PAGE學(xué)生學(xué)籍及檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)校學(xué)生學(xué)籍及檔案管理工作，確保學(xué)生學(xué)籍信息的準確性、完整性和安全性，規(guī)范檔案的建立、保管、使用和流轉(zhuǎn)，維護學(xué)生的合法權(quán)益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標準，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的學(xué)籍及檔案管理工作，包括從新生入學(xué)到畢業(yè)離校全過程的學(xué)籍信息管理、檔案材料收集整理、保管與查閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家教育法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保學(xué)籍及檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：如實記錄學(xué)生的各項信息，保證學(xué)籍信息和檔案材料的真實性、準確性，不得虛假記載或篡改。3.安全保密原則：采取有效措施保障學(xué)生學(xué)籍及檔案的安全，防止信息泄露、丟失或損壞，對涉及學(xué)生個人隱私的信息嚴格保密。4.便捷高效原則：優(yōu)化管理流程，提高工作效率，為學(xué)生及相關(guān)部門提供便捷的服務(wù)，確保學(xué)籍及檔案管理工作有序開展。二、學(xué)籍管理（一）入學(xué)與注冊1.新生入學(xué)學(xué)校按照招生政策和錄取標準招收新生，發(fā)放錄取通知書。新生應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)持錄取通知書及相關(guān)證件到學(xué)校辦理入學(xué)手續(xù)。學(xué)校對新生進行資格審查，審查合格者予以注冊學(xué)籍，建立學(xué)籍檔案。2.注冊管理每學(xué)期開學(xué)時，學(xué)生應(yīng)按學(xué)校規(guī)定的時間和方式進行學(xué)籍注冊。因故不能如期注冊者，應(yīng)當履行請假手續(xù)。未經(jīng)請假或請假逾期未注冊者，以曠課論處；超過學(xué)校規(guī)定期限兩周未注冊而又無正當理由者，視為放棄學(xué)籍，按自動退學(xué)處理。（二）學(xué)籍異動1.轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生因家庭搬遷、父母工作調(diào)動等正當理由需要轉(zhuǎn)學(xué)的，由本人或其監(jiān)護人提出書面申請，并提供相關(guān)證明材料。轉(zhuǎn)出學(xué)校審核同意后，開具轉(zhuǎn)學(xué)證明，并報上級教育主管部門備案。轉(zhuǎn)入學(xué)校對轉(zhuǎn)學(xué)申請進行審核，符合條件的辦理轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)，并報上級教育主管部門備案。2.休學(xué)與復(fù)學(xué)學(xué)生因病或其他特殊原因需要休學(xué)的，由本人或其監(jiān)護人提出書面申請，并提交醫(yī)院診斷證明等相關(guān)材料。學(xué)校審核同意后，出具休學(xué)證明，辦理休學(xué)手續(xù)。休學(xué)一般以一年為期，累計不得超過兩年。學(xué)生休學(xué)期滿，應(yīng)當于學(xué)期開學(xué)前向?qū)W校提出復(fù)學(xué)申請，經(jīng)學(xué)校復(fù)查合格后，辦理復(fù)學(xué)手續(xù)，恢復(fù)學(xué)籍。3.退學(xué)學(xué)生有下列情形之一者，可予退學(xué)：學(xué)業(yè)成績未達到學(xué)校要求或者在學(xué)校規(guī)定的學(xué)習(xí)年限內(nèi)未完成學(xué)業(yè)的；休學(xué)期滿，在學(xué)校規(guī)定期限內(nèi)未提出復(fù)學(xué)申請或者申請復(fù)學(xué)經(jīng)復(fù)查不合格的；經(jīng)學(xué)校指定醫(yī)院診斷，患有疾病或者意外傷殘不能繼續(xù)在校學(xué)習(xí)的；未經(jīng)批準連續(xù)兩周未參加學(xué)校規(guī)定的教學(xué)活動的；超過學(xué)校規(guī)定期限未注冊而又無正當理由的；本人申請退學(xué)的。退學(xué)學(xué)生由學(xué)校出具退學(xué)決定書并送達本人或其監(jiān)護人，同時報上級教育主管部門備案。退學(xué)學(xué)生的檔案由學(xué)校退回其家庭所在地，戶口按照國家相關(guān)規(guī)定遷回原戶籍地。（三）畢業(yè)與結(jié)業(yè)1.畢業(yè)學(xué)生在學(xué)校規(guī)定的學(xué)習(xí)年限內(nèi)，修完教學(xué)計劃規(guī)定的全部課程，成績合格，達到畢業(yè)要求的，準予畢業(yè)，由學(xué)校頒發(fā)畢業(yè)證書。學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)前進行畢業(yè)資格審核，審核內(nèi)容包括課程成績、學(xué)分、操行表現(xiàn)等。審核合格者列入畢業(yè)生名單，報上級教育主管部門審批后頒發(fā)畢業(yè)證書。2.結(jié)業(yè)學(xué)生在學(xué)校規(guī)定的學(xué)習(xí)年限內(nèi)，修完教學(xué)計劃規(guī)定的全部課程，但有部分課程成績不合格或未達到畢業(yè)要求的，準予結(jié)業(yè)，由學(xué)校頒發(fā)結(jié)業(yè)證書。結(jié)業(yè)學(xué)生可在結(jié)業(yè)后一年內(nèi)，向?qū)W校申請補考或重修，補考或重修合格者，換發(fā)畢業(yè)證書，畢業(yè)時間按發(fā)證日期填寫；一年內(nèi)未申請補考或重修或補考重修仍不合格者，不再換發(fā)畢業(yè)證書。三、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.學(xué)生基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.學(xué)籍信息：入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績單、學(xué)籍變動記錄（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等）、畢業(yè)信息等。3.綜合素質(zhì)評價材料：包括思想品德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會實踐等方面的評價記錄。4.獎懲材料：各級各類獎勵證書、處分決定及解除處分材料等。5.黨團組織材料：入黨入團申請書、思想?yún)R報、轉(zhuǎn)正材料等。6.其他材料：學(xué)生在校期間參加的各類活動記錄、實習(xí)實踐材料、就業(yè)推薦表等。