PAGE如何建立基礎(chǔ)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織基礎(chǔ)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的基礎(chǔ)檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、保管、利用等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。（四）管理職責(zé)1.公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司/組織的基礎(chǔ)檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作的順利開展。3.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)處理文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：如合同協(xié)議、銷售記錄、采購文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、市場調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目文檔等。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：技術(shù)方案、研發(fā)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、專利文件等。4.其他類檔案：與公司/組織相關(guān)的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料、往來信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、主動(dòng)地收集本部門形成的檔案資料，并確保檔案的真實(shí)、完整。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止因意外事件導(dǎo)致檔案丟失。3.在收集過程中，要注意收集不同載體形式的檔案，如紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、音像資料等。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為一級(jí)類目（如行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)等）、二級(jí)類目（如行政管理類下可分為文件管理、會(huì)議管理等），以此類推，建立科學(xué)合理的分類體系。2.編號(hào)：為每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，保持檔案的整齊和牢固。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如照片、圖紙等，應(yīng)采用合適的方式進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。三、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。1.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案。（三）檔案的存放與排列1.按照檔案的分類體系，將檔案有序存放在檔案密集架或檔案柜中。同一類目的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.在存放檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次排列，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與目錄一致，防止檔案丟失或損壞。清點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次，并做好記錄。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，查看檔案保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。檢查內(nèi)容包括檔案的存放環(huán)境、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案的完整性等。四、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。3.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄等。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門、查閱內(nèi)容、利用方式、審批意見等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其是否仍具有查考利用價(jià)值。2.考慮檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.結(jié)合公司/組織的發(fā)展變化和工作需要，評(píng)估檔案的現(xiàn)實(shí)意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用，為公司/組織的決策提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化過程應(yīng)保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項(xiàng)需求。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（三）信息化管理流程1.檔案錄入：檔案管理人員按照檔案整理要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。錄入過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.數(shù)據(jù)審核：對(duì)錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。審核通過后的數(shù)據(jù)方可正式存入數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)