PAGE施工單位檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工單位檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理水平，保障施工單位各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本施工單位各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：施工單位的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。3.服務(wù)利用原則：以服務(wù)施工單位各項(xiàng)工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為施工生產(chǎn)、經(jīng)營管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本施工單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)施工單位各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為施工單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門的檔案移交檔案室集中保管。4.積極配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為施工單位提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案保管環(huán)境的安全、整潔。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.施工單位各部門在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等，均應(yīng)按照本制度的要求進(jìn)行收集和整理。2.文件材料的形成應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，內(nèi)容與載體應(yīng)保持一致，字跡清晰，簽署完備。（二）收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、工程測量記錄、試驗(yàn)檢測報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。3.工程質(zhì)量文件：工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料、質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告等。4.工程安全文件：安全生產(chǎn)許可證、安全技術(shù)措施、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。5.工程進(jìn)度文件：工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程月報(bào)等。6.工程合同文件：工程承包合同、分包合同、物資采購合同、租賃合同等。7.物資設(shè)備文件：物資設(shè)備采購計(jì)劃、采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄等。8.人員管理文件：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。9.財(cái)務(wù)管理文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。10.其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的會議紀(jì)要、來往信函、通知、簡報(bào)等。（三）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照一定的順序排列，便于后續(xù)的歸檔工作。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為工程前期文件、施工技術(shù)文件、工程質(zhì)量文件、工程安全文件、工程進(jìn)度文件、工程合同文件、物資設(shè)備文件、人員管理文件、財(cái)務(wù)管理文件、其他文件等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案室歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映施工單位主要職能活動和歷史面貌的，對施工單位有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映施工單位一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對施工單位有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映施工單位短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對施工單位有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級主管部門。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本施工單位的檔案管理制度，確保檔案利用的合法性、規(guī)范性。2.堅(jiān)持服務(wù)利用的宗旨，積極為施工單位各項(xiàng)工作提供檔案支持，提高檔案的利用效率。3.確保檔案利用過程中的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.施工單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱、借閱本施工單位檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用程序1.內(nèi)部利用本施工單位內(nèi)部各部門人員查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、目的、時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。申請表提交檔案室后，檔案室工作人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱、借閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。2.外部利用外單位查閱、借閱本施工單位檔案時(shí)，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案名稱、目的、時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)本施工單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交檔案室。檔案室工作人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理查閱、借閱手續(xù)。外單位查閱、借閱人員應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行查閱、借閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。外單位查閱、借閱人員應(yīng)遵守本施工單位的檔案管理制度，不得將檔案用于與查閱、借閱目的無關(guān)的其他用途。查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記檔案室應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱、借閱人員姓名、部門、檔案名稱、利用目的、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映施工單位的主要職能活動和歷史面貌，是否具有查考利用價(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、保管期限是否符合規(guī)定。3.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性是否良好。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)施工單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，將電子檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.檔案檢索系統(tǒng)：開發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。4.檔案利用系統(tǒng)：建立檔案利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，提高檔案利用效率。5.安全保密管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全保密管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的