PAGE規(guī)劃局綜合檔案管理制度一、總則（一）目的為加強規(guī)劃局綜合檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為規(guī)劃局各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃局機關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則規(guī)劃局綜合檔案由局檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映規(guī)劃局各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集規(guī)劃局在不同時期、不同工作領(lǐng)域形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室1.負(fù)責(zé)規(guī)劃局綜合檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。3.配備必要的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫房、檔案裝具、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，保障檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案室移交檔案。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理能力。（三）各科室、下屬事業(yè)單位負(fù)責(zé)人1.對本科室、本單位形成的檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。2.督促本科室、本單位人員及時整理和移交檔案，保證檔案資料齊全、完整。3.支持檔案管理人員的工作，為檔案管理工作提供必要的條件和保障。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與規(guī)劃局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.規(guī)劃局制定的各類規(guī)劃、計劃、方案、規(guī)章制度、會議紀(jì)要等。3.規(guī)劃局在項目審批、規(guī)劃編制、執(zhí)法監(jiān)督等工作中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。4.規(guī)劃局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.規(guī)劃局工作人員在工作中形成的調(diào)研報告、工作總結(jié)、述職報告等。6.規(guī)劃局組織的各類會議、活動形成的文件、照片、影像等資料。7.反映規(guī)劃局歷史沿革、機構(gòu)設(shè)置、人員變動等情況的文件、資料。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本科室、本單位在工作中形成的各類檔案，不得遺漏。3.對收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保檔案資料齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案移交檔案室，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，檔案裝具應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置溫濕度控制設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，確保檔案庫房的安全管理。2.對檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案的編號順序排列檔案柜、檔案架，便于檔案的查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材和防盜報警裝置，確保檔案庫房的安全。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、形成時間和保存價值，將檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括規(guī)劃局制定的重要規(guī)劃、計劃、規(guī)章制度以及涉及國家機密、重大歷史事件等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案。3.長期保管的檔案主要包括規(guī)劃局在項目審批、規(guī)劃編制、執(zhí)法監(jiān)督等工作中形成的一般性文件、資料，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括規(guī)劃局在日常工作中形成的臨時性文件、資料，保管期限為1年至10年。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)規(guī)劃局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)規(guī)劃局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、內(nèi)容等信息。2.所在科室負(fù)責(zé)人或規(guī)劃局分管領(lǐng)導(dǎo)對查閱申請表進(jìn)行審批，簽字同意后，查閱人員持申請表到檔案室查閱檔案。3.檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員核對無誤后，在檔案查閱登記簿上注明歸還時間。（三）借閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室借閱。2.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案借閱申請表，經(jīng)規(guī)劃局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室借閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，借閱時應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)規(guī)劃局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、日期、內(nèi)容等信息。2.所在科室負(fù)責(zé)人或規(guī)劃局分管領(lǐng)導(dǎo)對借閱申請表進(jìn)行審批，簽字同意后，借閱人員持申請表到檔案室借閱檔案。3.檔案室工作人員根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保管責(zé)任等事項。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀檔案。如需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。5.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員核對無誤后，在檔案借閱登記簿上注明歸還時間，并收回檔案借閱協(xié)議。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、保存價值不大的檔案進(jìn)行重點鑒定。3.征求相關(guān)科室、下屬事業(yè)單位和業(yè)務(wù)部門的意見，綜合考慮各方面因素，確定檔案的鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)規(guī)劃局分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行銷毀。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息的泄露。4.檔案銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管