PAGE山東人事檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)山東地區(qū)人事檔案管理，提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效利用，特制定本數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于山東省內(nèi)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的人事檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保人事檔案數(shù)字化過程合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則保證數(shù)字化后的人事檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與原始檔案一致。3.安全性原則采取有效措施，保障人事檔案數(shù)字化信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行人事檔案數(shù)字化操作，確保數(shù)字化成果的規(guī)范性和一致性。二、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各單位應(yīng)定期收集員工人事檔案，確保檔案材料齊全、完整。2.對收集到的人事檔案進(jìn)行整理，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目等處理。（二）數(shù)字化掃描1.選擇具備專業(yè)設(shè)備和技術(shù)能力的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行掃描工作。2.掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，以保證圖像清晰可讀。3.對掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、糾偏等預(yù)處理，確保圖像質(zhì)量。（三）圖像處理1.對掃描后的圖像進(jìn)行裁剪、拼接等處理，使其符合檔案管理的要求。2.對圖像進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。（四）數(shù)據(jù)錄入與審核1.根據(jù)掃描圖像，準(zhǔn)確錄入檔案信息，包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等。2.對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（五）存儲(chǔ)與備份1.將數(shù)字化后的人事檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列等。2.定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。三、人員職責(zé)（一）單位檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本單位人事檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和方案。2.組織實(shí)施人事檔案數(shù)字化工作，協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員開展工作。3.對數(shù)字化后的人事檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收和保管。4.建立健全人事檔案數(shù)字化管理制度，加強(qiáng)對數(shù)字化工作的監(jiān)督和檢查。（二）數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)職責(zé)1.按照單位檔案管理部門的要求，提供專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保數(shù)字化工作質(zhì)量和信息安全。3.定期向單位檔案管理部門匯報(bào)數(shù)字化工作進(jìn)展情況，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)協(xié)助單位檔案管理部門做好人事檔案數(shù)字化工作的組織和實(shí)施。2.對檔案材料進(jìn)行整理、核對，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。3.參與數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。4.負(fù)責(zé)數(shù)字化人事檔案的日常管理和維護(hù)，確保檔案信息的安全和有效利用。四、安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加強(qiáng)對數(shù)字化工作網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）數(shù)據(jù)安全1.對數(shù)字化人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)可及時(shí)恢復(fù)。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理人事檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)。（三）人員安全1.加強(qiáng)對參與人事檔案數(shù)字化工作的人員的安全培訓(xùn)教育，提高其安全意識和操作技能。2.要求工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)字化工作中的保密義務(wù)。3.對涉及人事檔案數(shù)字化工作的場所進(jìn)行安全管理，防止無關(guān)人員進(jìn)入。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊、失真等現(xiàn)象。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與原始檔案材料一致。3.數(shù)字化人事檔案的分類、編號、編目等應(yīng)符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。（二）質(zhì)量檢查1.單位檔案管理部門應(yīng)定期對數(shù)字化工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立內(nèi)部質(zhì)量控制機(jī)制，對掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保工作質(zhì)量。3.對質(zhì)量不符合要求的數(shù)字化成果，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行返工處理，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.上級主管部門應(yīng)加強(qiáng)對各單位人事檔案數(shù)字化工作的監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.單位內(nèi)部應(yīng)建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對人事檔案數(shù)字化工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）考核評價(jià)1.制定人事檔案數(shù)字化工作考核評價(jià)指標(biāo)體系，對單位和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)結(jié)果作為單位和相關(guān)人員績效評價(jià)、獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織單位檔案管理人員和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員參加人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理知識、數(shù)字化技術(shù)、安全保密等方面。（二）宣傳1.加強(qiáng)對人事檔案數(shù)字化工作的宣傳，提高單位員工對數(shù)字化工作的認(rèn)識和理解