PAGE教學站學籍檔案管理制度一、總則（一）目的為加強教學站學籍檔案管理，確保學籍檔案的完整、準確、安全和有效利用，保障教學站教學工作的正常開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及教育行業(yè)標準，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本教學站所有學生的學籍檔案管理，包括全日制學歷教育學生和非全日制學歷教育學生的學籍檔案。（三）基本原則1.真實性原則：學籍檔案應如實反映學生的學習經(jīng)歷、成績、獎懲等情況，確保檔案信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集學生在學習過程中的各類相關材料，保證學籍檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格保護學生學籍檔案信息的安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進行學籍檔案的整理、歸檔和管理。二、學籍檔案內(nèi)容（一）學生基本信息1.個人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.家庭信息：父母姓名、工作單位、聯(lián)系方式等。3.身份證明材料：身份證復印件等。（二）招生錄取材料1.錄取通知書2.招生報名登記表3.考生電子檔案信息表（三）學習過程材料1.學年學習計劃2.課程學習成績表，包括平時成績、考試成績、補考成績等3.課程作業(yè)、實驗報告、實習報告等4.畢業(yè)論文（設計）相關材料，如開題報告、中期檢查報告、論文正文、答辯記錄等（四）學籍異動材料1.轉學申請及審批材料2.休學、復學申請及審批材料3.退學申請及審批材料4.轉專業(yè)申請及審批材料（五）獎懲材料1.校內(nèi)表彰獎勵文件及證書復印件2.校內(nèi)違紀處分文件及相關材料（六）畢業(yè)材料1.畢業(yè)生登記表2.畢業(yè)鑒定3.畢業(yè)證書復印件4.學位證書復印件（有學位授予資格的專業(yè)）三、學籍檔案管理職責（一）教學站管理部門職責1.負責制定和完善學籍檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學籍檔案管理工作，指導各教學點做好相關工作。3.定期對學籍檔案管理工作進行檢查和評估。（二）教學點職責1.負責收集、整理和初步審核本教學點學生的學籍檔案材料。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的學籍檔案材料報送教學站管理部門。3.配合教學站管理部門做好學籍檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責1.負責學籍檔案的接收、登記、分類、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案安全。3.定期對學籍檔案進行清查核對，保證檔案的準確性和完整性。四、學籍檔案的收集與整理（一）收集要求1.教學點應在規(guī)定時間內(nèi)，將學生的各類學籍檔案材料收集齊全，確保材料真實、完整。2.對于學生提交的材料，教學點應進行認真審核，不符合要求的材料應及時通知學生補充或更正。（二）整理流程1.分類：按照學籍檔案內(nèi)容的類別進行分類，如基本信息、招生錄取、學習過程、學籍異動、獎懲、畢業(yè)等。2.編號：為每份檔案材料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.排序：按照材料的形成時間或邏輯順序進行排序。4.裝訂：將相關材料進行裝訂，確保整齊、牢固。五、學籍檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.教學點整理好的學籍檔案材料應及時報送教學站管理部門。2.檔案管理人員收到報送的檔案材料后，應進行認真核對和驗收，無誤后進行歸檔。（二）保管1.設立專門的學籍檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等。2.對學籍檔案進行分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找。3.定期對學籍檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.電子學籍檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行維護和更新。六、學籍檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因教學、管理等工作需要查閱學籍檔案的，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.查閱申請表經(jīng)相關負責人審批后，方可到檔案保管室查閱。3.查閱人員應在檔案保管室內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱學籍檔案的，應填寫借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.借閱申請表經(jīng)教學站管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應對所借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后應及時歸還檔案。七、學籍檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露學籍檔案中的任何信息。2.未經(jīng)學生本人同意，不得向任何單位或個人提供學生的學籍檔案材料。3.在檔案查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案保管室的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案保管室的安全。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、失竊等突發(fā)事件，應及時采取措施，最大限度地減少損失，并及時向上級主管部門報告。八、學籍檔案的信息化管理（一）建立學籍檔案信息系統(tǒng)1.將學籍檔案的相關信息錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.學籍檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.定期對學籍檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的及時性和準確性。2.及時將學生的學籍異動、獎懲等信息錄入系統(tǒng)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案信息一致。九、學籍檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對學籍檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由教學站管理部門負責人、檔案管理人員及相關專業(yè)教師組成，對檔案進行綜合評估。（二）銷毀1.對失去保存價值的學籍檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準后，進行銷毀。2.