PAGE檔案數(shù)字化加工保密管理規(guī)定制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案數(shù)字化加工過程中的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本規(guī)定制度。（二）適用范圍本規(guī)定制度適用于公司內(nèi)部參與檔案數(shù)字化加工的所有部門、人員以及與檔案數(shù)字化加工相關(guān)的合作單位和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案數(shù)字化加工保密管理工作。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識教育，完善保密制度，加強(qiáng)保密技術(shù)防范措施，從源頭上預(yù)防檔案信息安全事故的發(fā)生。3.全程管控原則：對檔案數(shù)字化加工的全過程進(jìn)行嚴(yán)格管理，包括檔案的收集、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，確保每個環(huán)節(jié)的保密措施落實到位。4.責(zé)任追究原則：對違反保密規(guī)定制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、保密管理職責(zé)（一）公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)制定和修訂公司檔案數(shù)字化加工保密管理規(guī)定制度。2.定期審議檔案數(shù)字化加工保密管理工作情況，研究解決保密工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查檔案數(shù)字化加工保密管理規(guī)定制度的執(zhí)行情況，對違反規(guī)定的行為進(jìn)行處理。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化加工項目的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實施。2.審核檔案數(shù)字化加工方案，確保方案符合保密管理要求。3.對檔案數(shù)字化加工過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。4.負(fù)責(zé)與檔案數(shù)字化加工合作單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。5.定期對檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。（三）數(shù)字化加工部門1.按照檔案管理部門的要求，制定檔案數(shù)字化加工具體操作規(guī)程，確保加工過程的規(guī)范性和保密性。2.負(fù)責(zé)組織實施檔案數(shù)字化加工工作，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保檔案信息的安全。3.對數(shù)字化加工設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止設(shè)備故障和介質(zhì)損壞導(dǎo)致檔案信息丟失或泄露。4.對數(shù)字化加工人員進(jìn)行日常管理，監(jiān)督其遵守保密規(guī)定制度，對違反規(guī)定的人員及時進(jìn)行糾正和處理。（四）其他部門1.配合檔案管理部門和數(shù)字化加工部門做好檔案數(shù)字化加工工作，提供必要的支持和協(xié)助。2.對本部門涉及的檔案數(shù)字化加工工作進(jìn)行保密管理，確保檔案信息安全。（五）檔案數(shù)字化加工人員1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案數(shù)字化加工保密管理規(guī)定制度，保守檔案信息秘密。2.參加保密培訓(xùn)，掌握保密知識和技能，提高保密意識。3.按照操作規(guī)程進(jìn)行檔案數(shù)字化加工操作，不得擅自更改加工流程和方法。4.妥善保管個人使用的數(shù)字化加工設(shè)備和存儲介質(zhì)，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出工作場所。5.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，及時報告本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門。三、檔案數(shù)字化加工過程保密管理（一）檔案收集與整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，對擬進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.在檔案收集和整理過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制接觸檔案的人員范圍，并要求接觸人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定制度。3.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題，如破損、缺失等，應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的處理措施，確保檔案的完整性。（二）掃描1.掃描設(shè)備應(yīng)專機(jī)專用，不得用于其他無關(guān)工作。2.掃描人員應(yīng)經(jīng)過保密培訓(xùn)，熟悉掃描操作規(guī)程。3.在掃描過程中，應(yīng)設(shè)置合理的掃描分辨率和色彩模式，確保掃描圖像清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.對掃描過程中出現(xiàn)的異常情況，如設(shè)備故障、圖像模糊等，應(yīng)及時記錄并報告相關(guān)負(fù)責(zé)人，采取相應(yīng)的解決措施。（三）圖像處理1.圖像處理人員應(yīng)按照規(guī)定的圖像處理標(biāo)準(zhǔn)和要求，對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、拼接、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。2.在圖像處理過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案信息的原始性，不得對圖像內(nèi)容進(jìn)行篡改或刪除。3.對圖像處理后的圖像應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、準(zhǔn)確，能夠滿足后續(xù)數(shù)據(jù)掛接和存儲的要求。（四）數(shù)據(jù)掛接1.