PAGE調(diào)解室檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)調(diào)解室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在調(diào)解工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本調(diào)解室在調(diào)解各類糾紛過程中形成的所有檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：調(diào)解室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映調(diào)解工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。4.便于利用原則：檔案整理應(yīng)便于查閱和利用，提高調(diào)解工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善調(diào)解室檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理調(diào)解室各類檔案，進(jìn)行分類、整理、編號、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置。（二）調(diào)解工作人員職責(zé)1.在調(diào)解工作過程中，及時(shí)收集、整理與調(diào)解案件相關(guān)的各類資料，并移交檔案管理部門。2.確保所提供檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.調(diào)解申請書、答辯書、證據(jù)材料等與糾紛相關(guān)的法律文書。2.調(diào)解過程中的會(huì)議記錄、談話筆錄、調(diào)解方案、調(diào)解協(xié)議等。3.當(dāng)事人提交的身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)文件。4.與調(diào)解案件有關(guān)的其他資料，如來往信函、視聽資料等。（二）收集要求1.調(diào)解工作人員應(yīng)在調(diào)解工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)資料收集齊全，移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。（三）整理方法1.分類：按照調(diào)解案件的性質(zhì)、類別等進(jìn)行分類，如民事糾紛、商事糾紛等。2.編號：為每個(gè)調(diào)解案件編制唯一的檔案編號，便于管理和查詢。3.裝訂：將相關(guān)資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案件編號、當(dāng)事人信息、案由、調(diào)解日期、檔案內(nèi)容等。四檔案的保管（一）保管期限1.調(diào)解成功的案件檔案保管期限為[X]年，自調(diào)解協(xié)議履行完畢之日起計(jì)算。2.調(diào)解未成功，但已進(jìn)入訴訟或仲裁程序的案件檔案保管期限為訴訟或仲裁終結(jié)后[X]年。3.其他調(diào)解案件檔案保管期限為[X]年。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲地點(diǎn)應(yīng)與主存儲地點(diǎn)分開，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失資料、修復(fù)損壞檔案等。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)調(diào)解室負(fù)責(zé)人審閱。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.調(diào)解室工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)調(diào)解室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位相關(guān)的調(diào)解案件檔案。3.當(dāng)事人查閱本人參與調(diào)解案件檔案的，應(yīng)提交身份證明，經(jīng)調(diào)解室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所。2.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)調(diào)解室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由調(diào)解室負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對于保管期限已滿，但仍具有重要參考價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。3.對于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制擬銷毀檔案清單，報(bào)鑒定小組審核。2.經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。3.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立調(diào)解室檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、備份等，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)