PAGE檔案室工程合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室工程合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室工程建設(shè)過程中涉及的各類合同，包括但不限于工程設(shè)計(jì)合同、工程施工合同、設(shè)備采購合同、監(jiān)理合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門及職責(zé)1.公司檔案室工程建設(shè)項(xiàng)目的具體實(shí)施部門為合同承辦部門，負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。2.合同承辦部門應(yīng)指定專人作為合同承辦人，負(fù)責(zé)合同的具體事務(wù)。合同承辦人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和法律知識(shí)，熟悉合同簽訂流程。（二）合同起草1.合同承辦人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和實(shí)際情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。對(duì)于涉及專業(yè)技術(shù)條款的合同，應(yīng)征求相關(guān)專業(yè)部門或?qū)＜业囊庖?。（三）合同審?.合同承辦部門起草的合同文本應(yīng)提交公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括但不限于法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、工程管理部門等。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)條款合理、可行。4.工程管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的工程內(nèi)容、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審核，確保合同的工程條款符合項(xiàng)目實(shí)際需求。5.其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核，提出審核意見。（四）合同審批1.合同承辦部門應(yīng)將審核通過的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批。對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由合同承辦人代表公司與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章。2.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)將合同副本分送相關(guān)部門存檔，并負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計(jì)劃1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)制定合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段、任務(wù)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司相關(guān)部門備案，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦人應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，合同承辦人應(yīng)及時(shí)向合同承辦部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）合同款項(xiàng)支付1.合同款項(xiàng)的支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同承辦部門提交的付款申請(qǐng)及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。對(duì)于不符合合同約定的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。（四）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核、審批和簽訂。變更協(xié)議簽訂后應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并對(duì)合同執(zhí)行計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。（五）合同終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)清理合同履行過程中的相關(guān)文件、資料、款項(xiàng)等，并將清理結(jié)果報(bào)公司相關(guān)部門備案。四、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料收集整理，移交公司檔案室存檔。2.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等與合同相關(guān)的所有文件資料。（二）合同檔案的整理1.檔案室應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.合同檔案應(yīng)按照項(xiàng)目名稱、合同類別、簽訂時(shí)間等順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。（三）合同檔案的保管1.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保合同檔案的安全存放。2.合同檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管，保管期限屆滿后，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。（四）合同檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄合同檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效的證明文件。查閱過程中應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露合同檔案內(nèi)容。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)包括合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，公司應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審核等措施；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可適當(dāng)簡(jiǎn)化管理流程。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等方式。公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方式，并確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的有效實(shí)施。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控應(yīng)包括對(duì)合同履行進(jìn)度、款項(xiàng)支付、質(zhì)量驗(yàn)收等方面的監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.公司應(yīng)加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.在合同簽訂前，應(yīng)充分了解對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況、經(jīng)營能力等情況，避免與信譽(yù)不良的單位簽訂合同。3.在合同履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，避免因誤解或疏忽導(dǎo)致合同糾紛。（二）糾紛處理程序1.合同發(fā)生糾紛時(shí)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。2.如協(xié)商不成，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照公司內(nèi)部規(guī)定的糾紛處理程序進(jìn)行處理。糾紛處理程序可包