PAGE公司檔案管理制度不規(guī)范[公司名稱]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，如實反映公司各項活動的實際情況。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實、準(zhǔn)確和完整。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司科研項目、工程設(shè)計、產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)改造等方面的檔案。3.會計檔案：包括公司財務(wù)報表、賬簿、憑證、審計報告等。4.人事檔案：包括公司員工的個人檔案、勞動合同、薪酬福利等方面的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理等方面的檔案。（二）檔案編號檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類編制檔案編號，以便于檔案的管理和查詢。檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和記憶。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對公司各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案的及時收集和移交。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類和編號的要求，對收集到的檔案進行整理和分類。2.檔案整理應(yīng)包括檔案的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊、美觀和便于查閱。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，以便于檔案的查詢和利用。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。（二）檔案保護1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的檔案保護措施，如對重要檔案進行備份存儲、對電子檔案進行加密處理等，防止檔案的丟失、損壞和泄露。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。3.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和防范能力。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、時效性、利用率等因素進行綜合評估，確定檔案的保管期限。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案鑒定工作制度，明確檔案鑒定的程序和方法。（二）檔案銷毀1.對已過保管期限或失去保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。3.在檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。七、檔案的查閱與利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對查閱情況進行登記。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理部門的規(guī)定進行，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。八、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等功能，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實、準(zhǔn)確、完整和安全。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類和編號的要求進行存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于電子檔案的查詢和利用。3.電子檔案