PAGE上?？蒲袡n案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)上?？蒲袡n案的管理，有效保護(hù)和利用科研檔案資源，推進(jìn)科研檔案數(shù)字化建設(shè)，提高科研檔案管理的效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市科研工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上海市行政區(qū)域內(nèi)從事科研活動(dòng)的各類(lèi)企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)、高等院校等（以下統(tǒng)稱(chēng)“科研單位”）的科研檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：科研檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案內(nèi)容與原件一致，真實(shí)反映科研活動(dòng)的全過(guò)程。2.完整性原則：全面涵蓋科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題的各類(lèi)文件材料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)字化過(guò)程中的數(shù)據(jù)錄入、圖像處理等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保檔案信息的可靠性。4.安全性原則：采取有效措施保障科研檔案數(shù)字化信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家和本市關(guān)于科研檔案管理及數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保工作有序開(kāi)展。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善科研檔案數(shù)字化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展科研檔案數(shù)字化項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)和驗(yàn)收工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的科研檔案收集、整理和數(shù)字化工作。4.負(fù)責(zé)科研檔案數(shù)字化成果的存儲(chǔ)、保管和利用服務(wù)。（二）科研項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)科研項(xiàng)目文件材料的收集、整理和初步審核，確保材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的科研檔案移交進(jìn)行數(shù)字化處理。3.配合檔案管理部門(mén)做好科研檔案數(shù)字化過(guò)程中的相關(guān)工作，如提供必要的信息、協(xié)助核對(duì)等。（三）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.提供科研檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)制定數(shù)字化技術(shù)方案，參與數(shù)字化項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審和驗(yàn)收。三、科研檔案收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段：包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目論證材料等。2.研究實(shí)驗(yàn)階段：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)、調(diào)查問(wèn)卷等。3.總結(jié)驗(yàn)收階段：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收材料、成果鑒定文件等。4.成果轉(zhuǎn)化與應(yīng)用階段：技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、應(yīng)用推廣方案、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明等。5.其他相關(guān)材料：科研項(xiàng)目參與人員的資質(zhì)證明、合作協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)科研檔案的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的科研檔案應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明出處并加蓋提供單位公章。3.對(duì)收集的科研檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照科研項(xiàng)目的類(lèi)別、階段等進(jìn)行有序排列。（三）整理規(guī)范1.遵循科研檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.建立科研檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，準(zhǔn)確記錄檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，方便查詢和利用。3.對(duì)破損、褪色的科研檔案原件進(jìn)行必要的修復(fù)和技術(shù)處理，確保檔案的可讀性和耐久性。四、科研檔案數(shù)字化流程（一）數(shù)字化項(xiàng)目立項(xiàng)1.檔案管理部門(mén)根據(jù)科研檔案管理的實(shí)際需求和發(fā)展規(guī)劃，提出數(shù)字化項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)。2.立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)包括項(xiàng)目背景、目標(biāo)、范圍、內(nèi)容、技術(shù)方案、實(shí)施計(jì)劃、預(yù)算等內(nèi)容。3.經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，正式下達(dá)數(shù)字化項(xiàng)目立項(xiàng)通知。（二）數(shù)字化方案制定1.信息技術(shù)部門(mén)會(huì)同檔案管理部門(mén)，根據(jù)立項(xiàng)要求和科研檔案特點(diǎn)，制定詳細(xì)的數(shù)字化方案。2.數(shù)字化方案應(yīng)包括數(shù)字化設(shè)備選型、數(shù)字化流程設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理方式、質(zhì)量控制措施、安全保障措施等內(nèi)容。3.組織相關(guān)專(zhuān)家對(duì)數(shù)字化方案進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，確保方案的科學(xué)性和可行性。（三）數(shù)字化實(shí)施1.按照數(shù)字化方案組織開(kāi)展科研檔案數(shù)字化工作，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、掛接等環(huán)節(jié)。2.在掃描過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)檔案原件的紙張狀況、幅面大小等選擇合適的掃描設(shè)備和分辨率，確保掃描圖像清晰可讀。3.對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等圖像處理，提高圖像質(zhì)量。4.準(zhǔn)確錄入檔案的題名、日期、責(zé)任者等元數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。5.將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。（四）質(zhì)量控制1.建立數(shù)字化質(zhì)量控制體系，制定質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.對(duì)數(shù)字化過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，如掃描圖像清晰度、元數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性等。3.發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保數(shù)字化成果質(zhì)量符合要求。（五）數(shù)據(jù)驗(yàn)收1.數(shù)字化項(xiàng)目完成后進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)收，由檔案管理部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)等組成驗(yàn)收小組。2.驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行全面檢查，包括數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可讀性等。3.驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，整改完成后再次進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收通過(guò)。五、科研檔案數(shù)字化存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)方式1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，對(duì)科研檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.建立異地災(zāi)備存儲(chǔ)機(jī)制，定期將重要的科研檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)備份至異地存儲(chǔ)中心，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備適宜的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。2.配備必要的監(jiān)控設(shè)備，對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立科研檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的分類(lèi)、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性和完整性。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。六、科研檔案數(shù)字化利用（一）利用方式1.通過(guò)科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供在線查詢、下載等服務(wù)，方便科研人員隨時(shí)隨地獲取所需檔案信息。2.建立科研檔案數(shù)字化成果共享平臺(tái)，促進(jìn)科研成果的交流與合作。3.根據(jù)科研工作需要，提供檔案資料的打印、復(fù)制等服務(wù)。（二）利用流程1.用戶提出檔案利用申請(qǐng)，填寫(xiě)申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)用戶權(quán)限決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。3.批準(zhǔn)申請(qǐng)后，按照用戶需求提供相應(yīng)的檔案數(shù)字化信息，并做好利用記錄。（三）利用安全1.在科研檔案數(shù)字化利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止信息泄露。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的科研檔案，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和利用，確保信息安全。七、安全保密管理（一）安全保密制度1.建立健全科研檔案數(shù)字化安全保密制度，明確安全保密責(zé)任和措施。2.對(duì)參與科研檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。（二）安全保密措施1.加強(qiáng)數(shù)字化工作場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。3.在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中，采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸安全。4.定期對(duì)科研檔案數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)科研檔案數(shù)字化安全保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反安全保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.科研檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.科研檔案收集、整理、數(shù)字化流程和方法。3.數(shù)字化設(shè)備操作技能和維護(hù)知識(shí)。4.科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的使用方法。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行授課。2.開(kāi)展在線培訓(xùn)，提供學(xué)習(xí)資料和視頻教程，方便人員自主學(xué)習(xí)。3.進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操培訓(xùn)，讓操作人員在實(shí)際工作中掌握技能。（三）考核機(jī)制1.建立科研檔案數(shù)字化工作考核機(jī)