PAGE工會(huì)檔案室工作管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工會(huì)檔案室工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，更好地服務(wù)工會(huì)工作和職工群眾，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于工會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門(mén)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工會(huì)檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映工會(huì)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集與工會(huì)工作相關(guān)的各種載體的文件材料，保證檔案的齊全。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全與完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)。4.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為工會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，積極主動(dòng)地為職工群眾提供檔案查閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作，并配合檔案室做好相關(guān)工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門(mén)文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保文件材料的質(zhì)量。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)工會(huì)及有關(guān)部門(mén)下發(fā)的與工會(huì)工作相關(guān)的文件、通知、指示、規(guī)定等。2.工會(huì)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作簡(jiǎn)報(bào)等。4.工會(huì)組織開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)的文件材料，如活動(dòng)方案、通知、照片、視頻、總結(jié)等。5.工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、職工代表大會(huì)的文件材料，包括會(huì)議籌備、召開(kāi)過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)議決議等。6.工會(huì)干部任免、考核、獎(jiǎng)懲等人事檔案材料。7.工會(huì)財(cái)務(wù)預(yù)決算、經(jīng)費(fèi)收支、資產(chǎn)管理等方面的文件材料。8.工會(huì)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。9.反映工會(huì)工作歷史沿革、重大事件、重要人物等具有保存價(jià)值的資料。10.其他與工會(huì)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，可收集復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，對(duì)于破損、褪色的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集，確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲(chǔ)。（三）收集時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理后移交檔案室。特殊情況可隨時(shí)移交。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要會(huì)議等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或會(huì)議閉幕之日起一周內(nèi)移交檔案室。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)。4.聲像檔案：按照照片、錄音、錄像等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，并注明形成時(shí)間、事由等。5.實(shí)物檔案：按照獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、證書(shū)等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，并注明來(lái)源、日期等。（二）整理方法1.文書(shū)檔案按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料按年度分開(kāi)，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期。在每一年度內(nèi)，按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列，同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的文件材料按時(shí)間順序排列。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。填寫(xiě)文件材料目錄，包括文號(hào)（或編號(hào)）、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。裝訂文件材料，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，保持文件材料的整齊美觀(guān)。2.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)檔案的類(lèi)別，將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等分別整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月份順序排列，每本憑證應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)及起止號(hào)碼等。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理，每本賬簿應(yīng)加具封面，注明賬簿名稱(chēng)、年度等。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度整理，裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱(chēng)、年度、報(bào)告種類(lèi)等。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，填寫(xiě)檔案目錄，確保檔案材料的完整和規(guī)范。4.聲像檔案照片檔案應(yīng)按照照片的形成時(shí)間、事由進(jìn)行分類(lèi)整理，編寫(xiě)照片說(shuō)明，注明照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。錄音、錄像檔案應(yīng)注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)等信息，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。5.實(shí)物檔案對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行清理、登記，注明實(shí)物名稱(chēng)、來(lái)源、日期、保存狀況等信息。對(duì)于有特殊保存要求的實(shí)物，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）編目與裝訂1.編目根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案類(lèi)別、題名、日期、保管期限、檔號(hào)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檢索工具。2.裝訂文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行妥善保管，可不進(jìn)行裝訂，但應(yīng)做好分類(lèi)存放和標(biāo)識(shí)。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.工會(huì)檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和管理。3.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限、檔號(hào)等信息，確保檔案存放有序。（三）檔案保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉工作，定期投放防蟲(chóng)、防霉藥品。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理工作，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，確保檔案的安全。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）利用范圍1.為工會(huì)工作決策提供參考依據(jù)。2.為工會(huì)組織開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)提供歷史資料。3.為職工群眾提供與自身權(quán)益相關(guān)的檔案查閱服務(wù)。4.為上級(jí)工會(huì)及有關(guān)部門(mén)檢查指導(dǎo)工作提供檔案資料。（二）利用方式1.查閱：職工群眾或相關(guān)部門(mén)因工作需要，可到檔案室查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改或損壞檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、單位、復(fù)制內(nèi)容等信息。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等信息。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工會(huì)工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，區(qū)分繼續(xù)保存、銷(xiāo)毀或移交其他單位保存三種情況。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出銷(xiāo)毀檔案清單，報(bào)工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.批準(zhǔn)后，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記。3.采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立工會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為工會(huì)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲(chǔ)要求，一般不低于200dpi。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像清晰、完整。3.文件掛接：將處理后的圖像文件與對(duì)應(yīng)的電子目錄進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.數(shù)據(jù)錄入：對(duì)檔案目錄等相關(guān)信息進(jìn)行錄入，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限管理制度，明確不同用戶(hù)的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.做好檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案人員管理（一）人員配備1.檔案室應(yīng)配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.根據(jù)工作需要，可聘請(qǐng)兼職檔案員協(xié)助檔案管理工作。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參