PAGE老干部生活檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司老干部生活檔案管理，全面、準(zhǔn)確、及時地掌握老干部的基本情況和生活狀況，更好地為老干部服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體離退休老干部。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，如實反映老干部的實際情況。2.完整性原則：全面收集老干部的各類信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，妥善保管檔案，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)老干部的情況變化，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、民族、出生日期、籍貫、政治面貌、參加工作時間、離退休時間等。2.原工作部門、職務(wù)、職稱等。（二）健康狀況1.歷年體檢報告，包括身體各項指標(biāo)檢查結(jié)果。2.患有疾病的診斷證明、治療情況記錄等。（三）家庭情況1.家庭成員信息，包括配偶、子女、孫子女等的姓名、工作單位、聯(lián)系方式等。2.家庭住址、聯(lián)系電話等。（四）生活待遇落實情況1.離退休費發(fā)放情況，包括工資標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放時間、發(fā)放方式等。2.福利待遇享受情況，如住房補貼、醫(yī)療補助、交通補貼等。（五）學(xué)習(xí)與活動情況1.參加黨組織活動、老干部學(xué)習(xí)小組等情況記錄。2.參加各類文體活動、社會公益活動等的情況及獲獎記錄。（六）特殊情況記錄1.生活困難情況及幫扶記錄。2.重要事件、特殊需求等情況說明。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.老干部辦理離退休手續(xù)時，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集其基本信息，填寫《老干部生活檔案登記表》，并移交至老干部管理部門。2.老干部管理部門根據(jù)登記表內(nèi)容，為每位老干部建立個人生活檔案，檔案編號應(yīng)具有唯一性。（二）資料收集1.定期收集老干部的健康體檢報告、生活待遇相關(guān)文件等資料。2.老干部主動提交的個人情況說明、獲獎證書等資料。3.工作人員在日常服務(wù)過程中形成的與老干部相關(guān)的記錄，如走訪慰問記錄、活動組織記錄等。（三）資料審核1.對收集到的資料進行審核，確保其真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.審核發(fā)現(xiàn)問題的，及時與相關(guān)部門或老干部本人核實，補充或修正資料。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理1.將檔案資料按照個人基本信息、健康狀況、家庭情況等類別進行分類。2.同一類別的資料按照時間順序排列，便于查閱。（二）編號裝訂1.為每份檔案資料編號，編號應(yīng)清晰、規(guī)范。2.將整理好的資料裝訂成冊，加裝封面和封底，封面應(yīng)注明檔案編號、老干部姓名、檔案類別等信息。（三）歸檔存放1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮防蟲設(shè)備等。2.將裝訂好的檔案按照編號順序存放在檔案柜中，建立檔案存放索引，便于查找。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部相關(guān)工作人員因工作需要查閱老干部生活檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.涉及老干部個人隱私或敏感信息的檔案資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自傳播。（二）查閱流程1.查閱人員持審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)檔案，查閱人員在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后，在申請表上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱老干部生活檔案的，需經(jīng)老干部管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案無損壞、丟失等情況后，在申請表上簽字注銷借閱記錄。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.每年定期對老干部生活檔案進行更新，重點更新健康狀況、家庭情況等信息。2.工作人員主動與老干部及其家屬聯(lián)系，收集相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容的時效性。（二）動態(tài)維護1.及時關(guān)注老干部生活待遇政策的變化，確保其待遇落實準(zhǔn)確無誤。2.對于老干部提出的檔案信息修改申請，經(jīng)核實后及時進行修改，并做好記錄。（三）數(shù)據(jù)備份1.定期對老干部生活檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)備份管理制度，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，確保數(shù)據(jù)安全。七?檔案安全與保密（一）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案存放環(huán)境安全。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及老干部個人隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得對外公開。3.在檔案查閱、借閱等過程中，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，防止檔案信息泄露。八?檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.檔案資料因損壞、遺失等原因無法使用，且無備份的。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，成立檔案銷毀小組，負(fù)責(zé)實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀小組應(yīng)至少由兩人組成，在指定地點對檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點