PAGE檔案三合一制度報(bào)批程序一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案三合一制度的報(bào)批程序，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理水平，保障公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本程序。（二）適用范圍本程序適用于公司各部門在檔案三合一制度制定、修訂及執(zhí)行過程中的報(bào)批工作。（三）相關(guān)定義1.檔案三合一制度：指將檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表有機(jī)結(jié)合，形成一個(gè)統(tǒng)一、完整的檔案管理體系。2.報(bào)批：指將檔案三合一制度相關(guān)文件提交給規(guī)定的審批部門或人員，按照審批流程進(jìn)行審核批準(zhǔn)的過程。（四）基本原則1.合法性原則：檔案三合一制度必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.科學(xué)性原則：分類方案、歸檔范圍和保管期限表應(yīng)科學(xué)合理，便于檔案的整理、保管和利用。3.規(guī)范性原則：報(bào)批程序應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范，確保審批過程的公正、透明。4.實(shí)用性原則：制度應(yīng)具有實(shí)際操作性，滿足公司檔案管理工作的實(shí)際需要。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)檔案三合一制度的起草、修訂工作，確保制度內(nèi)容符合公司實(shí)際情況和相關(guān)要求。2.組織相關(guān)部門對檔案三合一制度進(jìn)行討論和審核，收集反饋意見并進(jìn)行修改完善。3.按照規(guī)定的報(bào)批程序，將檔案三合一制度相關(guān)文件提交給審批部門，并跟蹤審批進(jìn)度。4.根據(jù)審批意見，對檔案三合一制度進(jìn)行最終修訂和發(fā)布，并負(fù)責(zé)制度的解釋和培訓(xùn)工作。（二）各部門1.配合檔案管理部門開展檔案三合一制度的制定、修訂工作，提供本部門的業(yè)務(wù)信息和檔案管理需求。2.對檔案三合一制度草案進(jìn)行討論和審核，提出修改意見和建議。3.在制度發(fā)布后，按照制度要求做好本部門的檔案管理工作。（三）審批部門1.負(fù)責(zé)對檔案三合一制度進(jìn)行審批，確保制度符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司整體利益。2.對審批過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促檔案管理部門進(jìn)行修改完善。三、檔案三合一制度制定程序（一）準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門成立制度起草小組，明確小組成員的職責(zé)分工。2.收集國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部相關(guān)管理制度等資料，作為制度制定的參考依據(jù)。3.開展公司檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研，了解各部門檔案管理工作的實(shí)際情況，包括檔案種類、形成過程、保管現(xiàn)狀等。（二）起草階段1.根據(jù)調(diào)研結(jié)果和參考依據(jù)，起草檔案分類方案，明確檔案的一級、二級及以下類目設(shè)置，確定各類目的劃分標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則。2.起草歸檔范圍，詳細(xì)列出公司各部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)歸檔的文件材料范圍，確保涵蓋公司運(yùn)營過程中的重要信息。3.起草保管期限表，根據(jù)文件材料的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定不同檔案的保管期限，分為永久、定期（如30年、10年等）。（三）討論審核階段1.檔案管理部門組織召開制度討論會(huì)議，邀請各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等參加。2.在會(huì)議上，對檔案三合一制度草案進(jìn)行詳細(xì)解讀，各部門人員發(fā)表意見和建議，重點(diǎn)討論分類方案是否合理、歸檔范圍是否全面、保管期限是否恰當(dāng)?shù)葐栴}。3.檔案管理部門根據(jù)討論意見，對制度草案進(jìn)行修改完善，形成送審稿。（四）征求意見階段1.將檔案三合一制度送審稿發(fā)送至各部門征求意見，明確反饋意見的截止時(shí)間。2.各部門對送審稿進(jìn)行認(rèn)真研究，結(jié)合本部門實(shí)際情況提出書面意見和建議，反饋給檔案管理部門。3.檔案管理部門對各部門反饋的意見進(jìn)行匯總整理，分析研究，對送審稿進(jìn)行進(jìn)一步修改。四、檔案三合一制度報(bào)批程序（一）初審1.檔案管理部門將修改后的檔案三合一制度送審稿提交給審批部門進(jìn)行初審。2.審批部門收到送審稿后，安排專人對制度內(nèi)容進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)審查制度是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司相關(guān)規(guī)定，分類方案、歸檔范圍和保管期限表是否科學(xué)合理。3.初審人員在審查過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通，提出修改意見，檔案管理部門根據(jù)意見進(jìn)行修改后再次提交初審。（二）會(huì)審1.經(jīng)初審?fù)ㄟ^后，審批部門組織召開會(huì)審會(huì)議，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門人員等參加。2.在會(huì)審會(huì)議上，對檔案三合一制度進(jìn)行全面審議，各部門從不同角度發(fā)表意見，對制度的可行性、操作性等方面進(jìn)行深入討論。3.會(huì)審會(huì)議形成會(huì)審意見，檔案管理部門根據(jù)會(huì)審意見對制度進(jìn)行最終修改，形成報(bào)批稿。（三）審批1.檔案管理部門將檔案三合一制度報(bào)批稿提交給審批部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人對報(bào)批稿進(jìn)行全面審查，簽署審批意見。如同意批準(zhǔn)，應(yīng)明確批準(zhǔn)日期；如不同意，應(yīng)詳細(xì)說明理由，要求檔案管理部門重新修改完善后再次報(bào)批。（四）備案1.檔案管理部門將經(jīng)審批通過的檔案三合一制度正式文本進(jìn)行編號、排版，并印發(fā)給各部門。2.同時(shí)，將制度文本及審批文件等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，作為公司檔案管理的重要依據(jù)。3.按照規(guī)定，將檔案三合一制度報(bào)上級主管部門備案，備案材料應(yīng)包括制度文本、審批文件等。五、檔案三合一制度修訂程序（一）修訂啟動(dòng)1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化或檔案管理工作實(shí)際需要，由檔案管理部門或相關(guān)部門提出檔案三合一制度修訂建議。2.修訂建議應(yīng)說明修訂的原因、內(nèi)容及預(yù)期效果等，并提交給檔案管理部門。（二）修訂過程1.檔案管理部門根據(jù)修訂建議，組織相關(guān)人員對檔案三合一制度進(jìn)行修訂。修訂過程參照制度制定程序，包括準(zhǔn)備、起草、討論審核、征求意見等環(huán)節(jié)。2.在修訂過程中，要充分考慮公司業(yè)務(wù)變化和法律法規(guī)調(diào)整的影響，確保修訂后的制度仍然符合要求。（三）報(bào)批程序修訂后的檔案三合一制度按照報(bào)批程序進(jìn)行審批，審批流程與制度制定時(shí)相同，包括初審、會(huì)審、審批和備案等環(huán)節(jié)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案三合一制度執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行抽查，檢查檔案分類、歸檔、保管等工作是否符合檔案三合一制度的要求。（二）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況反饋給檔案管理部門。（三）考核評價(jià)1.將檔案三合一制度執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，對各部門檔案管