（二）檔案建立與收集1.新生檔案新生入學(xué)時，應(yīng)提交個人檔案材料，包括高中階段檔案（畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表、成績單、獎懲材料等）。學(xué)校招生部門負責對新生檔案進行審核、整理，將審核后的檔案材料歸入學(xué)生個人檔案。2.在校期間檔案材料收集學(xué)校各部門按照職責分工，負責收集學(xué)生在校期間形成的各類檔案材料。教學(xué)部門負責收集學(xué)生的成績單、課程考核記錄、實習(xí)實踐材料等；學(xué)生管理部門負責收集學(xué)生的獎懲材料、綜合素質(zhì)評價材料、黨團組織材料等；其他相關(guān)部門負責收集本部門涉及學(xué)生的有關(guān)材料，并及時移交檔案管理部門。檔案管理部門定期對各部門移交的檔案材料進行檢查、核對，確保材料齊全、完整。（三）檔案整理與歸檔1.分類整理：檔案管理部門按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序，對收集到的檔案材料進行分類整理，每類材料按照一定的順序排列編號。2.裝訂成冊：對紙質(zhì)檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。3.數(shù)字化處理：為提高檔案管理效率和利用水平，對重要的檔案材料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.歸檔存儲：將整理好的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案分別存入專門的檔案庫房和電子存儲設(shè)備，按照檔案編號順序進行存放，便于查找和管理。（四）檔案保管1.檔案庫房管理學(xué)校設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度符合國家規(guī)定標準，定期進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檔案保管期限學(xué)生學(xué)籍及檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，永久保存學(xué)生的畢業(yè)（結(jié)業(yè)）證書存根、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予決定等重要檔案材料；其他檔案材料根據(jù)其性質(zhì)和用途確定保管期限，最短保管期限為[X]年。3.檔案定期清查檔案管理部門定期對檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案材料缺失、損壞、霉變等，及時進行登記，并采取相應(yīng)的補救措施。（五）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案的，須經(jīng)所在部門負責人批準，并填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍和時間。外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責人批準，并填寫查閱申請表，方可查閱。學(xué)生本人因特殊原因需要查閱本人檔案的，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門同意，由檔案管理人員陪同查閱。2.查閱程序查閱人員按照批準的查閱范圍和時間，在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。3.借閱權(quán)限原則上不允許借閱學(xué)生檔案。如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途和歸還時間。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自擴大借閱范圍。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責任。四、信息安全與保密（一）信息安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：學(xué)校建立健全學(xué)籍及檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。2.數(shù)據(jù)備份：定期對學(xué)籍及檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.系統(tǒng)維護：安排專人負責學(xué)籍及檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理，及時更新系統(tǒng)軟件和安全補丁，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（二）保密措施1.人員管理：加強對檔案管理人員及涉及學(xué)籍信息管理工作的人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.場所管理：檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入，檔案管理人員在工作期間應(yīng)妥善保管鑰匙和密碼，確保庫房安全。3.信息處理：對涉及學(xué)生個人隱私的信息，如家庭住址、聯(lián)系方式、健康狀況等，嚴格按照保密規(guī)定進行處理，不得隨意公開或泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校成立學(xué)籍及檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對學(xué)籍及檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案管理部門定期對自身工作進行自查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行分析總結(jié)，制定改進措施，不斷提高管理水平。（二）外部監(jiān)督1.接受上級教育主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合主管部門的工作，如實提供學(xué)籍及檔案管理工作的相關(guān)資料和信息。2.主動接受社會監(jiān)督，對社會公眾提出的意見和建議進行認真研究和處理，不斷改進學(xué)籍及檔案管理工作。六、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.在學(xué)籍及檔案管理工作中，存在下列行為之一的，視為違規(guī)行為：違反國家法律法規(guī)和學(xué)校管理制度，擅自更改、刪除、偽造學(xué)籍及檔案信息的；因工作失職，導(dǎo)致學(xué)籍及檔案材料丟失、損壞、泄露的；未經(jīng)批準，擅自查閱、借閱、復(fù)印、傳播學(xué)生檔案的；利用學(xué)籍及檔案信息謀取私利的；其他違反學(xué)籍及檔案管理制度的行為。