PAGE安全文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全文書檔案的管理，確保安全文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司安全生產(chǎn)決策提供依據(jù)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在安全生產(chǎn)活動中形成的各類安全文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司安全文書檔案由公司綜合管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。安全文書檔案應(yīng)如實(shí)反映公司安全生產(chǎn)活動的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.及時(shí)歸檔原則。各部門應(yīng)在安全文書形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓或拖延。4.方便利用原則。建立健全安全文書檔案的檢索體系，便于快速查找和利用，提高工作效率。二、安全文書檔案的分類與編號（一）分類1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：包括國家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件，以及各類安全標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等。2.安全管理制度類：公司制定的各項(xiàng)安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.安全檢查與隱患排查類：安全檢查計(jì)劃、檢查表、隱患排查記錄、整改報(bào)告等。4.安全教育培訓(xùn)類：員工安全培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等。5.安全事故管理類：事故報(bào)告、調(diào)查處理文件、事故統(tǒng)計(jì)分析資料等。6.安全投入與費(fèi)用管理類：安全設(shè)施建設(shè)、設(shè)備購置、安全獎勵等費(fèi)用的預(yù)算、報(bào)銷憑證及相關(guān)文件。7.安全設(shè)備與設(shè)施管理類：安全設(shè)備設(shè)施的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理文件等。8.其他安全文書類：與安全生產(chǎn)相關(guān)的會議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請示報(bào)告、信函等。（二）編號安全文書檔案采用分類編號法進(jìn)行編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別和順序。編號格式為：[類別代碼][年份][順序號]。例如：AQFG2023001，表示安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類2023年的第1份檔案。三、安全文書檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門安全文書的收集工作，確保安全文書的及時(shí)、完整收集。2.安全文書形成后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件或復(fù)印件交至綜合管理部門歸檔。屬于電子文件的，應(yīng)同時(shí)提交電子文檔，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。3.對于外來的安全文書，如上級部門的文件、相關(guān)單位的函件等，由綜合管理部門統(tǒng)一接收，并及時(shí)進(jìn)行登記和分發(fā)。（二）整理1.綜合管理部門對收集到的安全文書檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案編號順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.對每份安全文書檔案進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括：檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等。3.對破損或褪色的安全文書檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.剔除重復(fù)、無效或無保存價(jià)值的安全文書檔案。四、安全文書檔案的保管（一）保管期限安全文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及公司安全生產(chǎn)重大決策、重要事件、事故處理等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為10年至50年的檔案，主要包括安全管理制度、安全檢查與隱患排查資料較重要的部分等。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至10年的檔案，如一般性安全檢查記錄、短期的安全教育培訓(xùn)資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立安全文書檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。2.庫房應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物等。3.嚴(yán)格控制庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、安全文書檔案的利用（一）借閱1.因工作需要查閱安全文書檔案的，應(yīng)填寫《安全文書檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全文書檔案的，可直接到綜合管理部門查閱。查閱時(shí)，綜合管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案室內(nèi)大聲喧嘩、吸煙等。查閱完畢后，應(yīng)將檔案歸還原位。（三）復(fù)制1.因工作需要復(fù)制安全文書檔案的，應(yīng)填寫《安全文書檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.綜合管理部門對復(fù)制申請進(jìn)行審核，符合復(fù)制條件的，予以辦理復(fù)制手續(xù)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制章”，注明復(fù)制日期和份數(shù)。六、安全文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期對已到保管期限的安全文書檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、歷史價(jià)值等因素，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的安全文書檔案，應(yīng)填寫《安全文書檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.銷毀安全文書檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存，以備查考。七、安全文書檔案的信息化管理（一）建立安全文書檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立安全文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)安全文書檔案的電子化管理。通過管理系統(tǒng)，對安全文書檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.綜合管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)安全文書檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對安全文書檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，刪除已銷毀的檔案記錄，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)安全文書檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，確保安全文書檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門安全文書檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價(jià)1.將安全文書檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考