PAGE政協(xié)檔案依法管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)政協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在政協(xié)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指政協(xié)機(jī)關(guān)在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：政協(xié)機(jī)關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實反映政協(xié)工作的歷史全貌。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為政協(xié)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門政協(xié)機(jī)關(guān)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度和操作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督政協(xié)機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案工作的順利開展。三、檔案收集（一）收集范圍1.政協(xié)全體會議、常務(wù)委員會會議、主席會議等重要會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。2.政協(xié)機(jī)關(guān)制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。3.政協(xié)委員提案、建議案及辦理情況的文件材料。4.政協(xié)開展調(diào)研、視察、考察等活動形成的文件材料，包括調(diào)研方案、報告、視察意見等。5.政協(xié)與其他單位的往來文件，包括函件、協(xié)議、合同等。6.政協(xié)機(jī)關(guān)工作人員的人事檔案、工資檔案等。7.反映政協(xié)歷史沿革、重大事件、重要活動的照片、錄音、錄像等聲像檔案。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）收集時間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成收集和整理，并移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。1.年度分類：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類：根據(jù)政協(xié)機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件反映的問題進(jìn)行分類。3.保管期限分類：分為永久、定期（30年、10年）。（二）整理方法1.文書檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、排列、編號、編目等整理工作，形成案卷。2.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等聲像材料進(jìn)行分類、編號、標(biāo)注說明，并制作相應(yīng)的目錄。3.實物檔案：對具有保存價值的實物進(jìn)行登記、造冊，并妥善保管。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。2.案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等應(yīng)填寫規(guī)范、清晰。3.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理要求進(jìn)行分類和編號，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交本部門負(fù)責(zé)人審核。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對、驗收，符合要求的予以歸檔。（二）歸檔時間各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案的整理和移交工作，確保檔案及時歸檔。一般情況下，每年[具體日期]前應(yīng)完成上一年度檔案的歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。2.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。（三）檔案保管措施1.按照檔案保管期限和類別，對檔案進(jìn)行科學(xué)存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管情況等。（四）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保電子檔案的長期保存。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對電子檔案的訪問進(jìn)行權(quán)限管理，防止信息泄露。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定是否繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀，對仍有保存價值的檔案重新確定保管期限。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量統(tǒng)計。2.檔案利用情況統(tǒng)計，包括利用人次、利用檔案數(shù)量等。3.檔案鑒定情況統(tǒng)計，如銷毀檔案數(shù)量、延長保管期限檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進(jìn)行自動化統(tǒng)計分析。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實反映檔案管理工作情況。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。九、檔案利用（一）利用范圍1.為政協(xié)機(jī)關(guān)各項工作提供查閱服務(wù)，包括政策研究、工作決策、提案辦理等。2.為政協(xié)委員提供履職參考，方便委員了解政協(xié)工作情況和相關(guān)資料。3.接受有關(guān)部門和單位的查閱，依法提供檔案信息。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.復(fù)制檔案：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件或電子文檔。3.出具證明：對檔案內(nèi)容進(jìn)行核實后，可為利用者出具檔案證明。（三）利用手續(xù)1.利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容和范圍等。2.檔案管理部門對利用申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)。3.利用者查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。十、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育。2.對涉及國家機(jī)密、政協(xié)工作秘密等重要檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.檔案庫房設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對檔案管理人員進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制檔案的查閱和使用范圍。3.在檔案利用過程中，對涉及保密內(nèi)容的檔案采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。十一、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。3.加強(qiáng)檔案信息化安全保障，確保檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）信