PAGE動(dòng)物養(yǎng)殖場(chǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)動(dòng)物養(yǎng)殖場(chǎng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保養(yǎng)殖場(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄和可追溯性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本動(dòng)物養(yǎng)殖場(chǎng)內(nèi)所有與養(yǎng)殖生產(chǎn)、動(dòng)物健康、疫病防控、飼料獸藥使用、人員管理等相關(guān)的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映養(yǎng)殖場(chǎng)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況。2.完整性原則：全面收集各類相關(guān)檔案，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)等工作。4.保密性原則：對(duì)涉及養(yǎng)殖場(chǎng)商業(yè)秘密、動(dòng)物疫病防控等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。5.可追溯性原則：便于通過檔案查詢養(yǎng)殖場(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史信息，實(shí)現(xiàn)全程追溯。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉養(yǎng)殖場(chǎng)業(yè)務(wù)流程。（二）各部門職責(zé)1.生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)收集、整理本部門與養(yǎng)殖生產(chǎn)過程相關(guān)的各類記錄，如養(yǎng)殖日志、動(dòng)物存欄出欄記錄、飼料投喂記錄等，并定期移交檔案管理部門。2.獸醫(yī)部門：負(fù)責(zé)整理動(dòng)物疫病防控相關(guān)檔案，包括免疫記錄、疫病診斷治療記錄、疫情報(bào)告記錄等，及時(shí)歸檔保存。3.飼料獸藥管理部門：對(duì)飼料、獸藥的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等記錄進(jìn)行整理歸檔，確保檔案完整準(zhǔn)確。4.人事部門：負(fù)責(zé)人事檔案管理，包括員工入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等資料的收集與保管。5.其他部門：按照檔案管理制度要求，做好本部門相關(guān)檔案的整理和移交工作，配合檔案管理部門完成檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案目錄和索引，便于檔案的查詢和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序和要求，為需要查閱檔案的人員提供服務(wù)，并做好查閱登記。5.對(duì)檔案的銷毀進(jìn)行監(jiān)督和記錄。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.養(yǎng)殖生產(chǎn)檔案：包括養(yǎng)殖計(jì)劃、養(yǎng)殖日志、動(dòng)物存欄出欄記錄、飼料投喂記錄、養(yǎng)殖環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄等。2.動(dòng)物健康檔案：免疫記錄、疫病診斷治療記錄、疫情報(bào)告記錄、動(dòng)物檢疫證明等。3.飼料獸藥檔案：飼料獸藥采購(gòu)合同、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、出入庫(kù)記錄、使用記錄等。4.人員檔案：?jiǎn)T工基本信息表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表等。5.設(shè)施設(shè)備檔案：養(yǎng)殖場(chǎng)建設(shè)規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等。6.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、收支憑證、成本核算記錄等。7.其他檔案：與養(yǎng)殖場(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的其他文件、資料、記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，如養(yǎng)殖生產(chǎn)檔案用“YC”表示，動(dòng)物健康檔案用“JK”表示等；流水號(hào)為該類別檔案的順序編號(hào)。例如，2023年的第5份養(yǎng)殖生產(chǎn)檔案編號(hào)為“23YC005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得偽造、篡改。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門的通知、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)及時(shí)收集并登記。（二）整理方法1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，去除無(wú)關(guān)的附件和重復(fù)的內(nèi)容。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案資料進(jìn)行歸類，同一類檔案按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄清單。4.對(duì)破損或褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。（二）保管期限1.永久保管：涉及養(yǎng)殖場(chǎng)重大決策、重要資產(chǎn)、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和法律憑證作用的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，分別設(shè)定3年、5年、10年等不同的保管期限。一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)記錄、一般性文件等檔案可設(shè)定較短的保管期限；涉及動(dòng)物疫病防控、飼料獸藥質(zhì)量追溯等重要檔案應(yīng)設(shè)定較長(zhǎng)的保管期限。（三）保管措施1.檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，防止蟲害和霉變。4.對(duì)檔案裝具進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案存放安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.養(yǎng)殖場(chǎng)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案，以了解生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、查找歷史數(shù)據(jù)、進(jìn)行工作參考等。2.政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)因執(zhí)法檢查、疫病防控等工作需要查閱相關(guān)檔案。3.其他經(jīng)養(yǎng)殖場(chǎng)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因合作項(xiàng)目、研究等需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員只能在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。4.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）借閱管理1.因特殊原因需要借閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，到期催還。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、冗余、無(wú)利用價(jià)值的檔案。3.因保管不善導(dǎo)致破損、霉變、無(wú)法修復(fù)且無(wú)參考價(jià)值的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，確認(rèn)符合銷毀標(biāo)準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)養(yǎng)殖場(chǎng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的動(dòng)物養(yǎng)殖場(chǎng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)各類檔案資料進(jìn)行電子化掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。2.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案目錄索引，方便檔案的查詢和檢索。查詢功能應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的檔案訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。4.利用檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)檔案的