PAGE燃?xì)夤こ虣n案室存檔制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范燃?xì)夤こ虣n案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為燃?xì)夤こ痰囊?guī)劃、設(shè)計、施工、運營及維護(hù)提供可靠的依據(jù)，同時滿足相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.適用范圍本制度適用于公司所有燃?xì)夤こ添椖繖n案的存檔管理，包括但不限于新建燃?xì)夤艿拦こ?、燃?xì)庠O(shè)施改造工程、燃?xì)鈭稣窘ㄔO(shè)工程等各類燃?xì)夤こ添椖繌捻椖苛㈨椀娇⒐を炇杖^程形成的文件資料。3.基本原則燃?xì)夤こ虣n案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、分類科學(xué)、便于利用的原則。檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)對各類燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行集中收集、整理、歸檔和保管，確保檔案信息的系統(tǒng)性和連貫性。同時，應(yīng)保證檔案內(nèi)容真實反映工程實際情況，分類清晰合理，便于查詢和使用。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善燃?xì)夤こ虣n案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織開展燃?xì)夤こ虣n案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。建立燃?xì)夤こ虣n案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案查詢和利用效率。定期對燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行檢查和評估，確保檔案的質(zhì)量和安全。負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)，并按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。2.項目部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門燃?xì)夤こ添椖课募Y料的收集、整理和初步審核工作，確保文件資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。在項目實施過程中，及時將形成的各類文件資料移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的整理和歸檔工作。按照檔案管理部門的要求，提供檔案整理和歸檔所需的相關(guān)信息和說明。在項目竣工驗收前，對本部門形成的檔案進(jìn)行自查，確保檔案符合歸檔要求。3.檔案管理人員職責(zé)熟悉燃?xì)夤こ虣n案管理業(yè)務(wù)，具備檔案管理專業(yè)知識和技能。負(fù)責(zé)燃?xì)夤こ虣n案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、質(zhì)量合格。嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密，確保檔案信息安全。積極為檔案利用部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時反饋檔案利用情況。定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。三、檔案收集1.收集范圍項目立項階段：包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等文件。規(guī)劃設(shè)計階段：規(guī)劃設(shè)計方案、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知等。工程施工階段：施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程簽證單、工程進(jìn)度報表等。工程監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等?？⒐を炇针A段：竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、工程決算文件等。其他與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的文件資料，如項目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、技術(shù)總結(jié)、科研成果等。2.收集要求項目部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。收集的文件資料應(yīng)真實、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存。項目部門應(yīng)定期將收集的文件資料移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理1.整理原則遵循燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。分類科學(xué)合理，便于保管和利用。同一項目的檔案應(yīng)集中整理，不得分散。2.分類方法按照燃?xì)夤こ添椖康念悇e進(jìn)行分類，如燃?xì)夤艿拦こ?、燃?xì)鈭稣竟こ痰?。在每個項目類別下，再按照文件形成階段進(jìn)行二級分類，如立項文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。對于施工文件，可進(jìn)一步按照專業(yè)進(jìn)行細(xì)分，如管道安裝工程文件、設(shè)備安裝工程文件、電氣安裝工程文件等。3.整理步驟對收集到的文件資料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無效的文件。按照分類方法對文件進(jìn)行分類，確定每份文件的歸屬類別。對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、責(zé)任者等信息。對文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。對于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其尺寸符合裝訂要求。將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明項目名稱、類別、年度、保管期限等信息。五、檔案歸檔1.歸檔時間燃?xì)夤こ添椖吭诳⒐を炇蘸骩X]個月內(nèi)，項目部門應(yīng)將整理好的檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。對于項目實施過程中形成的階段性文件資料，應(yīng)在每個階段結(jié)束后及時移交歸檔。2.歸檔程序項目部門向檔案管理部門提交檔案移交清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的整理質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與項目部門溝通，要求其補充或更正。核對無誤后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行上架存儲，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.保管期限燃?xì)夤こ虣n案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告、工程竣工備案表等重要文件。長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括工程設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等與工程建設(shè)密切相關(guān)的文件。短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括工程進(jìn)度報表、工程簽證單等時效性較強的文件。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和燃?xì)夤こ痰膶嶋H情況進(jìn)行確定，并在檔案整理和歸檔過程中明確標(biāo)注。六、檔案保管1.保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火（設(shè)施）、防盜（設(shè)施）、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等功能。庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案存儲方式紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放于檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。3.檔案保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，履行審批手續(xù)，防止檔案信息泄露。對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，銷毀檔案時應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。七、檔案利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱燃?xì)夤こ虣n案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。外部單位因項目合作、審計、查詢等需要查閱燃?xì)夤こ虣n案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱手續(xù)查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)在指定的地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱手續(xù)因工作需要借閱燃?xì)夤こ虣n案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)出具借條，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如檔案在借閱期間發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、完整性、時效性等因素，綜合評估檔案的價值，提出鑒定意見。2.銷毀程序經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并附上鑒定小組的鑒定意