由檔案室和存儲室共同進(jìn)行，填寫檔案盤點(diǎn)表，記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、存放位置錯誤等問題，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。對于檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行報(bào)告和處理。四、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.檔案室、查閱室、存儲室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.建立檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理場所的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速采取有效措施，減少損失。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。制定檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對檔案管理人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密承諾書，增強(qiáng)保密意識。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱過程中，嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱人員，對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取特殊的查閱方式和管理措施，防止信息泄露。4.對檔案存儲介質(zhì)進(jìn)行加密處理，確保電子檔案的保密性。在檔案傳輸過程中，應(yīng)采用加密傳輸方式，防止信息被竊取。五、檔案信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率。2.在檔案管理系統(tǒng)中，對檔案的基本信息、分類編號、保管期限、存放位置等進(jìn)行詳細(xì)記錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化管理。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求，不斷完善系統(tǒng)功能。（二）電子檔案管理1.加強(qiáng)電子檔案的收集、整理、歸檔工作，確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息的一致性。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.在電子檔案利用過程中，應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理場所的安全保密情況、檔案整理歸檔及查閱利用情況等。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對檔案管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成監(jiān)督檢查報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)監(jiān)督檢查報(bào)告，及時對存在的問題進(jìn)行整改，確保檔案管理工作符合制度要求。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機(jī)制，對各部門及檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括檔案管理工作的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、安全保密等方面。2.考核評價采用定量與定性相結(jié)合的方式，制定詳細(xì)的考核評價指標(biāo)體系。考核評價結(jié)果將作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)。3.對于檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵；對于檔案管理工作存在問題的部門和個人，公司將責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇有未盡事宜或需要進(jìn)一步明確的