PAGE洗煤廠培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強洗煤廠培訓檔案管理，規(guī)范培訓檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為洗煤廠培訓工作的開展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于洗煤廠全體員工培訓檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓檔案由洗煤廠指定的部門或?qū)Ｈ素撠熂泄芾?，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實、準確。3.安全保密原則：加強培訓檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化培訓檔案管理流程，提高檔案利用效率，為培訓工作決策提供依據(jù)。二、培訓檔案的分類與編號（一）分類1.員工培訓檔案：包括員工個人培訓記錄、培訓證書、培訓考核成績等。2.培訓計劃檔案：涵蓋年度培訓計劃、月度培訓計劃等。3.培訓教材檔案：收集各類培訓教材、講義、課件等。4.培訓師資檔案：記錄培訓師資的基本信息、授課記錄等。5.培訓活動檔案：包含培訓通知、培訓總結(jié)、培訓照片、視頻等。（二）編號1.員工培訓檔案編號：采用員工工號+年份+順序號的方式，如“001202301”，表示工號為001的員工2023年的第一份培訓檔案。2.培訓計劃檔案編號：按照年份+順序號編排，如“202301”，代表2023年的第一份培訓計劃。3.培訓教材檔案編號：以教材類別+年份+順序號命名，如“安全類202301”。4.培訓師資檔案編號：根據(jù)師資序號+年份+順序號設定，如“01202301”。5.培訓活動檔案編號：采用活動日期+順序號的形式，如“2023050101”，表示2023年5月1日的第一次培訓活動。三、培訓檔案的收集與整理（一）收集1.培訓管理部門負責定期收集各類培訓檔案資料。2.各部門應及時將本部門員工的培訓相關(guān)材料提交至培訓管理部門。3.培訓活動結(jié)束后，活動組織部門應在規(guī)定時間內(nèi)將活動檔案資料整理報送。（二）整理1.對收集到的培訓檔案進行分類整理，確保同一類檔案資料齊全。2.每份檔案資料應進行編號、編目，編制目錄清單。3.對檔案資料進行裝訂、裝盒，確保整齊、美觀。四、培訓檔案的保管（一）保管部門培訓檔案由洗煤廠綜合檔案室或指定的專門保管地點負責保管。（二）保管條件1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、除濕機、滅火器等。（三）保管期限1.員工培訓檔案長期保管。2.培訓計劃檔案保管期限為5年。3.培訓教材檔案保管期限根據(jù)實際情況確定，一般不少于3年。4.培訓師資檔案保管期限為3年。5.培訓活動檔案保管期限為3年。（四）檔案清查1.定期對培訓檔案進行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，確保檔案安全。五、培訓檔案的利用（一）利用范圍1.為員工個人職業(yè)發(fā)展提供參考。2.為培訓工作決策提供依據(jù)。3.滿足上級主管部門或相關(guān)部門的檢查、審計等需求。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：員工因工作需要查閱個人培訓檔案，應填寫《培訓檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到培訓管理部門查閱。其他人員因工作需要查閱培訓檔案，需經(jīng)培訓管理部門負責人批準，并在指定地點查閱。2.外部查閱：因上級主管部門、審計部門等外部單位需要查閱培訓檔案，應提交正式函件，經(jīng)洗煤廠主管領(lǐng)導批準后，由培訓管理部門安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。六、培訓檔案的借閱（一）借閱條件1.因工作需要且確實無法在檔案保管地點查閱的，可以申請借閱培訓檔案。2.借閱人應具備良好的檔案保管意識，遵守借閱規(guī)定。（二）借閱流程1.借閱人填寫《培訓檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等。2.經(jīng)所在部門負責人、培訓管理部門負責人簽字同意后，報洗煤廠主管領(lǐng)導批準。3.培訓管理部門按照批準的借閱期限和范圍提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。（三）借閱期限培訓檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還要求借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應責任。七、培訓檔案的保密與銷毀（一）保密1.培訓檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及企業(yè)機密、員工個人隱私等敏感信息的培訓檔案，應采取特殊保密措施。（二）銷毀1.對超過保管期限且無保存價值的培訓檔案，由培訓管理部門提出銷毀申請。2.經(jīng)洗煤廠主管領(lǐng)導批準后，由檔案保管部門會同相關(guān)部門進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。八、培訓檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.洗煤廠內(nèi)部審計部門定期對培訓檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.培訓管理部門應定期對各部門培訓檔案提交情況進行檢查。（二）考核1.將培訓檔案管理工作納入各部門績效考核體系。2.對在