PAGE互助會(huì)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)互助會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本互助會(huì)及所屬各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：互助會(huì)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映互助會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)和工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理互助會(huì)在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)互助會(huì)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善互助會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)互助會(huì)各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.根據(jù)互助會(huì)工作需要，及時(shí)提供檔案資料，為各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。7.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.互助會(huì)的章程、會(huì)員名單、會(huì)議記錄、決議、報(bào)告等文件材料。2.互助會(huì)組織開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)的計(jì)劃、方案、總結(jié)、照片、視頻等資料。3.互助會(huì)與會(huì)員、其他組織之間的往來(lái)信件、協(xié)議、合同等文件。4.互助會(huì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、收支記錄等財(cái)務(wù)檔案。5.互助會(huì)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀或丟失。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止因意外情況導(dǎo)致檔案丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于管理和查閱。3.檔案整理應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查詢(xún)。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、問(wèn)題等進(jìn)行分類(lèi)。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)互助會(huì)的業(yè)務(wù)范圍和工作流程進(jìn)行分類(lèi)，如活動(dòng)檔案、項(xiàng)目檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，如2023永久001。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)別和項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行編制，如活動(dòng)檔案編號(hào)為HD2023001，其中HD表示活動(dòng)檔案，2023表示年份，001表示活動(dòng)序號(hào)。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映互助會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)互助會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.互助會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)互助會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，需由檔案管理部門(mén)人員陪同。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、日期、查閱目的等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或互助會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害互助會(huì)的利益和聲譽(yù)。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄等利用，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.利用檔案形成的資料，應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或泄露。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容與互助會(huì)職能活動(dòng)的關(guān)系，判斷其重要性和時(shí)效性。3.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)互助會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立互助會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理工作，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，防止檔案信息泄露和丟失。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)