PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和查閱，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及社區(qū)（村）委會等相關(guān)檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則檔案應全面涵蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道工作的各個方面，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于日后查閱和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴格遵守檔案查閱、借閱等保密規(guī)定。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各類檔案，確保檔案的齊全完整和安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督指導，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施。6.開發(fā)利用檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各項工作提供檔案查閱、借閱等服務，積極發(fā)揮檔案的作用。（二）各部門職責1.負責本部門各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的齊全完整，并按時移交檔案管理部門。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案業(yè)務培訓等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的歸檔范圍和保管期限整理、保管本部門檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.在工作中形成的重要文件材料，應及時向檔案管理部門報送，并積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備專業(yè)知識和技能，認真履行崗位職責。2.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記，及時催還借出檔案，確保檔案安全。4.積極開展檔案信息化工作，錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理信息化水平。5.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理，確保檔案的安全完整。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提供檔案鑒定的相關(guān)依據(jù)和意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道黨委、政府形成的各類文件、會議記錄、紀要、決議等。3.各部門在履行職責過程中產(chǎn)生的業(yè)務文件、報表、合同、協(xié)議等。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道組織開展的各類活動形成的文件、照片、音像等資料。5.涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道重大事件、重要工作的文件材料及相關(guān)資料。6.社區(qū)（村）委會上報的各類文件、統(tǒng)計報表、會議記錄等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對收集到的文件材料，應進行初步整理，剔除重復、無效的文件，確保文件材料的質(zhì)量。3.重要文件材料應收集原件，如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。4.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，確定合理的保管期限。3.便于保管和利用，按照一定的分類標準進行整理。（四）整理方法1.分類按照年度分類，將檔案分為不同年度的文件材料。按照機構(gòu)（問題）分類，將檔案分為鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及社區(qū)（村）委會等不同機構(gòu)形成的文件材料，或按照工作性質(zhì)、問題等進行分類。按照保管期限分類，將檔案分為永久、長期、短期保管的文件材料。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應科學、規(guī)范，便于查找和管理。編號可采用全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、件號等組合方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、來源等信息，以便于查閱和檢索。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除文件材料上的金屬物，破損的文件應進行修補。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。3.檔案裝具應按照檔案分類編號順序排列，便于管理和利用。（三）檔案保管要求1.對不同保管期限的檔案應分別存放，便于管理和鑒定。2.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整和可讀。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。5.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容的原則，準確判定檔案的價值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值，確保檔案鑒定工作的準確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、作用和保存價值。2.查閱檔案目錄、全宗介紹等相關(guān)資料，了解檔案的整體情況。3.征求相關(guān)業(yè)務部門和人員的意見，綜合判斷檔案的價值。（四）鑒定標準1.永久保管的檔案反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道重大歷史事件、重要工作成果的文件材料。具有長遠利用價值的法規(guī)性文件、重要會議記錄、統(tǒng)計報表等。涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道重要資產(chǎn)、權(quán)益等方面的文件材料。其他具有重要歷史意義和現(xiàn)實價值的文件材料。2.長期保管的檔案在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，如一般會議記錄、業(yè)務文件等。反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道某項工作發(fā)展過程的文件材料，保管期限一般為10年30年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)有查考利用價值的文件材料，如臨時性工作文件、一般性報表等，保管期限一般為1年5年。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、來源等詳細信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字。3.將檔案銷毀清冊報鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道分管領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀工作應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并確保銷毀徹底。5.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。6.銷毀后的檔案銷毀清冊應長期保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.方便利用原則，簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。3.保密原則，嚴格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及社區(qū)（村）委會等在工作中需要查閱檔案的。2.公民、法人和其他組織因工作、學習、科研等需要查閱與自身相關(guān)檔案的。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案的。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求提供相應的檔案，并做好查閱登記。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、丟失檔案。3.復制檔案利用者如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.檔案利用登記內(nèi)容應包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、借閱期限等信息。3.檔案利用登記冊應妥善保管，以備查考。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子文件格式，建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。對電子文件進行元數(shù)據(jù)采集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)選擇適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集整理、編目檢索、借閱利用、統(tǒng)計分析等功能。系統(tǒng)應具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份恢復、安全審計等功能，確保檔案信息安全。建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及社區(qū)（村）委會等之間的共享利用。3.網(wǎng)絡與硬件設(shè)施建設(shè)配備必要的網(wǎng)絡設(shè)備和服務器，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運行。建立檔案數(shù)據(jù)存儲中心，采用異地備份等方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務、步驟和保障措施等。2.準備階段開展檔案數(shù)字化前的準備工作，包括檔案整理、設(shè)備采購、人員培訓等。3.實施階段按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實施方案，組織開展檔案數(shù)字化、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)等工作。4.驗收階段檔案信息化建設(shè)完成后，組織相關(guān)部門和專家進行驗收，確保建設(shè)成果符合要求。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.加強對檔案信息化管理人員的安全培訓，提高安全意識和操作技能。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理部門負責對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對各部門檔案管理情況進行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門及各部門檔案管理人員的職責履行情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化、信息化管理系統(tǒng)運行等情況。4.檔案安全管理情況，包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案信息安全等情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理情況、保管情況、利用情況等。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對各部門檔案管理工作進行抽查，重點檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案安全管理情況等。