PAGE學(xué)校助學(xué)金檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校助學(xué)金檔案管理，確保助學(xué)金工作規(guī)范、有序開(kāi)展，保障學(xué)生權(quán)益，提高助學(xué)金管理水平和資金使用效益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校開(kāi)展的各類助學(xué)金項(xiàng)目檔案管理工作，包括國(guó)家助學(xué)金、學(xué)校專項(xiàng)助學(xué)金、社會(huì)捐贈(zèng)助學(xué)金等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映助學(xué)金申請(qǐng)、評(píng)審、發(fā)放等全過(guò)程情況。2.完整性原則：全面收集、整理與助學(xué)金相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私信息，對(duì)涉及學(xué)生隱私的檔案內(nèi)容予以保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，保證檔案質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)分工（一）資助管理部門1.負(fù)責(zé)制定助學(xué)金檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各學(xué)院開(kāi)展助學(xué)金檔案收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)建立學(xué)校助學(xué)金總檔案，集中保管重要的助學(xué)金檔案資料。4.定期對(duì)助學(xué)金檔案進(jìn)行檢查、評(píng)估和總結(jié)，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。（二）學(xué)院1.負(fù)責(zé)本學(xué)院學(xué)生助學(xué)金申請(qǐng)材料的初步審核和整理。2.按照學(xué)校要求，及時(shí)將審核通過(guò)的學(xué)生助學(xué)金檔案報(bào)送資助管理部門。3.負(fù)責(zé)本學(xué)院助學(xué)金檔案的日常管理，確保檔案資料的安全和完整。（三）檔案管理人員1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、保管、查閱、借閱等具體工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案收集（一）申請(qǐng)階段1.學(xué)生提交助學(xué)金申請(qǐng)表，同時(shí)提供家庭經(jīng)濟(jì)情況證明材料，如家庭貧困證明、殘疾證明、醫(yī)療費(fèi)用清單等。2.班級(jí)輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，檢查材料的完整性和真實(shí)性，簽署初審意見(jiàn)。（二）評(píng)審階段1.學(xué)院成立助學(xué)金評(píng)審小組，對(duì)初審?fù)ㄟ^(guò)的學(xué)生申請(qǐng)材料進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審過(guò)程中形成的會(huì)議記錄、評(píng)審意見(jiàn)等資料。2.評(píng)審結(jié)果公示材料，包括公示名單、公示時(shí)間、公示地點(diǎn)等相關(guān)信息。（三）發(fā)放階段1.學(xué)校制定助學(xué)金發(fā)放方案，明確發(fā)放方式、發(fā)放時(shí)間等內(nèi)容。2.發(fā)放憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、學(xué)生簽收單等。（四）其他相關(guān)材料1.助學(xué)金政策宣傳資料。2.上級(jí)部門關(guān)于助學(xué)金工作的文件、通知等。3.社會(huì)捐贈(zèng)助學(xué)金相關(guān)的捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)資金使用情況報(bào)告等。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年級(jí)分類：將不同年級(jí)學(xué)生的助學(xué)金檔案分別整理。2.按助學(xué)金項(xiàng)目分類：如國(guó)家助學(xué)金檔案、學(xué)校專項(xiàng)助學(xué)金檔案等。3.按檔案內(nèi)容分類：分為申請(qǐng)材料、評(píng)審材料、發(fā)放材料、其他材料等類別。（二）整理要求1.每份檔案材料應(yīng)齊全完整，如有缺失需及時(shí)補(bǔ)充。2.材料應(yīng)按照一定順序排列，如申請(qǐng)表在前，證明材料在后；評(píng)審材料按時(shí)間順序排列等。3.對(duì)紙張大小不一致、破損的材料進(jìn)行整理，可采用粘貼、折疊等方式使其規(guī)格統(tǒng)一、外觀整潔。（三）編號(hào)標(biāo)識(shí)1.為每份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)年級(jí)、項(xiàng)目、類別等信息，便于查找和管理。2.在檔案封面或首頁(yè)標(biāo)注檔案編號(hào)、學(xué)生姓名、年級(jí)、專業(yè)、助學(xué)金項(xiàng)目等關(guān)鍵信息。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確保無(wú)誤。2.將檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)裝入檔案盒或文件夾，在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、年級(jí)、項(xiàng)目等信息。3.將檔案存放在專門的檔案庫(kù)房或檔案柜中，按照一定的排列順序存放，便于查找和調(diào)閱。（二）電子檔案管理1.建立助學(xué)金電子檔案庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子索引，方便查詢。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管期限1.助學(xué)金檔案保管期限為[X]年，自助學(xué)金項(xiàng)目結(jié)束之日起計(jì)算。2.對(duì)于涉及學(xué)生個(gè)人隱私和重要信息的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢且符合保密規(guī)定。（三）檔案清查1.定期對(duì)助學(xué)金檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失材料、修復(fù)破損檔案等。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱助學(xué)金檔案的，須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱檔案。3.檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱助學(xué)金檔案，如因特殊情況確需借閱的，須經(jīng)資助管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損。4.借閱過(guò)程中如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案信息，如家庭經(jīng)濟(jì)情況、個(gè)人隱私聲明等，應(yīng)嚴(yán)格保密，僅限在工作范圍內(nèi)使用。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.在檔案整理、查閱、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）違規(guī)處理1.對(duì)違反檔案保密制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)等處分。2.因違反保密制度造成檔案信息泄露，給學(xué)生或?qū)W校造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無(wú)留存價(jià)值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)、已失去真實(shí)性等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)資助管理部門負(fù)責(zé)人審核、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)