PAGE檔案三合一制度設(shè)計(jì)方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度設(shè)計(jì)方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則。全面收集、整理公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.準(zhǔn)確性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。5.安全性原則。采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷(xiāo)毀公司各類(lèi)檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱和借閱服務(wù)。5.參與公司重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交本部門(mén)的檔案。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和安全保管，建立健全檔案管理制度，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和利用等工作。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：包括公司各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.人事檔案：包括公司員工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、工資福利、培訓(xùn)考核等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、客戶服務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。6.聲像檔案：包括公司照片、錄音、錄像等檔案。7.電子檔案：包括公司以電子形式存儲(chǔ)的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、資料等檔案。（二）檔案編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目或設(shè)備的名稱(chēng)、型號(hào)等進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。例如：KJ202301001，表示2023年第1個(gè)科技項(xiàng)目的第1份檔案。3.人事檔案編號(hào)：按照員工的工號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：001號(hào)員工的檔案編號(hào)為RS001。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。例如：2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年的第1本會(huì)計(jì)憑證。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)。例如：YS202301001，表示2023年第1類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)的第1份檔案。6.聲像檔案編號(hào)：采用年度內(nèi)容主題流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023公司年會(huì)001，表示2023年公司年會(huì)的第1份聲像檔案。7.電子檔案編號(hào)：與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，并在編號(hào)后加上“E”表示電子檔案。例如：2023永久001E。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，及時(shí)將本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料收集齊全。2.檔案收集的范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像等。3.對(duì)于重要的會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目等，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并進(jìn)行整理和歸檔。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案資料符合歸檔要求。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列和編目。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度、保管期限、問(wèn)題等進(jìn)行分類(lèi)整理，同一問(wèn)題的文件應(yīng)集中排列在一起。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或設(shè)備的形成過(guò)程進(jìn)行整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究開(kāi)發(fā)、試驗(yàn)測(cè)試、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件資料。4.人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行整理，包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)考核等，確保檔案資料的齊全和規(guī)范。5.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，并編制相應(yīng)的目錄。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)整理，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案可按照客戶、項(xiàng)目、合同等進(jìn)行分類(lèi)。聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容主題進(jìn)行分類(lèi)整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。7.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)方法進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，并確保電子檔案的格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度測(cè)量設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，確保電子檔案的安全。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，并采用光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，便于查閱和利用。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，確保檔案的安全。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，防止檔案信息的泄露和丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值和保管期限。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定表，注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。3.外部單位查閱公司檔案應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等信息，并經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍和查閱方式進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或更改查閱方式。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用管理1.檔案利用應(yīng)遵