PAGE學校檔案室?guī)旆抗芾碇贫纫?、總則（一）目的為加強學校檔案室?guī)旆抗芾?，確保檔案的安全與完整，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校檔案室?guī)旆康墓芾砉ぷ鳎n案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.科學管理原則：運用科學的方法和技術，對檔案進行分類、整理、存儲和保管，提高管理效率。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為檔案的查閱、借閱等利用工作提供便利條件。二、庫房環(huán)境管理（一）溫濕度控制1.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)測庫房溫濕度情況，并做好記錄。3.根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應的調(diào)控措施，如安裝空調(diào)、除濕機、加濕器等設備。（二）清潔衛(wèi)生1.定期對庫房進行清潔，保持地面、貨架、檔案柜等清潔無灰塵。2.嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、堆放雜物等，保持庫房整潔有序。（三）防火防盜1.庫房應安裝防火、防盜設施，如火災自動報警系統(tǒng)、滅火器材、防盜門、防盜窗等。2.定期檢查防火、防盜設施的運行情況，確保其正常有效。3.加強庫房人員的安全意識教育，嚴禁無關人員進入庫房。（四）防蟲防鼠1.定期對庫房進行防蟲防鼠檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。2.在庫房內(nèi)放置防蟲防鼠藥品和器材，如驅(qū)蟲劑、鼠夾、鼠藥等。3.保持庫房環(huán)境整潔，減少害蟲和老鼠的滋生條件。三、檔案存儲管理（一）檔案分類1.按照檔案的形成來源、內(nèi)容、時間等因素，對檔案進行科學分類，如文書檔案、教學檔案、科研檔案、人事檔案、財務檔案等。2.制定檔案分類方案，明確各類檔案的分類標準和編號方法。（二）檔案上架1.根據(jù)檔案分類方案，將檔案整理上架，確保檔案排列有序，便于查找。2.在檔案架上標明檔案類別和編號，建立檔案存放索引。（三）檔案存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式，確保檔案的完整性和可讀性。2.紙質(zhì)檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應堅固耐用，能夠有效保護檔案。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備中，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。（四）檔案存儲期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的存儲期限，如永久保存、長期保存、短期保存等。2.定期對超過存儲期限的檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案存儲的合理性和有效性。四、檔案保管管理（一）檔案整理1.定期對檔案進行整理，檢查檔案的完整性和準確性，對破損、褪色、字跡模糊等問題進行修復和處理。2.按照檔案整理要求，對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（二）檔案保管責任1.明確檔案保管人員的職責，檔案保管人員應熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格遵守檔案管理制度。負責檔案的收集、整理、存儲、保管等工作，確保檔案的安全與完整。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。做好檔案的借閱、查閱登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理借閱、查閱手續(xù)。2.對檔案保管人員進行定期培訓和考核，提高其業(yè)務水平和責任意識。（三）檔案保護措施1.對重要檔案和易損檔案采取特殊的保護措施，如復印備份、密封包裝、專柜存放等。2.定期對檔案進行消毒、殺蟲、防霉等處理，防止檔案受到病蟲害和霉菌的侵害。3.對電子檔案進行定期維護和備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。五、檔案查閱管理（一）查閱權限1.明確檔案查閱的權限范圍，根據(jù)查閱人員的身份和工作需要，確定其可以查閱的檔案類別和內(nèi)容。2.查閱檔案應填寫查閱申請表，經(jīng)相關部門負責人批準后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的類別、內(nèi)容、查閱目的等信息。2.將查閱申請表提交給相關部門負責人審批簽字。3.查閱人員持審批后的查閱申請表到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案保管人員根據(jù)申請表提供相應的檔案。4.查閱人員在指定的查閱地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。查閱過程中應保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞、丟失檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案保管人員，并在查閱登記表上簽字確認。（三）查閱登記1.建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、查閱目的等信息進行詳細記錄。2.查閱登記記錄應妥善保存，以備查閱和審計。六、檔案借閱管理（一）借閱權限1.明確檔案借閱的權限范圍，根據(jù)借閱人員的身份和工作需要，確定其可以借閱的檔案類別和數(shù)量。2.借閱檔案應填寫借閱申請表，經(jīng)相關部門負責人批準后，方可借閱。（二）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱檔案的類別、數(shù)量、借閱期限、借閱目的等信息。2.將借閱申請表提交給相關部門負責人審批簽字。3.借閱人員持審批后的借閱申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案保管人員根據(jù)申請表提供相應的檔案，并與借閱人員簽訂借閱協(xié)議。4.借閱人員在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、銷毀檔案。如需復制、摘錄檔案，應經(jīng)檔案保管人員同意，并辦理相關手續(xù)。5.借閱期限屆滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案保管人員，并在借閱登記表上簽字確認。如因特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱登記1.建立檔案借閱登記制度，對借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、借閱期限、歸還時間等信息進行詳細記錄。2.借閱登記記錄應妥善保存，以備查閱和審計。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定，確定其是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由學校分管領導、檔案室負責人、相關部門負責人等組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案保管人員對擬鑒定的檔案進行初步整理和統(tǒng)計，列出清單。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定標準和工作方案，對檔案進行逐卷審查和鑒定，確定檔案的保存價值。3.對確定為無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報學校分管領導批準。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案保管人員和相關部門人員共同進行銷毀，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。（四）銷毀管理措施1.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，防止檔案丟失或被非法利用。