PAGE基建財務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司基建財務(wù)檔案管理，規(guī)范基建財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確?；ㄘ攧?wù)檔案的真實性、完整性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項目的財務(wù)檔案管理。（三）基本原則基建財務(wù)檔案管理應(yīng)遵循以下基本原則：1.真實性原則：基建財務(wù)檔案應(yīng)如實反映基建項目的財務(wù)收支情況和經(jīng)濟活動。2.完整性原則：基建財務(wù)檔案應(yīng)涵蓋基建項目從籌備到竣工決算全過程的財務(wù)資料。3.規(guī)范性原則：基建財務(wù)檔案的整理、歸檔應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定。4.安全性原則：確?；ㄘ攧?wù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.時效性原則：及時收集、整理、歸檔基建財務(wù)檔案，保證檔案資料的時效性。二、管理職責(zé)（一）基建部門職責(zé)1.負責(zé)基建項目財務(wù)資料的收集、整理和初步分類，并及時移交財務(wù)部門。2.配合財務(wù)部門對基建項目財務(wù)檔案進行審核和整理。3.參與基建項目財務(wù)檔案的查閱和利用工作。（二）財務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)基建財務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理，制定基建財務(wù)檔案管理制度并組織實施。2.對基建部門移交的財務(wù)資料進行審核、整理、歸檔和保管。3.建立基建財務(wù)檔案目錄索引，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定的期限保管基建財務(wù)檔案，并定期對檔案進行檢查和清理。5.負責(zé)辦理基建財務(wù)檔案的借閱、歸還等手續(xù)，對檔案的利用情況進行登記。（三）檔案管理部門職責(zé)1.對基建財務(wù)檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.提供必要的檔案保管設(shè)施和條件，確保基建財務(wù)檔案的安全存儲。3.協(xié)助財務(wù)部門做好基建財務(wù)檔案的整理、歸檔和數(shù)字化工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍基建財務(wù)檔案的收集范圍包括但不限于以下資料：1.項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等前期文件。2.項目預(yù)算、概算、施工圖預(yù)算及調(diào)整文件。3.工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議（包括工程承包合同、設(shè)備采購合同、監(jiān)理合同等）。4.工程價款結(jié)算單、支付憑證、發(fā)票等財務(wù)收支憑證。5.工程變更簽證單、索賠文件及相關(guān)審批資料。6.竣工決算報告、審計報告、財務(wù)決算報表及相關(guān)說明。7.銀行對賬單、貸款合同及還款記錄。8.其他與基建項目財務(wù)相關(guān)的資料。（二）收集要求1.基建部門應(yīng)在項目建設(shè)過程中及時收集相關(guān)財務(wù)資料，并按照類別進行整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.財務(wù)部門應(yīng)定期與基建部門溝通，督促其按時移交財務(wù)資料。3.對于重要的財務(wù)資料，應(yīng)采用原件歸檔，如有特殊情況需使用復(fù)印件歸檔，應(yīng)在復(fù)印件上注明“與原件核對無誤”字樣，并由經(jīng)手人簽字確認。（三）整理方法1.基建財務(wù)檔案應(yīng)按照項目進行分類，每個項目單獨整理成冊。2.同一項目的財務(wù)資料應(yīng)按照時間順序排列，依次為前期文件、預(yù)算文件、合同協(xié)議、收支憑證、變更簽證、竣工決算等。3.每份資料應(yīng)在首頁附上目錄清單，注明資料名稱、日期、編號等信息，方便查閱。4.對紙張較大的資料，應(yīng)進行折疊或裁剪，使其大小與檔案盒相適應(yīng)，并在裝訂時保持整齊。5.對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式進行存儲，并建立電子檔案目錄索引，注明電子資料的名稱、存儲路徑、日期等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.基建部門整理好的財務(wù)資料移交財務(wù)部門后，財務(wù)部門檔案管理人員應(yīng)進行認真審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核無誤后，檔案管理人員按照整理方法對資料進行進一步整理，并編制檔案目錄。3.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括項目名稱、檔案類別、起止日期等。4.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記，建立檔案索引。（二）保管期限基建財務(wù)檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。具體保管期限如下：1.涉及項目立項、可行性研究、環(huán)境影響評價等重要前期文件以及竣工決算報告、審計報告等應(yīng)永久保管。2.工程預(yù)算、概算、施工圖預(yù)算及調(diào)整文件、工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等保管期限為25年。3.工程價款結(jié)算單、支付憑證、發(fā)票等財務(wù)收支憑證保管期限為15年。4.工程變更簽證單、索賠文件及相關(guān)審批資料保管期限為10年。5.銀行對賬單、貸款合同及還款記錄保管期限為5年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并采取補救措施。4.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案內(nèi)容。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱基建財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《基建財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.涉及項目重大決策、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等特殊情況需要查閱基建財務(wù)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱基建財務(wù)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人提交《基建財務(wù)檔案查閱申請表》后，檔案管理人員根據(jù)審批意見，確定查閱檔案的范圍和地點。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并注明用途。（三）利用規(guī)定1.基建財務(wù)檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，不得用于非法目的或損害公司利益。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱和利用情況進行登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用情況等信息，以備查詢。六、檔案銷毀（一）銷毀條件基建財務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀的，應(yīng)按照以下程序進行：1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見，并編制《基建財務(wù)檔案銷毀清冊》。2.《基建財務(wù)檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、類別、起止日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.財務(wù)部門負責(zé)人對《基建財務(wù)檔案銷毀清冊》進行審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員會同相關(guān)部門人員在指定地點對檔案進行銷毀。2.銷毀過程中，應(yīng)確保檔案資料徹底銷毀，不得遺留任何痕跡。3.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《基建財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀清冊存檔。（三）特殊情況處理對于涉及未了結(jié)債權(quán)債務(wù)關(guān)系的基建財務(wù)檔案，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到債權(quán)債務(wù)了結(jié)時為止。在保管期間，不得銷毀。七、信息化管理（一）電子檔案管理1.建立基建財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。3.對電子檔案應(yīng)進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子檔案的查閱和利用應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進行，查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進行操作，并對查閱和利用情況進行記錄。（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)換1.對重要的基