PAGE保租房運營部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強保租房運營部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)保租房運營工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保租房運營部在保租房項目規(guī)劃、建設(shè)、運營、管理等過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、影像等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：保租房運營部檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理崗位負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映保租房運營工作的實際情況。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理崗位職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負責(zé)檔案的保管、保護，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.負責(zé)檔案的利用服務(wù)，按照規(guī)定為部門內(nèi)部和外部人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。6.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。（二）各部門職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門在保租房運營工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理崗位。2.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確收集和整理，配合檔案管理崗位做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.保租房項目立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等過程中形成的文件、圖紙、報告等。2.保租房租賃合同、租賃協(xié)議、租金收繳記錄等。3.保租房運營管理過程中產(chǎn)生的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、工作記錄等。4.保租房設(shè)施設(shè)備維護、維修記錄，安全檢查記錄等。5.與保租房相關(guān)的會議紀(jì)要、通知、函件等。6.保租房項目宣傳、推廣活動中形成的資料，如照片、影像、宣傳冊等。7.其他與保租房運營工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案管理崗位的要求，對收集的檔案進行初步整理，確保檔案資料齊全、完整，簽字手續(xù)完備。3.對于重要檔案和緊急檔案，應(yīng)及時移交檔案管理崗位，不得延誤。（三）整理方法1.檔案管理崗位按照檔案分類方案對收集的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.對檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。4.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的關(guān)系，將電子檔案存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.項目文件類：包括保租房項目立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等過程中形成的各類文件。2.租賃合同類：保租房租賃合同、租賃協(xié)議等。3.運營管理類：保租房運營管理過程中產(chǎn)生的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、工作記錄等。4.設(shè)施設(shè)備類：保租房設(shè)施設(shè)備維護、維修記錄，安全檢查記錄等。5.會議文件類：與保租房相關(guān)的會議紀(jì)要、通知、函件等。6.宣傳推廣類：保租房項目宣傳、推廣活動中形成的資料。7.其他類：不屬于上述分類的其他與保租房運營工作有關(guān)的文件、資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類方案，用兩位字母表示檔案類別，如“XM”表示項目文件類，“ZL”表示租賃合同類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”“0002”等。例如，2023年形成的項目文件類的第一份檔案編號為“2023XM0001”。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案，如項目審批文件、租賃合同等，應(yīng)進行復(fù)印或掃描備份，分別保存紙質(zhì)和電子版本。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：反映保租房項目重要歷史事件、具有長期利用價值的檔案，如項目立項批復(fù)、土地出讓合同等！3.長期保管的檔案：保管期限為30年的檔案，如項目建設(shè)過程中的重要文件、租賃合同等。4.短期保管的檔案：保管期限為10年的檔案，如一般性的工作報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。（四）檔案清查1.檔案管理崗位應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、分類、保管期限、存儲位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行記錄，形成檔案清查報告，報部門負責(zé)人審核。六、檔案的利用（一）利用范圍1.部門內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因?qū)徲嫛z查、調(diào)研等工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.部門內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理崗位查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向保租房運營部提交查閱申請函，注明查閱檔案的范圍、目的、時間等，經(jīng)部門負責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理崗位應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)在規(guī)定的地點查閱、借閱，不得將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案管理崗位，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由部門負責(zé)人、檔案管理崗位人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.對雖未到保管期限，但已失去保存價值的檔案進行鑒定。3.鑒定檔案是否反映保租房運營工作的真實情況，是否具有歷史查考價值、憑證價值和參考價值。（三）鑒定程序1.檔案管理崗位定期清理到期檔案，編制《檔案鑒定清冊》，提交檔案鑒定小組進行鑒定。2.檔案鑒定小組對《檔案鑒定清冊》中的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)部門負責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立保租房運營部檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描1.對保租房運營部現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容清晰、完整。2.掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見的圖片格式，如JPEG、TIFF等。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.將掃描后的電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤。2.將電子檔案按照檔案分類方案進行分類存儲，與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行掛接，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。（四）系統(tǒng)功能1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、