PAGE重慶人事檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強重慶地區(qū)人事檔案管理，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效利用，特制定本數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于重慶市行政區(qū)域內(nèi)的各類機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的人事檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家和重慶市有關法律法規(guī)，確保人事檔案數(shù)字化過程合法合規(guī)，保障檔案所有者的合法權益。2.真實性原則保持人事檔案內(nèi)容的原始性和真實性，數(shù)字化過程中不得篡改、偽造檔案信息。3.安全性原則建立健全安全保密制度，確保人事檔案數(shù)字化信息的安全，防止信息泄露、丟失和損壞。4.規(guī)范性原則遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，保證人事檔案數(shù)字化工作的標準化、規(guī)范化和科學化。二、檔案數(shù)字化管理機構及職責（一）管理機構各單位應設立專門的人事檔案數(shù)字化管理機構，負責本單位人事檔案數(shù)字化工作的組織、實施和監(jiān)督。（二）職責分工1.檔案管理部門負責人事檔案的收集、整理、移交等前期工作。審核數(shù)字化檔案的準確性和完整性。配合數(shù)字化實施部門進行檔案數(shù)字化工作。2.數(shù)字化實施部門制定人事檔案數(shù)字化工作計劃和方案。組織開展人事檔案的數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。建立數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和有效利用。3.信息技術部門提供數(shù)字化工作所需的技術支持和設備保障。負責數(shù)字化系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。協(xié)助制定數(shù)字化安全保密制度，落實安全技術措施。4.監(jiān)督檢查部門對人事檔案數(shù)字化工作進行全程監(jiān)督檢查，確保工作符合規(guī)定要求。受理有關人事檔案數(shù)字化工作的投訴和舉報，及時處理違規(guī)行為。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各單位檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定，定期收集各類人事檔案材料，確保檔案材料的齊全完整。2.對收集到的人事檔案進行整理，按照檔案分類標準進行分類、排序、編目，編制檔案目錄。（二）檔案掃描1.選擇具備專業(yè)資質(zhì)和技術能力的掃描機構進行檔案掃描工作。掃描機構應配備符合要求的掃描設備和專業(yè)技術人員。2.掃描前對檔案進行檢查，確保檔案紙張完好、字跡清晰。對于破損、褪色等檔案，應進行必要的修復處理。3.采用黑白二值、灰度、彩色等適宜的掃描模式進行掃描，分辨率應不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。4.掃描過程中應建立掃描日志，記錄掃描的檔案名稱、數(shù)量、掃描時間、掃描人員等信息。（三）圖像處理1.對掃描后的圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像的質(zhì)量。2.對于圖像中出現(xiàn)的字跡模糊、缺損等情況，應進行適當?shù)募夹g處理，盡量恢復檔案的原始面貌。3.對處理后的圖像進行質(zhì)量檢查，確保圖像符合數(shù)字化存儲要求。（四）數(shù)據(jù)掛接1.將圖像處理后的檔案圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立準確的索引關系。2.對掛接后的數(shù)據(jù)進行檢查，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（五）數(shù)據(jù)存儲1.建立安全可靠的數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行數(shù)據(jù)存儲。2.對存儲的數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。3.建立數(shù)據(jù)存儲管理制度，明確數(shù)據(jù)存儲的權限管理、訪問控制等要求。（六）檔案數(shù)字化成果驗收1.數(shù)字化實施部門完成檔案數(shù)字化工作后，應組織內(nèi)部驗收。驗收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化的準確性、完整性、規(guī)范性以及存儲系統(tǒng)的安全性等。2.驗收合格后，向單位檔案管理部門提交驗收報告，并將數(shù)字化檔案移交檔案管理部門進行統(tǒng)一管理。3.單位檔案管理部門應會同監(jiān)督檢查部門對數(shù)字化成果進行抽檢，確保數(shù)字化工作質(zhì)量符合要求。四、檔案數(shù)字化安全保密管理（一）安全保密制度1.各單位應建立健全人事檔案數(shù)字化安全保密制度，明確安全保密責任，規(guī)范安全保密行為。2.安全保密制度應包括檔案數(shù)字化工作場所管理、設備管理、人員管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡管理等方面的規(guī)定。（二）人員管理1.參與人事檔案數(shù)字化工作的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.加強對工作人員的安全保密教育和培訓，提高工作人員的安全保密意識和技能。3.對工作人員的訪問權限進行嚴格管理，根據(jù)工作需要授予相應的訪問權限，嚴禁越權操作。（三）設備管理1.數(shù)字化工作場所應配備必要的安全防護設備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等。2.掃描設備、存儲設備等應專人專用，定期進行維護和檢查，確保設備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。3.對設備的維修、報廢等應進行嚴格登記和管理，防止設備信息泄露。（四）數(shù)據(jù)管理1.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。2.嚴格控制數(shù)據(jù)的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。3.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的可恢復性。（五）網(wǎng)絡管理1.數(shù)字化工作網(wǎng)絡應與單位其他網(wǎng)絡進行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.在網(wǎng)絡出口處設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設備，對網(wǎng)絡訪問進行監(jiān)控和過濾。3.加強對網(wǎng)絡設備的管理和維護，定期進行網(wǎng)絡安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。五、檔案數(shù)字化利用與服務（一）利用原則1.人事檔案數(shù)字化信息的利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害檔案所有者的合法權益。2.嚴格按照檔案查閱、借閱規(guī)定進行數(shù)字化檔案的利用，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.單位內(nèi)部人員可通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)查詢、借閱人事檔案數(shù)字化信息。查詢、借閱應履行相應的審批手續(xù)。2.因工作需要，單位外部人員確需查閱、借閱人事檔案數(shù)字化信息的，應按照有關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并由單位檔案管理部門指定專人陪同查閱、借閱。3.提供數(shù)字化檔案信息的復制服務時，應按照規(guī)定進行登記和審批，確保復制件與原件一致。（三）服務保障1.建立數(shù)字化檔案利用服務平臺，為用戶提供便捷的查詢、借閱等服務。2.加強對數(shù)字化檔案利用服務的管理，及時處理用戶的咨詢和反饋，提高服務質(zhì)量。3.定期對數(shù)字化檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為單位人事管理決策提供數(shù)據(jù)支持。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.各單位應建立人事檔案數(shù)字化工作監(jiān)督檢查機制，定期對數(shù)字化工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督檢查部門應加強對人事檔案數(shù)字化工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理