PAGE檔案事業(yè)發(fā)展處工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展處的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保檔案工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本處實際情況，制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案事業(yè)發(fā)展處全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，如實反映各項工作的實際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)檔案的保密性和安全性。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。3.下級單位報送的重要文件、報告、統(tǒng)計報表等。4.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、大事記等。6.各類科研項目、技術(shù)改造項目、基本建設(shè)項目形成的文件材料。7.員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、成果報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料及時、完整地移交至檔案事業(yè)發(fā)展處。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，禁用鉛筆、圓珠筆書寫。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，建立檔案目錄，便于查找和管理。3.對檔案進(jìn)行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。三、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號進(jìn)行有序存放。（二）保管要求1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.建立檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行定期鑒定，及時剔除已過保管期限的檔案。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保電子檔案的長期保存。2.對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的可讀性和可用性。四、檔案利用（一）利用范圍1.在公司/組織內(nèi)部，為各項工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，支持決策、管理、科研、生產(chǎn)等活動。2.依法依規(guī)為外部單位或個人提供檔案查閱、借閱服務(wù)，但需按照規(guī)定履行審批手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：各部門工作人員如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案事業(yè)發(fā)展處。檔案事業(yè)發(fā)展處工作人員根據(jù)申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記記錄。2.外部利用：外部單位或個人如需查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請函，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息。檔案事業(yè)發(fā)展處工作人員對申請進(jìn)行審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并收取相應(yīng)的費(fèi)用（如有）。查閱、借閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（三）利用反饋1.利用檔案后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案事業(yè)發(fā)展處，并反饋利用效果。2.檔案事業(yè)發(fā)展處工作人員應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案事業(yè)發(fā)展處負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行全面鑒定工作。2.鑒定小組對每一份檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.經(jīng)鑒定小組集體討論通過后，確定需要銷毀的檔案清單。（四）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案事業(yè)發(fā)展處負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，為公司/組織的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和技術(shù)要求。2.選擇適合公司/組織實際情況的檔案信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理工作的需求。3.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。（三）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。（四）人員培訓(xùn)1.組織檔案工作人員參加檔案信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和業(yè)務(wù)水平。2.定期開展檔案信息化知識講座和交流活動，促進(jìn)檔案工作人員對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。七、檔案保密管理（一）保密制度1.制定檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)、范圍、措施和要求。2.加強(qiáng)對檔案工作人員的保密教育，提高其保密意識和責(zé)任感。（二）保密措施1.對檔案庫房、辦公室等場所進(jìn)行安全保密管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.在檔案查閱、借閱、利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，采取特殊的保密措施。3.對電子檔案的存儲、傳輸、處理等環(huán)節(jié)進(jìn)行加密保護(hù)，防止電子檔案信息泄露。（三）監(jiān)督檢查1.定期對檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反檔案保密制度的行為，依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案事業(yè)發(fā)展處負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案事業(yè)發(fā)展處的工作，制定工作計劃和目標(biāo)，組織實施各項檔案管理工作。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。3.組織協(xié)調(diào)檔案事業(yè)發(fā)展處與各部門之間的工作關(guān)系，保障檔案工作的順利開展。4.負(fù)責(zé)檔案工作人員的培訓(xùn)與考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，及時解決檔案工作中存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等具體工作。2.按照檔案管理工作流程和規(guī)范，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、存儲、檢索、利用等工作。4.為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時反饋檔案利用情況。5.參與檔