PAGE合肥自然資源檔案管理制度一、總則（一）目的為加強合肥自然資源檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護和利用自然資源檔案，為合肥自然資源管理、經(jīng)濟社會發(fā)展和科學(xué)研究提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于合肥行政區(qū)域內(nèi)涉及自然資源的各類檔案管理活動，包括但不限于土地資源、礦產(chǎn)資源、水資源、森林資源、濕地資源等相關(guān)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則自然資源檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映自然資源管理活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理各類自然資源檔案，保證檔案資料的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置成立合肥自然資源檔案管理中心，作為負責(zé)全市自然資源檔案管理的專門機構(gòu)，隸屬于合肥自然資源和規(guī)劃局。檔案管理中心應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)管理人員，包括檔案管理員、信息技術(shù)人員等。（二）檔案管理中心職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策，制定并組織實施自然資源檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責(zé)收集、整理、保管全市自然資源各類檔案，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為自然資源管理、決策、執(zhí)法以及社會公眾提供檔案利用支持。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。6.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護和管理，保障檔案管理工作的正常開展。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.自然資源業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門在自然資源管理活動中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期向檔案管理中心移交。配合檔案管理中心開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。根據(jù)工作需要，向檔案管理中心提出檔案利用申請，協(xié)助做好檔案利用服務(wù)工作。2.項目實施單位負責(zé)項目實施過程中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確。在項目竣工驗收前，將整理好的項目檔案移交檔案管理中心，并協(xié)助做好檔案的審核和接收工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.土地資源管理檔案，包括土地出讓、轉(zhuǎn)讓、劃撥、征收、登記等相關(guān)文件、資料、圖件等。2.礦產(chǎn)資源管理檔案，涵蓋礦產(chǎn)勘查、開采許可、儲量管理、礦山生態(tài)保護等方面的檔案材料。3.水資源管理檔案，如水資源調(diào)查評價、取水許可、水資源保護等相關(guān)文件和記錄。4.森林資源管理檔案，包含森林資源規(guī)劃、造林綠化、森林采伐、林權(quán)管理等檔案資料。5.濕地資源管理檔案，涉及濕地調(diào)查、保護規(guī)劃、生態(tài)修復(fù)等方面的檔案信息。6.自然資源執(zhí)法監(jiān)察檔案，包括違法案件查處、執(zhí)法檢查等相關(guān)文件和記錄。7.其他與自然資源管理相關(guān)的文件、報告、圖表、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門和項目實施單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作及時、準(zhǔn)確、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照分類方案進行整理。3.收集的檔案應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需收集復(fù)印件的，應(yīng)注明原件保存處，并加蓋原件保存單位公章。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，同時做好電子文件的元數(shù)據(jù)收集和管理。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作完成后及時收集整理，定期移交檔案管理中心。2.重大項目、專項工作等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)完成收集和移交，一般不得超過三個月。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循來源原則，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.土地資源檔案按照土地管理業(yè)務(wù)類別分為土地規(guī)劃、土地利用、土地市場、土地產(chǎn)權(quán)等類別。每個類別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進行細分，如土地利用類別可分為農(nóng)用地利用、建設(shè)用地利用、未利用地利用等。2.礦產(chǎn)資源檔案分為礦產(chǎn)勘查、礦產(chǎn)開發(fā)、礦產(chǎn)資源儲量、礦山生態(tài)環(huán)境等類別。礦產(chǎn)勘查類別可進一步細分為地質(zhì)調(diào)查、普查、詳查、勘探等階段的檔案。3.水資源檔案包括水資源調(diào)查評價、水資源開發(fā)利用、水資源保護、水政管理等類別。水資源開發(fā)利用類別可按取水許可、供水工程、用水管理等方面進行細分。4.森林資源檔案分為森林資源規(guī)劃、森林資源培育、森林資源保護、森林資源監(jiān)測等類別。森林資源培育類別可包括造林、撫育、種苗等方面的檔案。5.濕地資源檔案按照濕地調(diào)查、濕地保護規(guī)劃、濕地生態(tài)修復(fù)、濕地監(jiān)測等類別進行整理。6.自然資源執(zhí)法監(jiān)察檔案分為違法案件查處、執(zhí)法檢查、專項整治等類別。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理對收集到的紙質(zhì)文件進行分類、排序，去除重復(fù)、無效的文件。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行編號、編目，編制檔案目錄清單，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。裝訂成冊，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。編制備考表，記錄檔案整理過程中的相關(guān)情況，如文件缺損、修改等信息。2.電子檔案整理按照電子文件分類方案對電子文件進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進行命名，命名規(guī)則應(yīng)符合檔案管理要求，便于識別和查找。收集電子文件的元數(shù)據(jù)，包括文件的題名、日期、作者、格式、大小等信息，并進行規(guī)范整理。定期對電子檔案進行備份，采用異地備份等方式，確保電子檔案的安全。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架或檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并建立電子檔案存儲目錄，便于檢索和利用。3.對重要的聲像檔案，應(yīng)進行數(shù)字化處理后存儲，并保留原始載體，按照檔案管理要求進行保管。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和自然資源檔案的實際價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映自然資源管理重大決策、重要事件、歷史沿革等具有長遠查考利用價值的檔案。長期保管的檔案一般是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，并在檔案整理和編目過程中明確標(biāo)注。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的日常管理和維護。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱登記制度，確保檔案的出入庫安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失等。4.加強檔案管理人員的安全意識教育，提高安全防范能力，防止發(fā)生檔案安全事故。六、檔案利用（一）利用范圍與方式1.利用范圍自然資源管理部門內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于政策制定、項目審批、執(zhí)法監(jiān)察等工作。其他政府部門、企事業(yè)單位、社會組織等因履行法定職責(zé)或開展相關(guān)業(yè)務(wù)，需要查閱與自然資源相關(guān)檔案的。公民、法人和其他組織因涉及自身權(quán)益等合理原因，申請查閱自然資源檔案的。2.利用方式查閱：檔案利用者可到檔案管理中心查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理中心應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（二）利用流程1.申請檔案利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、檔號、查閱或借閱期限等信息，并加蓋單位公章或個人簽字。2.審核檔案管理中心對利用申請進行審核，重點審查利用目的是否合理、利用范圍是否符合規(guī)定等。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行審核。3.批準(zhǔn)經(jīng)審核同意的利用申請，由檔案管理中心負責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)利用方式發(fā)放查閱或借閱憑證。4.查閱或借閱檔案利用者憑查閱或借閱憑證到檔案管理中心查閱或借閱檔案，查閱時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所；借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案管理中心。5.登記與歸還檔案管理中心對檔案查閱或借閱情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱等信息。檔案歸還時，應(yīng)進行認真核對，確保檔案完整無損。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理中心應(yīng)加強對檔案利用過程的監(jiān)督，定期檢查檔案利用情況，確保檔案利用符合規(guī)定要求。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理中心應(yīng)及時制止，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理中心負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐一審查，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)重點審查其是否涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等敏感信息。3.考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值以及社會影響等因素，綜合判斷檔案的鑒定結(jié)論。（三）鑒定程序1.檔案管理中心定期清理到期檔案，將擬鑒定的檔案清單提交給鑒定小組。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對鑒定為銷毀的檔案，編制銷毀清單，經(jīng)檔案管理中心負責(zé)人審核后報上