PAGE檔案館現(xiàn)行文件管理制度一、總則（一）目的為加強本檔案館現(xiàn)行文件管理，確?，F(xiàn)行文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于社會各界有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館對現(xiàn)行文件的收集、整理、保管、利用等各項工作。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，確?，F(xiàn)行文件管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證所收集、整理的現(xiàn)行文件真實反映文件形成時的實際情況，不遺漏重要信息，維護(hù)文件的完整性。3.高效利用原則：通過科學(xué)的管理手段，提高現(xiàn)行文件的檢索和利用效率，最大限度地滿足社會各界對現(xiàn)行文件的利用需求。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確?，F(xiàn)行文件的實體安全和信息安全，防止文件的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、現(xiàn)行文件收集（一）收集范圍1.本地區(qū)黨委、人大、政府、政協(xié)等機關(guān)制發(fā)的與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展、民生保障等密切相關(guān)的政策性、法規(guī)性、指導(dǎo)性文件。2.本地區(qū)各部門、各單位在履行職能過程中形成的具有普遍指導(dǎo)意義和保存價值的文件材料。3.涉及本地區(qū)重大事件、重要活動、重點項目等形成的文件資料。4.反映本地區(qū)社會文化、科技教育、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)等方面發(fā)展情況的文件。5.其他具有保存價值的現(xiàn)行文件。（二）收集渠道1.主動接收：與各機關(guān)、單位建立定期的文件報送機制，要求其按時將應(yīng)歸檔的現(xiàn)行文件報送至本檔案館。2.定向征集：針對特定領(lǐng)域、特定項目或重要活動，向相關(guān)部門和單位定向征集有關(guān)文件資料。3.社會捐贈：鼓勵社會各界人士向本檔案館捐贈具有保存價值的現(xiàn)行文件，對捐贈者給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮剟睢?.網(wǎng)絡(luò)收集：利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過政府網(wǎng)站、政務(wù)新媒體等平臺，收集公開的現(xiàn)行文件信息，并進(jìn)行整理歸檔。（三）收集要求1.各機關(guān)、單位應(yīng)按照國家和本地區(qū)檔案管理部門的要求，及時、準(zhǔn)確地將應(yīng)歸檔的現(xiàn)行文件整理好，并報送至本檔案館。報送的文件應(yīng)齊全完整，格式規(guī)范，字跡清晰。2.對于通過網(wǎng)絡(luò)收集的現(xiàn)行文件，應(yīng)確保信息來源可靠，內(nèi)容真實準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理存儲。3.捐贈的現(xiàn)行文件應(yīng)具有一定的歷史價值和社會意義，捐贈者應(yīng)提供文件的相關(guān)背景信息和說明。4.收集人員在接收現(xiàn)行文件時，應(yīng)認(rèn)真核對文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式等，確保文件符合要求，并辦理交接手續(xù)。三、現(xiàn)行文件整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類：將現(xiàn)行文件按照形成年度進(jìn)行劃分，便于按年度順序排列和檢索。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)文件形成單位的職能和隸屬關(guān)系，將現(xiàn)行文件分為不同的機構(gòu)類別，如黨委類、政府類、人大類、政協(xié)類等。3.按問題分類：按照文件所涉及的主題內(nèi)容，將現(xiàn)行文件分為不同的問題類別，如經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會管理、文化建設(shè)等。（二）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或未裝訂的現(xiàn)行文件進(jìn)行整理裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號：對裝訂后的文件進(jìn)行編頁號，以便于統(tǒng)計文件頁數(shù)和查找利用。3.編目：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對現(xiàn)行文件進(jìn)行分類編號，并編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包括文件編號、文號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。4.裝盒：將編目后的現(xiàn)行文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理現(xiàn)行文件應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，分類科學(xué)合理，編號準(zhǔn)確規(guī)范。2.整理過程中應(yīng)保持文件的原有面貌，不得隨意涂改、損毀文件內(nèi)容。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。四、現(xiàn)行文件保管（一）保管環(huán)境1.本檔案館應(yīng)設(shè)置專門的現(xiàn)行文件保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，確保庫房環(huán)境安全穩(wěn)定。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件保管：將整理好的紙質(zhì)現(xiàn)行文件按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，并定期進(jìn)行檢查和清點，確保文件存放整齊、有序，無丟失、損壞等情況。2.電子文件保管：建立電子文件存儲系統(tǒng)，對電子現(xiàn)行文件進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子文件的安全性和完整性。3.特殊載體文件保管：對于照片、錄音、錄像等特殊載體的現(xiàn)行文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保其圖像、聲音清晰可辨，信息完整準(zhǔn)確。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和文件的實際價值，確定現(xiàn)行文件的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的現(xiàn)行文件主要包括具有重要歷史價值、法律依據(jù)、政策指導(dǎo)意義等的文件；長期保管的現(xiàn)行文件一般為在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件；短期保管的現(xiàn)行文件為保存期限較短的文件。3.對于保管期限已滿的現(xiàn)行文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案庫房的存儲空間合理利用。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對現(xiàn)行文件進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.嚴(yán)格控制庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。4.對電子文件的保管應(yīng)采取加密、身份認(rèn)證等安全措施，防止電子文件被非法篡改或泄露。五、現(xiàn)行文件利用（一）利用方式1.查閱：社會各界人士可憑有效證件到本檔案館查閱現(xiàn)行文件，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱：對于確需借閱現(xiàn)行文件的單位或個人，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀文件內(nèi)容。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供現(xiàn)行文件的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記，并收取適當(dāng)?shù)膹?fù)制費用。4.咨詢：為利用者提供現(xiàn)行文件相關(guān)的咨詢服務(wù)，解答利用者在查閱、利用文件過程中遇到的問題。（二）利用流程1.申請：利用者需填寫現(xiàn)行文件利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息，并提交有效證件。2.審核：檔案管理人員對利用申請表進(jìn)行審核，核實利用者身份和利用目的，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)。3.查閱或借閱：根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員提供相應(yīng)的查閱或借閱服務(wù)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.利用反饋：利用者利用完畢后，應(yīng)及時將所查閱或借閱的文件歸還，并填寫利用反饋意見表，對利用過程和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價。（三）利用要求1.利用現(xiàn)行文件應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本檔案館的規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.利用者應(yīng)愛護(hù)所查閱或借閱的文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。3.檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，及時解決利用者在利用過程中遇到的問題。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)本檔案館設(shè)立專門的監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對現(xiàn)行文件管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.現(xiàn)行文件收集、整理、保管、利用等各項工作是否符合本制度的要求。2.檔案管理人員的工作執(zhí)行情況，包括工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、操作規(guī)范等。3.現(xiàn)行文件管理工作中存在的問題及改進(jìn)措施的落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對現(xiàn)行文件管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收集情況、整理質(zhì)量、保管環(huán)境、利用記錄等。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對現(xiàn)行文件管理的某個環(huán)節(jié)或部分檔案進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對現(xiàn)行文件管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，推動工作改進(jìn)和完善。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門