PAGE街道文化館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道文化館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道文化館各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指街道文化館在各項(xiàng)工作活動中直接形成的，對國家、社會和本館具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由館內(nèi)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全館檔案管理工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、館內(nèi)敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，方便工作人員和社會公眾利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全館檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.收集、整理各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立檔案檢索體系。4.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定，及時銷毀失去保存價值的檔案。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記手續(xù)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。7.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案管理工作的督促和協(xié)調(diào)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括館務(wù)會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示報(bào)告、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動類：如文化活動策劃方案、演出節(jié)目單、展覽資料、培訓(xùn)記錄、文化志愿者活動檔案等。3.設(shè)備資產(chǎn)類：設(shè)備購置合同、設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)記錄、資產(chǎn)清查檔案等。4.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料，記錄文化館重要活動、文化成果等。5.榮譽(yù)獎勵類：獲得的各類榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等相關(guān)檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造。3.對重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保信息的備份和長期保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為行政管理、業(yè)務(wù)活動、設(shè)備資產(chǎn)等類別。2.文件級整理：將每份檔案材料作為一個獨(dú)立的整理單元，進(jìn)行編號、編目等處理。3.編號規(guī)則：采用統(tǒng)一的編號系統(tǒng)，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。例如，行政管理類檔案編號為XZGL年份流水號，業(yè)務(wù)活動類檔案編號為YWHD年份流水號等。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，便于查詢和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序排列存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案密級劃分與管理1.根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的機(jī)密程度，將檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個等級。2.對涉密檔案應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)進(jìn)行管理，設(shè)置專門的保密區(qū)域存放，限制查閱人員范圍，并做好查閱登記和監(jiān)控。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案機(jī)密信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的質(zhì)量和管理效率。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和專業(yè)檔案人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的形成時間、重要程度、利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.參考檔案保管期限表：依據(jù)國家和本館制定的檔案保管期限表，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清單，明確擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.銷毀清單報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等，記錄材料與銷毀清單一并歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.館內(nèi)工作人員因工作需要，可查閱本館相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱本館檔案，須按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.社會公眾在符合相關(guān)規(guī)定的情況下，可查閱部分公開的檔案資料。（二）查閱手續(xù)1.館內(nèi)工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需提前向本館提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱登記。3.社會公眾查閱公開檔案資料，需持有效身份證件，到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，按照指定范圍查閱。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱時應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期收集利用者對檔案利用情況的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作，提高檔案利用效率和質(zhì)量。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等，報(bào)送館領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.街道文化館撤銷、合并或職能調(diào)整時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給相關(guān)部門或單位