PAGE加氣站各種檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)加氣站各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在加氣站運(yùn)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所屬的各加氣站，涵蓋加氣站運(yùn)營(yíng)過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：加氣站檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映加氣站的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假和篡改。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等重要檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為加氣站的決策、運(yùn)營(yíng)和管理提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善加氣站檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)加氣站各部門形成的檔案進(jìn)行集中收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，并按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高加氣站員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.監(jiān)督檢查各部門檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在加氣站運(yùn)營(yíng)過程中形成的各類文件、資料、記錄的收集、整理和初步歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管，防止檔案的丟失和損壞。3.嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、整理和歸檔工作，保證檔案質(zhì)量。4.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的查詢、借閱等利用工作，并及時(shí)歸還。5.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和資料。三、檔案分類及歸檔范圍（一）行政管理檔案1.上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定等。2.加氣站制定的各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等。3.加氣站行政會(huì)議記錄、紀(jì)要。4.加氣站工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。5.加氣站人員招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等人事管理文件。6.加氣站固定資產(chǎn)管理文件，包括設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、折舊、報(bào)廢等記錄。7.文件收發(fā)登記、傳閱記錄。（二）業(yè)務(wù)管理檔案1.加氣站加氣業(yè)務(wù)流程文件，包括加氣操作規(guī)程、安全檢查制度等。2.加氣站設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)管理文件，如設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。3.加氣站安全管理檔案，包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等。4.加氣站質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)記錄、計(jì)量器具校準(zhǔn)記錄等。5.加氣站客戶管理檔案，包括客戶信息、加氣記錄、客戶投訴處理記錄等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.加氣站財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表。3.資金收支記錄、發(fā)票管理文件。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料。（四）工程建設(shè)檔案1.加氣站建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等前期文件。2.設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、竣工圖紙。3.工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議。4.工程施工過程中的技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程記錄等。5.工程竣工驗(yàn)收文件、竣工決算報(bào)告。（五）其他檔案1.加氣站與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議。2.加氣站對(duì)外宣傳資料、廣告策劃方案等。3.加氣站員工的個(gè)人檔案，包括入職登記表、學(xué)歷證書、資格證書等。4.加氣站獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋加氣站運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)方面。3.對(duì)重要文件、資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（二）整理要求1.檔案管理部門對(duì)收集的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。5.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤、光盤等，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。六、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.加氣站員工因工作需要查詢檔案，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢內(nèi)容和目的。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查詢，查詢結(jié)果應(yīng)如實(shí)提供給申請(qǐng)人。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、損毀或丟失。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正的原則，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)涉及加氣站核心業(yè)務(wù)、商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率較低、已失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.結(jié)合加氣站的發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)變化，對(duì)涉及過時(shí)業(yè)務(wù)或已不再適用的檔案進(jìn)行分析鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，與檔案銷毀清單一并歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立加氣站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便加氣站員工利用檔案。3.利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，轉(zhuǎn)換為電子檔案存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并建