PAGE《檔案庫(kù)房管理制度》6一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案庫(kù)房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案庫(kù)房環(huán)境管理（一）庫(kù)房選址與布局1.庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件良好的位置。2.庫(kù)房?jī)?nèi)部應(yīng)合理布局，劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢。（二）溫濕度控制1.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。（三）清潔衛(wèi)生1.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔，保持地面、貨架、檔案等清潔無(wú)灰塵。2.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)堆放雜物，保持庫(kù)房整潔有序。三、檔案入庫(kù)管理（一）檔案整理1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。2.檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，編制清晰的檢索工具，便于查找利用。（二）入庫(kù)驗(yàn)收1.檔案整理完畢后，由檔案管理人員進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等。2.對(duì)驗(yàn)收合格的檔案，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)登記表，注明檔案名稱、數(shù)量、來(lái)源、入庫(kù)時(shí)間等信息。（三）存放排列1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行存放排列，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同類檔案之間應(yīng)保持適當(dāng)間隔。四、檔案保管管理（一）檔案裝具1.選用符合檔案保管要求的裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全。2.裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)或更換。（二）檔案標(biāo)識(shí)1.在檔案裝具上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)，加強(qiáng)管理。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。（四）安全防護(hù)1.庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、防蟲(chóng)防鼠藥品等。2.加強(qiáng)庫(kù)房安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，確保檔案安全。五、檔案查閱利用管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫(kù)房查閱。2.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱登記1.建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。（三）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極為查閱人員提供服務(wù)，協(xié)助查找所需檔案。2.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化規(guī)劃1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化的范圍、目標(biāo)、步驟等。2.按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確定數(shù)字化技術(shù)方案和質(zhì)量要求。（二）數(shù)字化實(shí)施1.組織專業(yè)人員進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)字化存儲(chǔ)與利用1.將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立備份機(jī)制。2.建立數(shù)字化檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱利用數(shù)字化檔案。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.堅(jiān)持全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)的原則，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員、分管領(lǐng)導(dǎo)等組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出鑒定意見(jiàn)。2.鑒定工作小組對(duì)初步篩選的檔案進(jìn)行審查，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，確保銷毀徹底。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員崗位設(shè)置根據(jù)檔案管理工作需要，設(shè)置檔案主管、檔案管理員等崗位，明確各崗位職責(zé)。（二）檔案主管職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理員的工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。（三）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等具體工作。2.維護(hù)檔案庫(kù)房環(huán)境，確保檔案安全。3.對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行技術(shù)支持和質(zhì)量控制。