PAGE組織部機關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強組織部機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在組織工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部機關(guān)各科室及全體工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：組織部機關(guān)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映組織部機關(guān)各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的保密性和安全性。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門組織部機關(guān)設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)組織實施檔案管理工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定組織部機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)組織部機關(guān)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)各科室做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱服務(wù)，為組織工作決策提供依據(jù)。5.加強檔案管理設(shè)施建設(shè)，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理和初步分類，定期移交檔案管理科。2.協(xié)助檔案管理科做好本科室檔案的查閱、利用等工作。3.學(xué)習(xí)和掌握檔案管理知識，遵守檔案管理制度，確保本科室檔案工作的規(guī)范開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨組織及有關(guān)部門下發(fā)的與組織部工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.組織部機關(guān)形成的各類文件材料，包括工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表、干部任免文件、考核材料、培訓(xùn)資料等。3.組織部組織開展的各類活動形成的文件材料，如調(diào)研材料、活動方案、活動照片、音像資料等。4.組織部機關(guān)工作人員在工作中形成的具有保存價值的個人材料，如工作總結(jié)、述職報告、獲獎證書等。5.其他與組織部工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)及時將本科室形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時送交檔案管理科，不得積壓或擅自留存。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，符合檔案整理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：按照組織部工作職能和檔案內(nèi)容，將檔案分為黨群工作類、干部工作類、組織建設(shè)類、宣傳教育類、紀(jì)檢監(jiān)察類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號等項目，便于檢索和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.干部人事檔案應(yīng)在干部任免、調(diào)動等手續(xù)辦理完畢后及時歸檔。3.其他專門檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點和實際情況，確定合理的歸檔時間。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員將整理好的文件材料移交檔案管理科。2.檔案管理科對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，符合要求的予以接收歸檔。3.對歸檔的檔案進(jìn)行上架存放，按照檔案分類編號順序排列，便于查找和管理。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括組織部機關(guān)制定的重要規(guī)章制度、全局性工作計劃和總結(jié)、干部任免審批表、重要會議記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性文件材料、干部考核材料、培訓(xùn)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下（含15年），主要包括臨時性文件材料、一般性報表等。（四）保管要求1.檔案管理科應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜架上，排列整齊有序，便于查找和利用。3.建立健全檔案庫房管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，防止檔案被盜、丟失、損壞和泄密。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍組織部機關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本機關(guān)保管的檔案。外單位查閱檔案應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等內(nèi)容。2.所在科室負(fù)責(zé)人簽署意見后，報檔案管理科審核。3.檔案管理科根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱服務(wù)，并安排專人負(fù)責(zé)查閱。4.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理科，由檔案管理人員進(jìn)行核對和清點。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱，滿足查閱人對檔案內(nèi)容的直接需求。2.根據(jù)查閱人的需要，提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理科印章。3.對于涉及機密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，嚴(yán)格控制知悉范圍。（四）利用登記檔案管理科應(yīng)對檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人姓名、所在科室、查閱檔案名稱、查閱目的、利用方式等內(nèi)容，以便統(tǒng)計和分析檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的形成時間、重要程度、內(nèi)容性質(zhì)等因素，確定檔案是否到期需要銷毀。3.對擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱、年度、保管期限、檔號等信息。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，簽署意見后報組織部機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理科按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理科應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。（二）移交工作1.組織部機關(guān)撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，