數(shù)據(jù)掛接人員應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求，將圖像處理后的檔案圖像數(shù)據(jù)與相應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確掛接，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。2.在數(shù)據(jù)掛接過程中，應(yīng)嚴(yán)格核對檔案圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，防止數(shù)據(jù)掛接錯誤。3.對數(shù)據(jù)掛接過程中出現(xiàn)的問題，如數(shù)據(jù)丟失、掛接錯誤等，應(yīng)及時查找原因并進(jìn)行糾正。（五）存儲1.檔案數(shù)字化加工存儲設(shè)備應(yīng)采用專用的存儲設(shè)備，并進(jìn)行加密處理，確保存儲數(shù)據(jù)的安全性。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對存儲設(shè)備的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問存儲設(shè)備中的數(shù)據(jù)。4.在存儲設(shè)備的使用過程中，應(yīng)注意防止存儲設(shè)備丟失、被盜或損壞，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。（六）傳輸1.檔案數(shù)字化加工數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)采用加密傳輸方式，確保傳輸過程中數(shù)據(jù)的安全性。2.在數(shù)據(jù)傳輸前，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性檢查，確保傳輸?shù)臄?shù)據(jù)符合要求。3.對數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)的問題，如傳輸中斷、數(shù)據(jù)丟失等，應(yīng)及時查找原因并進(jìn)行糾正。4.數(shù)據(jù)傳輸完成后，應(yīng)對傳輸結(jié)果進(jìn)行驗證，確保數(shù)據(jù)傳輸成功。四、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案數(shù)字化加工保密培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定制度，重點學(xué)習(xí)與檔案數(shù)字化加工相關(guān)的保密法律法規(guī)和公司內(nèi)部的保密管理要求。2.檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的操作規(guī)范和保密要求。3.保密意識教育，通過案例分析、警示教育等方式，提高員工的保密意識和責(zé)任感。4.保密技術(shù)知識，如加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)等，使員工了解和掌握基本的保密技術(shù)手段。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部管理人員進(jìn)行授課。2.現(xiàn)場培訓(xùn)：在檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場，由經(jīng)驗豐富的操作人員對新員工進(jìn)行現(xiàn)場操作培訓(xùn)，及時解答員工在操作過程中遇到的問題。3.在線培訓(xùn)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供在線培訓(xùn)課程，方便員工隨時學(xué)習(xí)和復(fù)習(xí)保密知識。（四）培訓(xùn)考核1.對參加保密培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，考核方式可以采用考試、實際操作等方式。2.考核成績應(yīng)記錄在員工個人檔案中，作為員工績效考核和晉升的參考依據(jù)。3.對考核不合格的人員，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，直至考核合格為止。五、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對檔案數(shù)字化加工保密管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案數(shù)字化加工過程進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.數(shù)字化加工部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對本部門的保密管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）檢查內(nèi)容1.保密制度執(zhí)行情況，包括檔案數(shù)字化加工人員是否遵守保密規(guī)定制度、保密協(xié)議是否簽訂并有效執(zhí)行等。2.加工過程保密措施落實情況，如掃描設(shè)備是否專機(jī)專用、存儲設(shè)備是否加密處理、數(shù)據(jù)傳輸是否采用加密方式等。3.人員保密培訓(xùn)情況，包括培訓(xùn)計劃是否落實、培訓(xùn)內(nèi)容是否掌握、考核成績是否合格等。4.保密設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，如監(jiān)控設(shè)備是否正常運(yùn)行、保密軟件是否有效等。（三）檢查記錄與整改1.對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改要求等。2.被檢查部門應(yīng)針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。3.整改完成后，被檢查部門應(yīng)向檔案管理部門提交整改報告，檔案管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。六、保密獎懲（一）獎勵1.對在檔案數(shù)字化加工保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.表彰和獎勵的方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金、晉升等。3.具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)由公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)實際情況制定。（二）懲罰1.對違反檔案數(shù)字化加工保密管理規(guī)定制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、辭退、追究法律責(zé)任等。3.對因違反保密規(guī)