PAGE酒店營銷部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店營銷部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在酒店營銷工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店營銷部在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：營銷部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映營銷部的業(yè)務(wù)活動，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、利用。二、檔案管理職責(zé)（一）營銷部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)營銷部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合酒店整體要求。2.制定檔案管理工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。3.監(jiān)督檔案管理人員的工作，對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)營銷部檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.積極為營銷部業(yè)務(wù)活動提供檔案信息支持，做好檔案的開發(fā)利用工作。（三）營銷人員職責(zé)1.在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理并移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的收集、整理和利用工作，提供必要的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市場調(diào)研報告：包括市場需求分析、競爭對手分析、行業(yè)動態(tài)等。2.客戶資料：客戶基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、消費記錄等。3.營銷活動策劃方案：各類促銷活動、主題活動、公關(guān)活動等策劃方案。4.營銷合同：與客戶簽訂的各類合作協(xié)議、銷售合同等。5.宣傳資料：酒店宣傳冊、海報、宣傳單頁、廣告文案等。6.業(yè)務(wù)報表：銷售業(yè)績報表、市場份額報表、客戶滿意度報表等。7.會議紀(jì)要：營銷部組織召開的各類會議記錄。8.其他與營銷業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.營銷人員應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將相關(guān)文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的文件材料進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核后的文件材料按照分類編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及酒店重大營銷決策、重要客戶關(guān)系、長期合作協(xié)議等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案。2.定期保管：分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限，具體根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用必須符合國家法律法規(guī)和酒店相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)營銷原則：以滿足營銷部業(yè)務(wù)活動需求為出發(fā)點，積極提供檔案信息服務(wù)。3.審批登記原則：嚴(yán)格履行檔案利用審批登記手續(xù)，確保檔案使用安全。（二）利用方式1.查閱：營銷人員因工作需要可到檔案管理人員處查閱檔案。2.借閱：對于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)需要，經(jīng)審批后可對檔案進(jìn)行復(fù)制。（三）利用程序1.填寫申請表：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等。2.審批：申請表經(jīng)營銷部經(jīng)理審批同意后，交檔案管理人員辦理相關(guān)手續(xù)。3.登記：檔案管理人員對利用情況進(jìn)行登記，包括利用者姓名、時間、檔案名稱、用途等。4.歸還：借閱檔案到期后，利用者應(yīng)及時歸還，檔案管理人員進(jìn)行核對驗收。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：每年對檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確定檔案的存毀價值。2.價值評估原則：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值、保存狀況等進(jìn)行綜合評估。3.集體決策原則：成立檔案鑒定小組，對檔案鑒定結(jié)果進(jìn)行集體討論決定。（二）鑒定程序1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進(jìn)行初步清理，提出存毀意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理人員提出的意見進(jìn)行審核，形成鑒定報告。3.營銷部經(jīng)理根據(jù)鑒定報告，做出檔案銷毀或繼續(xù)保存的決定。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對決定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)營銷部經(jīng)理審批同意后，方可實施銷毀。3.銷毀：由檔案管理人員會同相關(guān)人員在指定地點對檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.監(jiān)銷：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立營銷部檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，形成電子檔案。2.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案。（三）信息化管理要求1.操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程，確保系統(tǒng)安全運行。2.加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。3.對檔案信息系統(tǒng)的訪問進(jìn)行權(quán)限控制，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體酒店設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對營銷部檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作是否符合要求。3.檔案信息化管理工作進(jìn)展情況。4.檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查小組對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并下達(dá)整改通知書。2.營銷部應(yīng)針對整改意見制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期完成整改任務(wù)