PAGE檔案人員崗位職責(zé)與制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本崗位職責(zé)與制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責(zé)與行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和整理公司各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案人員崗位職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案工作的順利開(kāi)展。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，保證檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全、整潔。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。5.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）檔案收集與整理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集公司各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等各類檔案材料。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、裝盒等加工處理，保證檔案的整齊美觀。4.協(xié)助檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案材料。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。3.做好檔案庫(kù)房溫濕度的記錄和調(diào)控工作，防止檔案因溫濕度不適而受損。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照借閱制度辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。5.對(duì)破損、褪色等有問(wèn)題的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（四）檔案利用人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定為查閱利用者提供檔案查閱服務(wù)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱利用制度，對(duì)查閱利用檔案的目的、范圍、方式等進(jìn)行審核，確保檔案的合理利用。3.協(xié)助查閱利用者查找所需檔案，提供必要的幫助和指導(dǎo)。4.對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱利用者的基本信息、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。5.及時(shí)將檔案查閱利用情況反饋給檔案管理負(fù)責(zé)人，以便對(duì)檔案利用效果進(jìn)行分析和評(píng)估。三、檔案管理制度（一）檔案收集制度1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集范圍包括但不限于公司文件、合同協(xié)議、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料等。3.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的檔案材料移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理制度1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照公司檔案分類方案，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，分類應(yīng)科學(xué)合理、便于查找利用。3.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保檔案編號(hào)的規(guī)范統(tǒng)一。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和成分，包括題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。5.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案。（三）檔案保管制度1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，做到賬物相符。5.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取備份、復(fù)制等措施，確保檔案的安全。6.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（四）檔案鑒定制度1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。3.鑒定過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。4.對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（五）檔案借閱制度1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、范圍、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。3.借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。5.借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（六）檔案保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案信息泄露。3.對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，限制知悉范圍，確保檔案信息不被無(wú)關(guān)人員獲取。4.檔案管理人員不得擅自向他人提供、泄露檔案內(nèi)容，不得在私人交往和通信中涉及公司機(jī)密檔案信息。5.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。（七）檔案統(tǒng)計(jì)制度1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用人次、利用效果等。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施改進(jìn)。4.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。四、檔案管理流程（一）檔案收集流程1.各部門檔案收集人員按照檔案收集范圍，定期收集本部門形成的檔案材料。2.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，確保材料齊全、完整。3.將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門，并填寫(xiě)《檔案移交清單》。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行核對(duì)，辦理交接手續(xù)。（二）檔案整理流程1.檔案管理部門接收檔案材料后，按照檔案分類方案進(jìn)行分類。2.對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、裝盒等加工處理，使其符合檔案保管要求。4.將整理好的檔案上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（三）檔案保管流程1.檔案管理人員定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管狀況。2.做好檔案庫(kù)房溫濕度的記錄和調(diào)控工作，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。3.按照檔案保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，做到賬物相符。5.對(duì)破損、褪色等有問(wèn)題的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（四）檔案利用流程1.公司內(nèi)部人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后為借閱人員提供檔案查閱服務(wù)。3.借閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.檔案管理部門對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行登記，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（五）檔案鑒定與銷毀流程1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)