PAGE學(xué)校檔案館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校檔案館及全校各部門、各單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案館負責(zé)對全校檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門、各單位應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一。2.真實完整原則各部門、各單位應(yīng)如實收集、整理本部門工作中形成的各種文件材料，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.科學(xué)分類原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，對檔案進行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)校檔案館1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)全校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對各部門、各單位檔案工作進行考核評估。3.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。5.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍素質(zhì)。（二）各部門、各單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組各部門、各單位應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由部門負責(zé)人擔(dān)任組長，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)本部門檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。（三）專（兼）職檔案員各部門、各單位應(yīng)配備專（兼）職檔案員，負責(zé)本部門檔案的日常收集、整理、保管等工作，并按照學(xué)校檔案館的要求及時移交檔案。專（兼）職檔案員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動，應(yīng)及時做好交接工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍學(xué)校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像等，均屬歸檔范圍。具體歸檔范圍按照學(xué)校制定的各類檔案歸檔類目執(zhí)行。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料的齊全、完整。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合耐久性要求，電子文件應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.各部門、各單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向?qū)W校檔案館移交。（三）歸檔程序1.整理各部門、各單位檔案員按照學(xué)校檔案館制定的分類方案和編號方法，對收集到的文件材料進行分類、排列、編號、編目等整理工作，編制檔案目錄。2.裝訂紙質(zhì)文件應(yīng)按照一定順序進行裝訂，保持整齊牢固，便于保管和利用。3.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊和盒面上填寫相關(guān)信息。4.移交各部門、各單位檔案員填寫檔案移交清單，將整理好的檔案連同檔案目錄一并移交學(xué)校檔案館。學(xué)校檔案館對移交的檔案進行檢查驗收，符合要求的予以接收。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法學(xué)校檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。1.年度按照文件形成的年度進行分類。2.機構(gòu)（問題）按照學(xué)校內(nèi)部機構(gòu)或文件反映的問題進行分類。3.保管期限根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）兩種保管期限。（三）編號與編目1.編號對整理好的檔案按照分類方案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查找利用。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點，以維護學(xué)校歷史真實面貌為目的，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校檔案館負責(zé)人、相關(guān)部門專家和檔案工作人員組成，負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件逐張進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定其保存價值。2.定期鑒定學(xué)校檔案鑒定工作小組每五年對館藏檔案進行一次全面鑒定，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)注明檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進行檢查和更新。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容學(xué)校檔案館應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。（二）統(tǒng)計方法采用手工統(tǒng)計和計算機輔助統(tǒng)計相結(jié)合的方法，定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計報表學(xué)校檔案館應(yīng)按照規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，同時定期向?qū)W校內(nèi)部發(fā)布檔案統(tǒng)計信息。八、檔案的利用（一）利用原則學(xué)校檔案館應(yīng)積極為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，遵循保密、合法、合理、方便利用的原則，確保檔案利用工作的正常開展。（二）利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用相關(guān)檔案。2.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準(zhǔn)，可查閱利用本校相關(guān)檔案。3.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)、論文寫作等需要，可查閱利用相關(guān)檔案。（三）利用方式1.查閱利用者可到學(xué)校檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案館負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案館負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定繳納復(fù)制費用。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋學(xué)校檔案館印章，與原件具有同等效力。（四）利用登記學(xué)校檔案館應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)利用規(guī)律，為檔案資源建設(shè)和服務(wù)提供參考。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進學(xué)校檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)校內(nèi)各部門、各單位之間檔案信息的共享和交流，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（三）安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取身份認