PAGE單位檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案信息化管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高工作效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門(mén)在檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、安全管理等信息化工作環(huán)節(jié)的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確地反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案信息，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行保密管理。4.便利性原則：通過(guò)信息化手段，提高檔案信息的檢索、利用效率，方便單位內(nèi)部人員查詢和使用。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位檔案信息化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，包括檔案管理系統(tǒng)的選型、實(shí)施、維護(hù)和升級(jí)。3.指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的收集、整理、數(shù)字化處理等基礎(chǔ)工作，確保檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案信息的存儲(chǔ)、備份和安全管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。5.提供檔案信息利用服務(wù)，根據(jù)授權(quán)為單位內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。6.對(duì)檔案信息化工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，配合做好檔案的數(shù)字化處理工作，提供必要的人力、物力支持。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案信息的日常管理和利用，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案信息安全。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作，提出合理化建議和意見(jiàn)。（三）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)為檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，保障檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)制定檔案信息化技術(shù)方案，參與系統(tǒng)選型和實(shí)施工作。3.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份恢復(fù)等技術(shù)工作，確保檔案信息系統(tǒng)的安全可靠。4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和優(yōu)化，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和技術(shù)問(wèn)題。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、基本建設(shè)、科研項(xiàng)目等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門(mén)的各類檔案材料。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體符合要求。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其來(lái)源可靠、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于計(jì)算機(jī)檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案信息化管理效率。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。2.電子檔案按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)電子文件進(jìn)行命名、編號(hào)，確保元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。3.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等要素進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。四、檔案數(shù)字化處理（一）數(shù)字化處理流程1.掃描：根據(jù)檔案整理情況，確定掃描范圍和順序，采用合適的掃描設(shè)備和分辨率進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的圖像與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，錄入檔案目錄信息，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)：將處理后的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)或指定的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并進(jìn)行備份。（二）質(zhì)量要求1.掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，對(duì)于文字較小、字跡模糊或需要長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)適當(dāng)提高分辨率。2.圖像應(yīng)完整、清晰、端正，無(wú)黑邊、白邊，圖像色彩應(yīng)符合檔案原件的實(shí)際情況。3.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）安全管理1.在數(shù)字化處理過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)數(shù)字化處理場(chǎng)所進(jìn)行安全管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，確保設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。3.定期對(duì)數(shù)字化處理設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。五、檔案存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)設(shè)備與環(huán)境1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專用的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并確保存儲(chǔ)設(shè)備的容量滿足檔案存儲(chǔ)需求。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定、通風(fēng)良好的環(huán)境中，配備必要的消防、防雷、防靜電等設(shè)施。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)清理灰塵、更換故障部件，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.采用集中存儲(chǔ)和分布式存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器和本地存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行異地備份。2.對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行多副本存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和管理。（三）備份策略1.制定完善的備份策略，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份和增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與生產(chǎn)數(shù)據(jù)不同的物理位置，并進(jìn)行異地存放，以防止自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。六、檔案信息利用（一）利用權(quán)限管理1.根據(jù)檔案信息的保密級(jí)別和利用范圍，設(shè)定不同的利用權(quán)限。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，嚴(yán)格限制查閱和借閱，未經(jīng)授權(quán)不得提供利用。3.單位內(nèi)部人員查閱和借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.提供檔案查閱服務(wù)，利用者可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案原件或數(shù)字化副本。2.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)制服務(wù)，復(fù)制應(yīng)采用合法、合規(guī)的方式進(jìn)行，并注明復(fù)制日期和出處。3.對(duì)于重要檔案或需要多人同時(shí)查閱的情況，可采用檔案借閱方式，借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用需求合理確定。（三）利用記錄與反饋1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用方式等信息。2.定期對(duì)檔案利用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.收集利用者對(duì)檔案利用服務(wù)的反饋意見(jiàn)和建議，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作，提高服務(wù)質(zhì)量。七、檔案安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確安全責(zé)任和工作流程，確保檔案信息安全管理工作有章可循。2.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致檔案信息安全事故。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）系統(tǒng)安全管理1.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，防止越權(quán)操作。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性檢查，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（五）物理安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的物理安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)和清查，確保設(shè)備數(shù)量和狀態(tài)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.做好檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，確保檔案實(shí)體安全。八、檔案信息化建設(shè)與維護(hù)（一）建設(shè)規(guī)劃1.根據(jù)單位發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理需求，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.建設(shè)規(guī)劃應(yīng)充分考慮技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)和業(yè)務(wù)變化需求，具有前瞻性和可擴(kuò)展性。（二）系統(tǒng)選型與實(shí)施1.按照建設(shè)規(guī)劃要求，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的選型工作，綜合考慮系統(tǒng)功能、性能、安全性、兼容性等因素，選擇適合單位實(shí)際情況的系統(tǒng)產(chǎn)品。2.在系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，做好項(xiàng)目管理工作，確保系統(tǒng)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成建設(shè)任務(wù)。3.組織相關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試和驗(yàn)收，確保系統(tǒng)滿足業(yè)務(wù)需求和技術(shù)要求。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.建立檔案管理系統(tǒng)維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。2.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，優(yōu)化系統(tǒng)功能和性能。3.做好系統(tǒng)維護(hù)記錄和升級(jí)日志，為系統(tǒng)的后續(xù)管理和優(yōu)化提供依據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案信息化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用等工作符合制度要求。2.建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)檔案信息化工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案信息的真實(shí)性、完整