PAGE財(cái)務(wù)報(bào)銷制度屬于會(huì)計(jì)檔案一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)范化管理，明確財(cái)務(wù)報(bào)銷制度作為會(huì)計(jì)檔案的重要性，確保公司財(cái)務(wù)信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工在辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)過程中涉及的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)報(bào)銷制度：指公司為規(guī)范員工費(fèi)用報(bào)銷行為，明確報(bào)銷流程、標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)限等所制定的一系列規(guī)章制度。2.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、財(cái)務(wù)報(bào)銷制度作為會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）報(bào)銷申請(qǐng)文件1.員工填寫的各類費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表，包括但不限于差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表、辦公用品報(bào)銷申請(qǐng)表、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表等。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)記錄報(bào)銷事項(xiàng)的內(nèi)容、金額、時(shí)間、事由等信息。2.與報(bào)銷申請(qǐng)相關(guān)的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、車票、機(jī)票、住宿發(fā)票等。原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，能夠清晰地證明報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性和合理性。（二）審批流程文件1.各級(jí)審批人對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)的審批意見和簽字記錄，體現(xiàn)了公司內(nèi)部對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的審核和批準(zhǔn)過程。2.審批過程中涉及的相關(guān)文件，如審批流程說明、特殊事項(xiàng)審批記錄等，確保審批流程的合規(guī)性和透明度。（三）報(bào)銷支付記錄1.銀行轉(zhuǎn)賬記錄、支票存根、現(xiàn)金支付憑證等，記錄了公司實(shí)際支付報(bào)銷款項(xiàng)的情況。2.與報(bào)銷支付相關(guān)的其他文件，如支付申請(qǐng)、支付審批記錄等，保證支付環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和可追溯性。三、財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求，對(duì)各類報(bào)銷文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.建立財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的電子和紙質(zhì)檔案庫，妥善存儲(chǔ)檔案資料。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，保證檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對(duì)到期的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。在銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息的保密性和安全性。4.為公司內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位提供財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制服務(wù)。嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序辦理查閱和復(fù)制手續(xù)，確保檔案的使用符合規(guī)定。（二）報(bào)銷申請(qǐng)人職責(zé)1.按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求，如實(shí)填寫報(bào)銷申請(qǐng)表，并提供真實(shí)、合法、有效的原始憑證。對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)承擔(dān)真實(shí)性和合法性的責(zé)任。2.在報(bào)銷過程中，積極配合財(cái)務(wù)部門和其他相關(guān)部門的工作，按照要求提供補(bǔ)充資料或說明情況。3.妥善保管與報(bào)銷事項(xiàng)相關(guān)的各類文件和資料，以備后續(xù)查閱和審計(jì)需要。（三）審批人職責(zé)1.認(rèn)真履行審批職責(zé)，對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。確保報(bào)銷事項(xiàng)符合公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定，費(fèi)用支出合理、合規(guī)。2.在審批過程中，簽署明確的審批意見和簽字，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷申請(qǐng)存在問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見并要求申請(qǐng)人補(bǔ)充資料或重新申請(qǐng)。3.配合財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的管理工作，按照要求提供相關(guān)審批文件和資料。四、財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求及流程1.員工在完成費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)將填寫完整的報(bào)銷申請(qǐng)表和相關(guān)原始憑證提交給所在部門的負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)無誤后簽字，并將報(bào)銷申請(qǐng)?zhí)峤唤o財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門收到報(bào)銷申請(qǐng)后，對(duì)原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知報(bào)銷申請(qǐng)人補(bǔ)充或更正資料。審核通過后，將報(bào)銷申請(qǐng)納入會(huì)計(jì)檔案管理流程。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)及方法1.按照?qǐng)?bào)銷事項(xiàng)的類別進(jìn)行分類，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。2.對(duì)每類報(bào)銷事項(xiàng)的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.將報(bào)銷申請(qǐng)表、原始憑證等相關(guān)文件按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的完整性，不得遺漏或損壞。4.在每冊(cè)檔案的首頁編制檔案目錄索引，詳細(xì)列出檔案內(nèi)包含的文件名稱、編號(hào)、日期等信息，方便查閱。五、財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限規(guī)定1.財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。2.具體保管期限按照以下規(guī)定執(zhí)行：涉及公司重要經(jīng)濟(jì)決策、重大資產(chǎn)購置、長期投資等事項(xiàng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保管。一般費(fèi)用報(bào)銷的會(huì)計(jì)檔案，保管期限為30年。與稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案，保管期限為10年。（二）保管方式及環(huán)境要求1.采用電子和紙質(zhì)兩種方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、保管期限、存放位置等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行管理和查詢。（三）檔案保管期間的檢查與維護(hù)1.定期對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期維護(hù)，檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保數(shù)據(jù)的可讀取性。同時(shí)，對(duì)電子檔案的備份進(jìn)行定期恢復(fù)測試，保證備份數(shù)據(jù)的有效性。3.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況的變化，及時(shí)調(diào)整檔案保管期限和保管方式。對(duì)不符合保管要求的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限及申請(qǐng)流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行審批，并簽署意見。3.經(jīng)審批同意后，查閱人應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的地點(diǎn)查閱檔案。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。（二）復(fù)制規(guī)定及手續(xù)辦理1.如需復(fù)制財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案，查閱人應(yīng)在查閱申請(qǐng)表中注明復(fù)制內(nèi)容和數(shù)量，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的復(fù)制方式和要求進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)部門印章，并注明“與原件一致”字樣。3.查閱人在辦理復(fù)制手續(xù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定繳納復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)由公司財(cái)務(wù)部門制定并公布。（三）查閱與復(fù)制記錄的留存1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)查閱和復(fù)制申請(qǐng)進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、復(fù)制內(nèi)容和數(shù)量等信息。2.查閱和復(fù)制記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的保管期限相同。查閱和復(fù)制記錄作為會(huì)計(jì)檔案管理的重要組成部分，能夠反映檔案的使用情況和流向。七、財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件及鑒定程序1.財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案達(dá)到保管期限后，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請(qǐng)。銷毀申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明擬銷毀檔案的類別、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.公司成立檔案鑒定小組，成員包括財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行全面審查和鑒定，確保銷毀檔案符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的銷毀條件。3.鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果出具鑒定意見，明確擬銷毀檔案是否可以銷毀。如鑒定意見認(rèn)為部分檔案仍需繼續(xù)保存，應(yīng)重新確定保管期限和保管方式。（二）銷毀流程及監(jiān)督措施1.經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)同意銷毀的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。3.銷毀完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將銷毀記錄整理歸檔，作為會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要資料保存。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀申請(qǐng)、