PAGE圖書館電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)圖書館電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于圖書館全體工作人員在工作過程中形成的各類電子檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則圖書館電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則電子檔案應(yīng)如實(shí)反映圖書館各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則電子檔案應(yīng)涵蓋圖書館工作的各個方面，包括但不限于業(yè)務(wù)文件、讀者信息、資源建設(shè)記錄等，確保檔案的全面性。4.安全性原則采取有效措施保障電子檔案的安全，防止信息泄露、丟失和損壞。5.便于利用原則電子檔案的管理應(yīng)便于工作人員查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、電子檔案的形成與收集（一）形成渠道1.圖書館內(nèi)部辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、通知、報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)工作中形成的電子文檔，如圖書編目數(shù)據(jù)、讀者借閱記錄、資源采購合同等。3.圖書館網(wǎng)站發(fā)布的信息、公告等。4.電子郵件往來中涉及圖書館工作的重要內(nèi)容。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于業(yè)務(wù)工作中形成的電子檔案，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在工作完成后及時整理并提交給檔案管理人員。3.電子檔案的收集應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.收集的電子檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整，格式規(guī)范，字跡清晰，圖像、聲音等信息真實(shí)可靠。三、電子檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：包括圖書館的行政文件、會議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋圖書編目、讀者服務(wù)、資源建設(shè)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)工作相關(guān)的檔案。3.讀者信息類：包含讀者基本信息、借閱歷史、讀者反饋等。4.資源建設(shè)類：如采購合同、文獻(xiàn)捐贈記錄、資源評估報(bào)告等。5.技術(shù)文檔類：涉及圖書館自動化系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等相關(guān)的技術(shù)資料。（二）編號規(guī)則1.采用分類編號法，按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號。2.編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如，行政管理類2023年的第5份文件編號為XZ2023005。3.類別代碼采用兩位大寫字母表示，具體如下：XZ：行政管理類YW：業(yè)務(wù)管理類DZ：讀者信息類ZJ：資源建設(shè)類JS：技術(shù)文檔類（三）著錄要求1.對電子檔案進(jìn)行著錄，著錄項(xiàng)目應(yīng)包括題名、日期、責(zé)任者、文號、主題詞等。2.著錄應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，以便于檢索和利用。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將著錄信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢。四、電子檔案的存儲（一）存儲設(shè)備1.采用服務(wù)器存儲和磁盤陣列存儲相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全存儲。2.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.配備備份存儲設(shè)備，如磁帶庫或外部硬盤，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。（二）存儲環(huán)境1.服務(wù)器機(jī)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行。2.采取防火、防潮、防塵、防蟲、防盜等措施，保障電子檔案的安全。3.建立存儲環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)，實(shí)時監(jiān)測服務(wù)器機(jī)房的環(huán)境參數(shù)。（三）存儲方式1.按照電子檔案的分類和編號，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行分類存儲。2.對于重要的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限。3.定期對電子檔案進(jìn)行清理和歸檔，刪除過期或無用的文件。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.利用電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，通過輸入關(guān)鍵詞、題名、日期等信息，快速查找所需檔案。2.建立全文檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子檔案內(nèi)容的全文檢索。3.提供分類檢索、主題檢索、責(zé)任者檢索等多種檢索方式，滿足不同用戶的檢索需求。（二）利用權(quán)限1.圖書館工作人員根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查閱、利用相關(guān)電子檔案。2.涉及讀者隱私的電子檔案，如讀者個人信息等，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，限制查閱權(quán)限。3.外部單位或個人如需查閱圖書館電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用流程1.用戶提出利用申請，填寫申請表，注明利用目的和所需檔案信息。2.檔案管理人員對申請進(jìn)行審核，根據(jù)利用權(quán)限給予批準(zhǔn)或拒絕。3.批準(zhǔn)后，檔案管理人員協(xié)助用戶查找所需電子檔案，并提供相應(yīng)的查閱服務(wù)。4.用戶查閱電子檔案時，應(yīng)遵守圖書館的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或更改檔案內(nèi)容。六、電子檔案的安全管理（一）安全防護(hù)措施1.安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和安全掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.對服務(wù)器和存儲設(shè)備設(shè)置訪問密碼，并定期更換密碼。4.限制外部網(wǎng)絡(luò)對圖書館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的訪問，采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）等技術(shù)實(shí)現(xiàn)安全遠(yuǎn)程訪問。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對電子檔案進(jìn)行全量備份和增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對圖書館工作人員的安全意識教育，提高其對電子檔案安全重要性的認(rèn)識。2.對涉及電子檔案管理的人員進(jìn)行權(quán)限管理，明確其職責(zé)和操作范圍。3.禁止無關(guān)人員進(jìn)入服務(wù)器機(jī)房和檔案存儲區(qū)域。（四）應(yīng)急處理1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.發(fā)生電子檔案安全事故時，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，及時報(bào)告相關(guān)部門，并做好記錄。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對電子檔案進(jìn)行鑒定。2.保存價(jià)值低、超過保管期限且無利用價(jià)值的電子檔案可進(jìn)行銷毀。3.涉及重要?dú)v史資料、法律糾紛等具有長期保存價(jià)值的電子檔案應(yīng)永久保存。（二）鑒定程序1.檔案管理人員定期對電子檔案進(jìn)行清查，提出鑒定意見。2.組織相關(guān)人員對鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，確定需要銷毀的電子檔案清單。（三）銷毀方式1.采用數(shù)據(jù)擦除軟件對需要銷毀的電子檔案進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀，如粉碎硬盤、格式化磁帶等。3.銷毀過程應(yīng)