PAGE書畫院檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強書畫院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于書畫院各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：書畫院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映書畫院的各項活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集書畫院在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及書畫院機密的檔案進行保密管理。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置書畫院設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理工作。（二）部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定書畫院檔案管理制度并組織實施。2.負責書畫院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負責檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。5.開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識和業(yè)務水平。8.參與書畫院重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集和有效管理。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括書畫院的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務活動類：涵蓋書畫創(chuàng)作、展覽策劃、藝術交流、學術研究等業(yè)務活動中形成的各類文件、資料、作品等。3.資產(chǎn)設備類：涉及書畫院的固定資產(chǎn)、設備采購、維修保養(yǎng)、資產(chǎn)清查等方面的檔案。4.聲像檔案類：包括書畫院活動的照片、錄像、錄音等視聽資料。5.實物檔案類：如書畫作品、獎杯、證書、紀念品等實物檔案。（二）編號規(guī)則1.行政管理類檔案編號：采用“XZ年份流水號”的格式，其中“XZ”表示行政管理類，年份為文件形成年份，流水號為該類文件的順序編號。2.業(yè)務活動類檔案編號：根據(jù)不同的業(yè)務活動類型進行細分編號，如“SC年份活動名稱流水號”，“SC”表示業(yè)務活動類，年份為活動開展年份，活動名稱為具體活動名稱，流水號為該活動相關文件的順序編號。3.資產(chǎn)設備類檔案編號：“ZC年份資產(chǎn)類別流水號”，“ZC”表示資產(chǎn)設備類，年份為資產(chǎn)購置或形成年份，資產(chǎn)類別分為固定資產(chǎn)、設備等，流水號為該類別資產(chǎn)的順序編號。4.聲像檔案類編號：“SX年份主題流水號”，“SX”表示聲像檔案類，年份為聲像資料形成年份，主題為該聲像資料所反映的主要內(nèi)容，流水號為該主題下聲像資料的順序編號。5.實物檔案類編號：“SW年份實物名稱流水號”，“SW”表示實物檔案類，年份為實物獲得年份，實物名稱為具體實物名稱，流水號為該實物檔案的順序編號。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.書畫院舉辦各類活動（如展覽、會議、講座等）產(chǎn)生的文件、照片、錄像、宣傳資料等。3.書畫院員工創(chuàng)作的書畫作品、藝術研究成果等。4.書畫院與外部單位往來的文件、合同、協(xié)議等。5.其他與書畫院工作相關的有保存意義的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.檔案收集應保持原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對于重要活動和項目，應在活動結(jié)束或項目完成后及時收集相關檔案資料，確保檔案的完整性。（三）整理方法1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號命名文件，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.按照檔案類別和保管期限，將檔案分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.控制庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲藥，對易受潮的檔案采取防潮措施。5.對電子檔案應定期進行備份，存儲于不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.書畫院檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括書畫院的重要歷史文件、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。3.長期保管的檔案期限為15年至50年，主要包括書畫院的業(yè)務活動檔案、資產(chǎn)設備檔案等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，如一般性的行政文件、臨時性活動檔案等。六、檔案利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.本院員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)書畫院相關領導批準后，方可查閱。3.檔案一般不外借，如有特殊情況需要借閱，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（二）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進行詳細登記，以備查詢。（三）利用反饋利用檔案后，利用人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用效果。檔案管理部門應對利用反饋信息進行整理和分析，以便改進檔案管理工作。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對雖未超過保管期限，但已失去利用價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，也可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見。2.將擬銷毀的檔案清單報書畫院領導審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀檔案可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀清冊應永久保存，作為檔案銷毀的憑證。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立書畫院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份