PAGEcng加氣站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)CNG加氣站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在加氣站運(yùn)營(yíng)管理、安全生產(chǎn)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本CNG加氣站全體員工及與加氣站業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料和記錄的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則加氣站檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的文件、資料和記錄必須真實(shí)反映加氣站的實(shí)際工作情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集加氣站在建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)涉及加氣站商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善加氣站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理加氣站各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、資料和記錄的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、核對(duì)等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，正確使用和保管檔案，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備一定的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括接收、登記、整理、保管、借閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，建立檔案目錄和索引，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類包括加氣站的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋加氣站的運(yùn)營(yíng)管理制度、安全管理制度、設(shè)備維護(hù)記錄、加氣記錄、客戶檔案等。3.技術(shù)資料類包含加氣站的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、技術(shù)改造資料等。4.基本建設(shè)類如加氣站的建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收資料等。5.其他類如加氣站的榮譽(yù)證書(shū)及相關(guān)活動(dòng)資料等。（二）檔案編號(hào)1.采用分類編號(hào)法對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)格式為：[分類代碼][年份][流水號(hào)]。3.分類代碼：行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)管理類用“YW”表示，技術(shù)資料類用“JS”表示，基本建設(shè)類用“JSJ”表示，其他類用“QT”表示。4.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。5.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、資料和記錄的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄像等各種形式的資料。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)的通知、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物等，保持檔案的整齊美觀。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。4.照片、錄像等檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明，并與相關(guān)文字材料一同歸檔。五、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）檔案歸檔1.各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，符合要求的予以接收歸檔。3.對(duì)于重要檔案或需長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）檔案存儲(chǔ)1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年份、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。4.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全和適宜。六、檔案借閱與利用（一）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批情況，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記本上簽字。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案，不得在檔案上圈劃、批注等。（二）檔案利用1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為加氣站各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.利用檔案開(kāi)展工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的等。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其保存期限。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)檔案鑒定小組審核、加氣站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行記錄。3.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀人等信息，與銷(xiāo)毀申請(qǐng)表一同歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立加氣站檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。九、檔案保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及加氣站商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，實(shí)行專人專柜保管。2.在檔案庫(kù)房、辦公室等場(chǎng)所設(shè)置保密標(biāo)識(shí)，提醒員工注意保密。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，增強(qiáng)保密意識(shí)。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)