PAGE高校學(xué)校檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及全體教職員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案室對全校各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨立的檔案室，配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全保管條件。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施學(xué)校檔案管理制度。2.負責(zé)全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.負責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案實體安全。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記、催還和歸還工作，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和安全使用。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平和服務(wù)能力。7.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校師生的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案分類方案和編號規(guī)則，對本部門檔案進行分類整理和編號，編制檔案目錄。3.定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助學(xué)校檔案室開展檔案利用工作，提供檔案查閱線索和相關(guān)信息。5.接受學(xué)校檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.黨群類：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會、團委等組織在工作中形成的各類文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、工作計劃與總結(jié)等。2.行政類：學(xué)校行政部門在行政管理、教學(xué)管理、科研管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理等工作中形成的各類文件、通知、報告、合同、協(xié)議等。3.教學(xué)類：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、課件、試卷、畢業(yè)設(shè)計（論文）、教學(xué)成果、教學(xué)評估等教學(xué)活動中形成的各類材料。4.科研類：科研項目申報書、立項批復(fù)、研究報告、學(xué)術(shù)論文、著作、科研成果鑒定材料、科研獎勵材料等。5.學(xué)生類：學(xué)生學(xué)籍檔案、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予材料等。6.基建類：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收報告等。7.設(shè)備類：學(xué)校購置的各類教學(xué)、科研、行政設(shè)備的申購計劃、合同、驗收報告、使用說明書等。8.財會類：學(xué)校財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案材料及時、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓或散失。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.學(xué)校教職工在工作調(diào)動、離職時，應(yīng)將個人保管的屬于學(xué)校的檔案材料及時移交所在部門或?qū)W校檔案室。（三）檔案整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照學(xué)校檔案分類方案，對檔案進行分類。分類應(yīng)層次分明、類別清晰，便于檢索和管理。3.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、唯一，便于識別和查找。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、完整。5.對破損、褪色的檔案材料進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、防霉藥品等安全防護設(shè)備，并定期進行檢查和維護。3.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序上架存放，不得隨意堆放。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應(yīng)做好登記。（二）檔案實體保管1.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、實體安全。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并報告。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進行檢查和更新。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：學(xué)校重大決策、重要會議記錄、重要人事任免、重要合同協(xié)議、學(xué)校歷史沿革、教學(xué)科研成果等具有長遠保存價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括：學(xué)校一般性工作文件、教學(xué)科研活動中形成的重要材料、學(xué)生學(xué)籍檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括：學(xué)校臨時性工作文件、一般性事務(wù)材料等。五、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極為師生提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。（二）檔案利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.本校師生因教學(xué)、科研、個人學(xué)習(xí)等需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。3.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)提前與檔案室聯(lián)系，預(yù)約查閱時間。（三）檔案利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱電子檔案時，應(yīng)使用檔案室提供的設(shè)備和軟件，不得私自拷貝或傳播檔案信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和學(xué)校檔案室負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.出具證明：學(xué)校檔案室可為利用者出具與檔案內(nèi)容相關(guān)的證明材料。證明材料應(yīng)加蓋學(xué)校檔案室印章，并注明用途和有效期限。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.學(xué)校檔案室應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和相關(guān)專家組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、價值等因素，按照檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。3.對經(jīng)過鑒定確定失去保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行?！稒n案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.推進檔案信息資源共享，為學(xué)校各部門提供便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)，促進學(xué)校各項工作的協(xié)同發(fā)展。（二）數(shù)字化檔案采集1.對學(xué)?，F(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式應(yīng)為清晰、完整的PDF格式。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。對不符合質(zhì)量要求的圖像應(yīng)及時進行重新掃描處理。（三）檔案信息化系統(tǒng)管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，對檔案的基本信息、目錄信息、數(shù)字化圖像等進行集中管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊。2.檔案管理人員應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范，及時錄入檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴(yán)格控制。采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等安全措施，防止檔案信息泄露和系統(tǒng)被攻擊。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校檔案室應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門檔案管理工作