PAGE活動(dòng)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活動(dòng)檔案的管理，確?；顒?dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮活動(dòng)檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于會(huì)議、培訓(xùn)、慶典、賽事、營(yíng)銷活動(dòng)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司活動(dòng)檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則活動(dòng)檔案應(yīng)如實(shí)反映活動(dòng)的全過(guò)程，內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.及時(shí)歸檔原則活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)檔案整理歸檔，不得拖延。4.便于利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、活動(dòng)檔案的收集（一）收集范圍1.活動(dòng)策劃階段活動(dòng)策劃方案、可行性研究報(bào)告、預(yù)算明細(xì)等?；顒?dòng)相關(guān)的請(qǐng)示、批復(fù)文件。與活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、討論記錄。2.活動(dòng)籌備階段活動(dòng)場(chǎng)地租賃合同、布置方案、效果圖?；顒?dòng)設(shè)備、物資采購(gòu)合同、清單及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。活動(dòng)宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁(yè)、邀請(qǐng)函、媒體報(bào)道計(jì)劃等?；顒?dòng)嘉賓邀請(qǐng)名單、嘉賓簡(jiǎn)介、邀請(qǐng)函回執(zhí)。活動(dòng)工作人員名單、分工安排及培訓(xùn)記錄。3.活動(dòng)實(shí)施階段活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料（包括開(kāi)幕式、閉幕式、重要環(huán)節(jié)、精彩瞬間等）?；顒?dòng)簽到表、嘉賓留言冊(cè)?；顒?dòng)期間的各類文件、通知、簡(jiǎn)報(bào)。活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的突發(fā)事件記錄及處理情況。4.活動(dòng)總結(jié)階段活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，包括活動(dòng)成效、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)措施等?；顒?dòng)評(píng)估資料，如調(diào)查問(wèn)卷、評(píng)估報(bào)告等。活動(dòng)經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)活動(dòng)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)原件為主，如無(wú)法提供原件，需提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于計(jì)劃性活動(dòng)，在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案收集工作。2.對(duì)于臨時(shí)性活動(dòng)，在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案收集工作。三、活動(dòng)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照活動(dòng)類型分類，如會(huì)議類、培訓(xùn)類、慶典類等。2.按照活動(dòng)階段分類，如策劃籌備、實(shí)施、總結(jié)等。3.按照檔案內(nèi)容性質(zhì)分類，如文件資料、照片、視頻、實(shí)物等。（二）整理方法1.文件資料按照文件形成時(shí)間順序排列，同一時(shí)間段內(nèi)的文件按照重要程度排列。去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等。對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源等信息。2.照片按照照片拍攝時(shí)間順序排列，對(duì)于同一活動(dòng)的照片可按照活動(dòng)環(huán)節(jié)或主題進(jìn)行分組。對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與文件編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和核對(duì)。為照片編寫文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。將照片存儲(chǔ)在電子相冊(cè)或?qū)ｉT的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.視頻按照視頻拍攝時(shí)間順序排列，對(duì)于同一活動(dòng)的視頻可按照活動(dòng)環(huán)節(jié)或主題進(jìn)行分組。對(duì)視頻進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與文件編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和核對(duì)。為視頻編寫文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。將視頻存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.實(shí)物對(duì)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的實(shí)物，如獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品等進(jìn)行登記造冊(cè)。注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、保存地點(diǎn)等信息。將實(shí)物妥善保管，并建立相應(yīng)的實(shí)物檔案。（三）裝訂要求1.對(duì)于文件資料較多的情況，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字。2.裝訂順序應(yīng)按照文件目錄順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂線寬度不超過(guò)[X]厘米。四、活動(dòng)檔案的歸檔（一）歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的活動(dòng)檔案提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)提交的檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案索引目錄。4.檔案管理部門定期對(duì)歸檔的活動(dòng)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。（二）歸檔時(shí)間1.對(duì)于計(jì)劃性活動(dòng)，在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.對(duì)于臨時(shí)性活動(dòng)，在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔存儲(chǔ)1.活動(dòng)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開(kāi)，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和管理。五、活動(dòng)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱活動(dòng)檔案的，應(yīng)填寫《活動(dòng)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員因特殊原因需要查閱活動(dòng)檔案的，應(yīng)填寫《活動(dòng)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《活動(dòng)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《活動(dòng)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.活動(dòng)檔案僅供公司內(nèi)部人員因工作需要查閱和利用，未經(jīng)公司同意，不得擅自將檔案提供給外部單位或個(gè)人。2.查閱和利用活動(dòng)檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.如需復(fù)印、復(fù)制活動(dòng)檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。六、活動(dòng)檔案的保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管公司重大活動(dòng)的檔案，如公司成立周年慶典、上市儀式等。具有重要?dú)v史價(jià)值和文化價(jià)值的活動(dòng)檔案。2.長(zhǎng)期保管公司年度重要活動(dòng)的檔案，如年度總結(jié)大會(huì)、表彰大會(huì)等。對(duì)公司發(fā)展具有重要影響的活動(dòng)檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性活動(dòng)的檔案，如部門內(nèi)部培訓(xùn)、小型會(huì)議等。保管期限為[X]年的活動(dòng)檔案。（二）保管期限調(diào)整1.活動(dòng)檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的價(jià)值和實(shí)際情況，提出保管期限調(diào)整意見(jiàn)。2.保管期限調(diào)整意見(jiàn)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、活動(dòng)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿且無(wú)保存價(jià)值的活動(dòng)檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞且無(wú)法修復(fù)的活動(dòng)檔案。3.經(jīng)鑒定確屬重復(fù)、多余或無(wú)效的活動(dòng)檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《活動(dòng)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《活動(dòng)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.銷毀完畢后，檔案管理部門應(yīng)在《活動(dòng)檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀情況，并將申請(qǐng)表歸檔保存。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